6 centrala steg i medarbetarresan

För oss på Talentech är hela medarbetarresan central – från attrahera och rekrytera kandidater, till att introducera, utveckla och engagera medarbetare och till sist avsluta genom en stark offboarding.

Varje gång du anställer en ny medarbetare så genomgår hen totalt 6 steg – från det första steget då du attraherar kandidaten, till det sista steget som sker under medarbetarens sista dagar som anställd. Idag ska vi gå igenom de sex stegen i anställningscykeln, med extra fokus på syftet bakom- och utförandet av varje steg, och vi ska även ta en titt på en del verktyg som kan hjälpa dig och din organisation under resans gång. Nu tar vi och sätter igång!

Vilka är anställningscykelns 6 steg?

Anställningscykelns sex steg representerar olika faser av den tid som den anställde spenderar inom din organisation – varje interaktion, från den första jobbansökan till att den sista lönen betalas ut. Stegen har förändrats och utvecklats med tiden, men idag är de kända som Attraktion, Rekrytering, Onboarding, Talent management, Bibehållande och Offboarding.

Steg 1: Attrahera

Det första steget i anställningscykeln, attraktionssteget, (kallas ofta 'proaktiv rekrytering' eller 'employer branding') påminner mycket om moderna marknadsföringsstrategier. Syftet är att få dina drömkandidater att komma till dig (vare sig du har en ledig tjänst eller ej) för att de har hört mycket positivt om den typen av arbetsmiljö du har skapat och de möjligheter som din organisation erbjuder.

De viktigaste aspekterna av att attrahera kandidater är:

→ Bearbetning
Att bygga en positiv verksamhetskultur.

→ Klassificering
Att fastställa vilka dina drömkandidater är och var de befinner sig.

→ Samband
Att sprida ditt budskap till kandidaterna. Du kanske känner till det gamla uttrycket, ”Ingen kedja är starkare än sin svagaste länk”. Det gäller även här. Man kan vara jätteduktig på att identifiera och anknyta till de kandidater man söker, men utan en bra verksamhetskultur att falla tillbaka på, kommer din strategi för att attrahera kandidater att misslyckas.

Steg 2: Rekrytera

Det andra av våra sex steg är det steg som de flesta bäst känner till: Rekrytering. Ett modernt rekryteringsprogram kan delas in i tre delar:  

→ Förberedelse
Arbetet som görs innan ni lägger upp en annons för en ledig tjänst.

→ Identifikation
Processen då man intervjuar och begränsar mängden kandidater.

→ Valet
Det sista steget då man väljer ut den rätta kandidaten. I stället för att bryta ner rekryteringsprocessen i mindre delar, vilket har gjorts många gånger (och än mer utförligt) av andra – låt oss ta en titt på två av dagens mest intressanta utmaningar inom rekrytering – och hur man löser dem!

Att skapa en minnesvärd kandidatupplevelse

> Utmaningen
Rekryteringsläget har förändrats de senaste åren, och maktbalansen har skiftat från arbetsgivarna till kandidaterna. Idag behöver organisationer övertala sina kandidater att deras organisation är värd deras tid – de måste helt enkelt uppvakta dem. Covid-19 har påverkat den här förändringen till viss del, men retoriken förblir densamma: Hur kan vi skapa en minnesvärd rekryteringsupplevelse för våra kandidater?

Lösningen?
Gör det digitalt! Ett av de största skälen till att en kandidatupplevelse inte stämmer överens med ens förhoppningar är brist på tid. Rekryterare är ofta för upptagna för att ge processen den personliga prägel som gör att kandidaterna får en bra upplevelse.  

Att skapa jämlika rekryteringsprocesser

Utmaningen
Genom historien har många rekryteringsprocesser varit fulla av diskriminering, vare sig det skett omedvetet eller ej, baserat på bland annat hudfärg, kön, ålder och sexuell läggning. Frågan är, hur kan HR göra det hela mer jämlikt och skapa processer som hjälper till att minska risken för att fördomar och att diskriminering uppstår?  

> Lösningen
Cv-lös rekrytering! Fördomar och diskriminering är institutionella och det kräver tid, hängivenhet och starkt ledarskap för att kunna eliminera dem – vilket är något alla organisationer aktivt bör jobba för. Under tiden kan cv-lös rekrytering (processen då man tar bort all identifierbar information från kandidaternas cv:n och ansökningar) vara en mycket bra lösning som avlägsnar risk för fördomar och diskriminering i rekryteringsprocessen.

Många organisationer inser detta och investerar därför i digitala rekryteringsverktyg som automatiserar mycket av det långdragna, administrativa arbetet som är en del av rekryteringsstadiet – vilket i sin tur ger rekryterarna mer tid att förbättra kandidatupplevelsen och göra den mer personlig.

Steg 3: Introducera

Onboarding beskrivs som ”processen att hjälpa nya anställda att anpassa sig till de nya sociala- och prestationsmässiga krav som deras nya arbeten medför”, vilket gör onboarding till länken mellan rekrytering och anställning. En bra introduktion, vilket handlar om att skapa en förstklassig onboardinprocess, inleds långt före första dagen på jobbet. Det är en paraplyterm som täcker hela upplevelsen för den nyanställde. Från att den framtida medarbetaren skriver på kontraktet och når Dag 1 (preboarding), under deras första dagar och veckor på jobbet (orienteringen), fram tills dess att din nya medarbetare helt har anpassat sig till sin nya roll – vare sig detta tar tre veckor, tre månader eller till och med ett år (integration). Så vad är poängen? Om det sker på rätt sätt, kan onboarding leda till stora positiva affärsresultat för din organisation, inklusive en förbättrad produktivitet bland dina nya rekryteringar, ett ökat engagemang bland medarbetare, och bättre bibehållande av medarbetare på både kort- och lång sikt.

Steg 4: Utveckla

Det fjärde steget av anställningscykeln handlar om att utveckla medarbetaren.  Den pågående utvecklingsprocessen av dina anställda kallas för talent management. Här ser du till att de når sin fulla potential och bidrar på ett meningsfullt sätt till din organisation. Talent management omfattar allt från att identifiera och utveckla dina anställdas kompetenser till att administrera utbildningsprogram, medarbetarsamtal, granskningar, bedömningar och hanteringen av medarbetardata. Om det utförs på rätt sätt, ger ett bra talent management-program medarbetare som är nöjdare och mer produktiva – vilket är centralt för alla organisationer som vill nå sina långsiktiga affärsmål.

Steg 5: Engagera

OK, nu är vi snart klara! Det femte steget av anställningscykeln är fokuserat på att engagera medarbetaren. Det är en central del i talangresan, inte minst för att lyckas bibehålla dina medarbetare på lång sikt. Detta är såklart inte exklusivt endast för det femte steget av anställningscykeln, då både onboarding och talent management stöttar en bra strategi för att engagera medarbetarna, men det är i det här stadiet som du kan skapa specifika principer och processer för att knyta medarbetaren närmare din verksamhet. 

Grunderna för engagera-steget kan summeras i tre grundpelare:

→ Motivation
Vad motiverar dina medarbetare? En bra strategi för bibehållande ämnar att definiera detta och hjälpa till att stötta medarbetare så att de kan uppnå sina personliga mål inom din organisation.

→ Kommunikation
Är dina medarbetare delaktiga i din organisation? Vet de vad som väntar i framtiden och hur de själva kan bidra? En bra strategi för engagemang ser till att medarbetarna är en del av verksamhetens kommunikation, och inte bara en mottagare av information.  

→ Utvärdering
Vad tycker dina medarbetare? HR och cheferna kan inte ta bra affärsbeslut utan att veta hur saker verkligen ligger till. En bra strategi för att odla engagemang bygger på feedback – både till- och från dina medarbetare.

Steg 6: Avsluta

Vi är framme vid det sjätte och sista steget av anställningscykeln – att avsluta kontakten med medarbetaren med en stark offboarding. Definitionen av offboarding (även känt som hanteringen av medarbetarnas avgång), är ”en process som kommer före en formell separation av en arbetsgivare och dess medarbetare, vare sig den separationen sker frivilligt eller ej”. För att förklara närmre, en bra offboarding-process bör smidigt hjälpa medarbetaren ut ur verksamheten samt förenkla överföringen av kunskap till andra medarbetare – samtidigt som man uppfyller alla krav för överenskommelser och sekretess längs vägen.

Offboarding kan också hjälpa till att skydda en organisations employer brand och ge HR-avdelningarna insikt i verksamhetens problemområden. Offboarding är förmodligen det mest underutvecklade av de 6 stegen inom anställningscykeln, då mer än 60 % av all utfrågad HR-personal erkände att de endast hade en grundläggande process för det.

Från skydd av kunskap till rekryteringsvinster – affärsresultaten av en bra offboarding är omfattande och kan ha en stor inverkan på synen på din organisation och dess hälsa.  

Lärdomen

HR är ett pussel med många bitar och det är lätt att köra fast när man försöker lösa alla problem samtidigt. När du delar upp processen i mindre bitar, blir det tydligare var du kan börja och skapar därmed en plan för framtida utveckling. Så om du inte redan har gjort det – börja med att se över dina nuvarande processer. Använder du dig av anställningscykelns alla 6 steg? Har ni processer för dem? Om inte; är det någonting ni skulle ha nytta av och har möjlighet att göra? Vad vore lättast att börja med? Och vad kan du digitalisera för att uppnå bäst resultat?

Med Talentech får du tillgång till ett unikt HR-ekosystem med integreradee HR-lösningar som täcker hela talangresan. Du har möjlighet att enkelt välja de lösningar som uppfyller just din verksamhets behov - och när du är redo kan du skala lösningen genom endast några få klick. Dessutom ger vårt öppna API möjlighet till enkel integration med dina nuvarande system.

Vill du få en djupare inblick i vår produktsvit som täcker allt som vi talat om i det här blogginlägget? Boka en demo!