Jokainen yritykseen palkattu työntekijä käy läpi kuusi vaihetta, joita kutsutaan työntekijän elinkaareksi, aina hakijoiden houkuttelusta työsuhteen viimeiseen päivään.
Tässä artikkelissa käymme läpi työntekijän elinkaaren kuusi vaihetta sekä niitä asioita, joita kunkin vaiheen kohdalla tulisi ottaa huomioon. Lisäksi saat vinkkejä resursseista, joiden avulla teet työntekijäkokemuksesta vieläkin paremman.
Mitkä ovat työntekijän elinkaaren kuusi vaihetta?
Työntekijän elinkaaren vaiheet kuvaavat niitä asioita, jotka työntekijät käyvät läpi ensimmäisen työhakemuksen lähettämisestä aina loppupalkan nostamiseen saakka.
Vaiheet ovat tietysti jatkuvan muutoksen alaisena, ja niihin vaikuttavat laajemmat yhteiskunnalliset ja alakohtaiset trendit.
1. vaihe: Talenttien houkuttelu
Työntekijän elinkaari alkaa houkuttelusta, joka tunnetaan myös nimillä proaktiivinen rekrytointi tai työnantajabrändäys. Houkutteluvaihe on ottanut paljon vaikutteita moderneilta inbound-markkinoinnin strategioilta.
Tavoitteena on siis saada ihanteelliset hakijat löytämään tiensä yrityksenne luo. Heidät halutaan saada kiinnostumaan yrityksestänne työnantajana, oli vapaita työpaikkoja tai ei.
Onnistuneen työnantajabrändäyksen tuntomerkkejä ovat:
- Hyvän rakentaminen sisältä päin: Kun yritys rakentaa positiivista kulttuuria, tämä välittyy myös ulospäin.
- Ihannehakijan tunnistaminen: Määritellään, keitä ihanteelliset ehdokkaat ovat ja mistä heidät tavoittaa.
- Yhteyden luominen: Yrityksen viestiä välitetään potentiaalisille hakijoille, ja muodostuu ensikosketus yrityksen ja työnhakijan välille.
Olet varmasti kuullut kliseisen sanonnan, ettei vankkaa taloa rakeneta heikkojen perustusten päälle. Sama pätee talenttien houkutteluun. Vaikka onnistuisit ihannehakijoiden tunnistamisessa ja heidän kontaktoinnissaan, ei näistä ponnisteluista ole paljoakaan hyötyä, jos heikon yrityskulttuurin maine leviää samaan aikaan hakijoiden keskuudessa.
Vinkki! iReccomend on mainio työkalu, jonka avulla kannustat työntekijöitä suosittelemaan mielestään sopivia henkilöitä avoimiin työpaikkoihin. Kun valjastat käyttöösi henkilöstön verkostot ja teet heistä yrityksenne brändilähettiläitä, säästät rahaa, aikaa ja saavutat parempia tuloksia rekrytoinneissa. Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää.
2. vaihe: Rekrytointi
Toinen vaihe, rekrytointi, on useimmille tuttua kauraa. Nykyaikainen rekrytointiprosessi voidaan kiteyttää kolmeen vaiheeseen:
- Valmistelu: työ, joka tehdään ennen työpaikkailmoituksen julkaisemista.
- Karsinta: Ehdokkaiden haastattelu ja karsiminen.
- Valinta: sopiva henkilö valitaan työpaikkaan.
Näitä vaiheita olemmekin jo useasti blogissamme käsitelleet. Otetaan siksi tarkasteluun kaksi kiinnostavinta nykyajan rekrytoinnin haastetta, sekä se, kuinka ne voidaan ratkaista.
Haaste A: Unohtumattoman hakijakokemuksen tarjoaminen
Viime vuosina valta-asema on rekrytointiprosessissa siirtynyt työnantajan käsistä hakijalle. Siksi yritysten on kyettävä vakuuttamaan potentiaaliset hakijat siitä, miksi juuri heille kannattaa tulla töihin. Yrityksiltä siis vaaditaan aiempaa suurempia ponnisteluja massasta erottautumiseksi.
Korona on tasannut hieman puntteja, kun irtisanomiset ovat lisänneet työpaikkojen kysyntää. Peruskysymys kuitenkin pysyy samana – ”kuinka voimme rakentaa muistamisen arvoisen rekrytointiprosessin?” Ratkaisu tähän on tietysti digitalisaatio!
Yksi suurimmista vaikeuksista hyvän ehdokaskokemuksen luomisessa on ajan puute. Rekrytoijat ovat liian kiireisiä luodakseen henkilökohtaisia kosketuspintoja ehdokkaiden kanssa.
Moni yritys onkin huomannut tämän ja investoinut digitaaliseen rekrytointityökaluun, joka auttaa automatisoimaan rekrytointeihin liittyvää paperinpyörittelyä. Näin vapautuu aikaa ehdokaskokemuksen räätälöinnille.
Haaste B: Tasa-arvoisen rekrytointiprosessin takaaminen
Vuosien mittaan on tullut ilmi se, että tiedostamaton tai tiedostettu syrjintä on rehottanut hallitsemattomasti rekrytointiprosesseissa. Kompetenssien sijaan ehdokkaita on karsiutunut pois sukupuolen, iän tai esimerkiksi seksuaalisen suuntautumisen perusteella.
Kysymys kuuluukin, kuinka HR voi eliminoida ennakkoluulojen ja syrjinnän vaikutukset rekrytoinnissa. Ratkaisu tähän on anonyymi rekrytointi!
Ennakkoasenteet ja syrjintä ovat yhteiskunnallisia ilmiöitä, joiden kitkemiseen vaaditaan aikaa, sitoutumista ja vahvaa johtavuutta. Tämä on asia, johon jokaisen yrityksen tulisi pyrkiä.
Suurien linjojen lisäksi on myös olemassa käytännön ratkaisuja. Anonyymi rekrytointi on yksi niistä. Nimensä mukaisesti anonyymissä rekrytoinnissa hakemukset käsitellään täysin ilman yksilöllisiä tunnisteita, kuten nimeä, sukupuolta ja valokuvaa. Se voi olla hyödyllinen väliaikainen ratkaisu, koska se poistaa mahdollisuudet tehdä päätöksiä ennakkoluulojen perusteella.
3. vaihe: Perehdytys
Perehdytyksellä tarkoitetaan uusien työntekijöiden auttamista työyhteisöönsä ja työtehtäviinsä sopeutumisessa. Se toimii linkkinä työn hakemisen ja töissä olon välillä.
Hyvä perehdytys alkaa jo hyvissä ajoin ennen ensimmäistä työpäivää. Perehdytystä voidaan ajatella sateenvarjona, jonka alle mahtuu koko uuden työsuhteen alkamisen prosessi. Se alkaa työsopimuksen allekirjoittamisesta, kulkee läpi ensimmäiset työpäivät ja -viikot ja päättyy, kun työntekijä on täysin integroitunut uuteen työhönsä. Prosessin kesto riippuu yrityksestä ja tehtävästä, ja se voi kestää muutamasta viikosta kokonaiseen vuoteen.
Hyvin toteutettuna perehdytys tuo mukanaan huomattavia liiketoiminnallisia etuja, kuten lyhyempi time-to-productivity, korkeampi henkilöstön sitoutuneisuus sekä parempi henkilöstön säilyvyys sekä lyhyellä että pitkällä juoksulla.
Vinkki! Jos perehdytyksen maailma tuntuu vielä vieraalta, tutustu perehdytysoppaaseemme, joka käy käytännönläheisesti jokaisen perehdytyksen vaiheen läpi.
4. vaihe: Henkilöstöhallinto/Talent Management
Henkilöstöhallinnolla tarkoitetaan tässä yhteydessä jatkuvaa prosessia, jonka tavoitteena on kehittää henkilöstöä niin, että he saavuttavat täyden potentiaalinsa ja tuovat lisäarvoa organisaatiolle.
Henkilöstöhallintoon sisältyy monenlaisia asioita kompetenssien tunnistamisesta koulutusohjelmiin, arviointikeskusteluihin sekä työntekijädatan hallinnointiin.
Hyvin toteutettuna henkilöstöhallinnon prosessit auttavat rakentamaan tyytyväisen ja tuotteliaan henkilöstön, mikä luonnollisesti on elintärkeää yrityksen menestymisen kannalta.
Vinkki! Henkilöstöhallinto voidaan karkeasti jakaa kolmeen pääelementtiin: datan hallintaan, arviointeihin sekä kompetenssien hallintaan. Lue aiheesta lisää täältä.
5. vaihe: Työntekijöiden säilyttäminen
Nyt ollaan loppusuoralla! Viides elinkaaren vaihe on säilyttämisvaihe. Henkilöstön säilyvyydellä tarkoitetaan vaivalla rekrytoitujen ja perehdytettyjen työntekijöiden säilyttämistä mahdollisimman pitkään. Säilyvyys tarkoittaa siis käytännössä irtisanoutumisten minimoimista. Säilyvyyteen vaikuttavat tietysti myös aiemmat vaiheet, mutta sen ympärille voidaan kuitenkin luoda oma prosessinsa.
Säilyvyysvaiheen perusteet voidaan tiivistää kolmeen peruspilariin:
- Motivaatio. Mikä motivoi työntekijöitäsi? Hyvä säilytysstrategia pyrkii tunnistamaan tämän ja auttamaan työntekijöitä saavuttamaan henkilökohtaisia tavoitteitaan yrityksen sisällä.
- Kommunikaatio. Kokevatko työntekijät yhteyttä organisaatiotanne kohtaan? Tietävätkö he, mitä horisontissa häämöttää, ja millainen rooli heillä on tavoitteiden saavuttamisessa? Hyvä säilytysstrategia auttaa varmistamaan, että työntekijät otetaan osaksi yrityksen kommunikaatiota. He eivät siis ole vain viestin vastaanottajia, sillä he voivat ottaa osaa keskusteluun.
- Arviointi. Miten työntekijöillä menee? Mitä he ovat mieltä yrityksen nykyisistä prosesseista? HR ja esihenkilöt eivät voi tehdä valistuneita päätöksiä, jos nykytilannetta ei oteta huomioon. Henkilöstön säilyvyyden ja irtisanoutumisten minimoiminen edellyttää jatkuvaa, molemminpuolista keskustelua.
Vinkki! Weekli on digitaalinen palautteenantokanava, joka lähettää työntekijöille viikoittaisen pulssikyselyn. Työntekijöiden anonyymien vastausten perusteella esihenkilöt voivat tehdä päätöksiä faktojen perusteella.
6. vaihe: Offboarding eli poistuvista työntekijöistä huolehtiminen
Kuudes ja viimeinen vaihe on poistuvista työntekijöistä huolehtiminen. Se tunnetaan englanniksi nimityksillä offboarding tai exit management, ja sillä tarkoitetaan prosessia, joka edeltää työntekijän ja työnantajan ”eroa”. Työntekijä ansaitsee kunnioittavan kohtelun työsuhteen loppuun saakka, tuli päätös työsuhteen irtisanomisesta työntekijältä tai työnantajalta.
Onnistunut poistuvista työntekijöistä huolehtiminen auttaa työntekijää irtautumaan yrityksestä ja siirtämään tietoa muille työntekijöille. Se voi myös auttaa suojelemaan yrityksen työnantajabrändiä. Samalla HR:llä on tilaisuus kerätä tärkeää tietoa yrityksen ongelmakohdista.
Poistuvista työntekijöistä huolehtiminen on vähiten kehittynyt elinkaaren vaihe. Tutkimusten mukaan 60% HR-ammattilaisista kertoi yrityksessään olevan käytössä vain alkeellinen prosessi poistuville työntekijöille. Poistumisen fasilitoimisella on kuitenkin merkittäviä hyötyjä, ja sillä voi olla suurikin vaikutus organisaatioon kohdistuville käsityksille.
Lopuksi
HR on moniulotteinen palapeli, ja jokaisen palan yhteensovittaminen voi olla haastavaa. Pilkkomalla asiat pienempiin osiin annat itsellesi mahdollisuuden tulevaisuuden kehittymiselle.
Nyt on siis hyvä aika tarkastella olemassaolevia prosesseja. Onko kaikki kuusi vaihetta otettu huomioon? Toteutuvatko ne systemaattisesti? Voidaanko niitä systematisoida? Mitkä asiat ovat helpoimmin toteutettavia? Mitä vaiheita voidaan digitalisoida?
Talentech tarjoaa monipuolisen kattauksen ratkaisuja, jotka helpottavat HR:n arkea. Varaa demo, niin voimme keskustella asiasta lisää!
