Mitkä ovat henkilöstöhallinnon peruspilarit? Mitä ne pitävät sisällään? Entä mitä edellytetään, jotta talent management toimisi yrityksessä onnistuneesti?
Talent management/henkilöstöhallinto-termi käsittää monenlaisia asioita, mutta se voidaan tiivistää kolmeen peruspilariin:
- Datan ja asiakirjojen hallinta
- Arvioinnit
- Kompetenssien hallinta
Tässä artikkelissa syvennytään tarkemmin kuhunkin osa-alueeseen, niiden sisältöön sekä siihen, kuinka HR voi onnistua henkilöstöhallinnossa parhaalla mahdollisella tavalla.
1. Datan ja asiakirjojen hallinta
Henkilöstöhallinnon kulmakiviä on henkilöstödata ja siihen liittyvät dokumentit.
Tämä voi tarkoittaa mitä tahansa henkilöstöön liittyviä tietoja: nimi, osoite, henkilötunnus, tilinumero, ikä, sukupuoli, työnimike, palkkatiedot tai vaikkapa henkilön käymät kurssit, sertifikaatit tai muut osaamisalueet.
Monelle yritykselle vastaavanlaisten tietojen käsittely GDPR:n mukaisesti tuottaa haasteita.
Miksi se on tärkeää?
Datan ja asiakirjojen oikeaoppinen hallinnointi takaa sen, että pysyt aina ajan tasalla organisaation rakenteesta sekä henkilöstöstä.
Kun tiedetään, millaisia kompetensseja henkilöstöstä löytyy, voidaan sen perusteella tunnistaa puutteet ja kehittää henkilöstöä entistäkin osaavammaksi.
Hyvä henkilöstöhallinto tarkoittaa työntekijädatan ja asiakirjojen systemaattista kokoamista. Näin HR voi rakentaa paremman ja strukturoidumman kokonaiskuvan, jonka perusteella voidaan analysoida tulevaisuuden kehityssuuntia – sekä tietysti sitä, miten henkilöstöhallintoa voidaan viedä kohti tavoitteita.
Tämän myötä yritykset voivat tehdä taloudellisesti järkeviä päätöksiä.
Tehokkaan, lisäarvoa tuovan sekä GDPR:ää noudattavan työntekijädatan hallinnointiin kuuluu:
- Käyttäjäroolit: On kyettävä kontrolloimaan sitä, kuka pääsee käsiksi mihinkin tietoihin. Näin vältytään esimerkiksi tiedon joutumiselta vääriin käsiin.
- Itsepalvelu: Kun työntekijät pääsevät käsiksi omiin tietoihinsa, muokkaamaan sekä päivittämään niitä, HR:n hallinnollinen työtaakka kevenee merkittävästi.
- Tietojen poistamiseen liittyvät rutiinit: Jotta voitaisiin taata GDPR:n mukainen tietojen käsittely, täytyy tietojen poistaminen hoitaa säännöllisesti.
- Tilastot ja raportit: Data itsessään ei ole kovinkaan hyödyllistä, mikäli sitä ei työstetä tilastojen ja raporttien muodossa. Näin saat arvokasta tietoa, jonka avulla päätöksentekokin on helpompaa.
- Organisaation kehityskulku: Työntekijädata auttaa ennakoimaan yrityksen tulevaa kehityskulkua. Onko esimerkiksi tulossa jakso, jonka aikana monta työntekijää jää samoihin aikoihin eläkkeelle?
- Työhistoria: Yrityksen täytyy tuntea työntekijänsä – tietoisuus työhistoriasta auttaa HR:ää sijoittamaan osaamisen oikeaan paikkaan.
2. Arviointi
Prosessit, jotka auttavat valaisemaan kehityksen tarpeita, ovat hyvin tärkeitä onnistuneen henkilöstöhallinnon kannalta.
Arvioinnit ovat dialogia esimiesten ja alaisten välillä. Jotkut yritykset järjestävät arviointeja kerran vuodessa, kun taas osalle ne ovat kiinteämpi osa arkea.
Yleisimmin arvioinnit pyörivät kompetenssien, kehittymisen sekä työhyvinvoinnin ja -tyytyväisyyden ympärillä. Siksi on hyvin tärkeää pysyä näistä osa-alueista jatkuvasti ajan tasalla – ne auttavat varmistamaan tasa-arvoisen ja korkeatasoisen kohtelun koko henkilöstölle.
Miksi se on tärkeää?
Hyvin tehty arviointi, jonka pohjalta laaditaan konkreettiset kehitysaskeleet jatkoa ajatellen, voi parantaa henkilöstön säilyvyyttä ja parantaa työtyytyväisyyttä.
Arvioinnit ovat tehokas työkalu henkilöstön kehittämiseen; Esimiehet tunnistavat paremmin ristiriidat yritys-, osasto- sekä yksilötason tarpeissa.
Näin esimiehet voivat auttaa alaisiaan kehittymään yrityksen tavoitteiden kannalta ihanteelliseen suuntaan.
Jotta arvioinnit voitaisiin hoitaa GDPR:n mukaisesti, tehokkaasti ja kaikille osapuolille hyödyllisesti, on tärkeää:
- Varmistaa, että kaikki arviointeihin liittyvä on koottu yhteen, keskitettyyn paikkaan.
- Mahdollistaa kyselyiden täyttäminen digitaalisesti.
- Lähettää kutsu arviointitapaamisiin suoraan, keskitetystä paikasta.
- Pysyä ajan tasalla lähetetyistä arviointikutsuista, täytetyistä kyselylomakkeista sekä loppuun suoritetuista arvioinneista.
- Lähettää arviointien perusteella tehdyt jatkosuunnitelmat asianosaisille henkilöille hyväksyttäviksi
- Varmistaa asianmukaiset käyttäjäroolit, top-down tietojenhallinnan sekä datan poistamiseen liittyvät rutiinit.
Mikäli käytössäsi ei ole HR-järjestelmää
Ylläolevan toteuttaminen edellyttää järjestelmää, jonka kautta arvioinnit voidaan hoitaa. Tässä kuitenkin muutama vinkki datan hallintaan ilman HR-järjestelmää:
- Varmista, että tietojen käsittelyyn on selkeät pelisäännöt – miten dataa hallinnoidaan ja poistetaan. Tämä on tärkeää, sillä halutaan välttyä siitä, että data leijailee hallitsemattomasti ympäriinsä.
- Mikäli mahdollista, säilytä kaikki arviointeihin liittyvä data keskitetysti pilvipalvelussa. Näin vältät tietojen leviämisen esimerkiksi sähköpostien välityksellä.
- Perehdytä henkilöstö yrityksenne arviointikäytänteisiin; Esimerkiksi siihen, mitä arviointeihin kuuluu tai kuinka arviointien perusteella tehdään suunnitelmia jatkoa varten.
Vinkki!
HR-järjestelmän avulla HR voi hallinnoida arviointeihin liittyvää dataa GDPR:ää noudattaen – ja samalla kannustaa henkilöstöä kehittymään.
Järjestelmän kautta sekä esimiehet että alaiset voivat ladata arviointeihin liittyvää informaatiota ja kontrolloida dataan pääsyä, fasilitoida yrityksen prosessien toteutumista sekä lähettää esimiehille automaattisia kehotuksia hallinnoida omia arviointeja.
HR voi myös lähettää keskitetysti kutsuja arviointien tekoon niin, että jokaiselle työntekijälle on oma aikaikkunansa.
3. Kompetenssien hallinta
Yrityksen tärkein voimavara on henkilöstö ja sen tarjoama osaaminen – he ovat ratkaiseva tekijä, mikäli yritys tahtoo säilyttää asemansa varteenotettavana kilpailijana.
Talent managementin tärkeä osa-alue on sen varmistaminen, että yrityksellä on aina käytettävissään oikeat kompetenssit – ja että henkilöstön osaamista kehitetään jatkuvasti.
Tämä tarkoittaa prosessien ja työkalujen käyttöä, jotka auttavat virtaviivaistamaan yksittäisten työntekijöiden osaamisen kehittämistä.
Miksi se on tärkeää?
Ammattimainen kompetenssinhallintastrategia on HR:n avain organisaation tavoitteita tukevan työvoiman rakentamiseen.
Näin HR voi jakaa kompetenssit optimaalisesti organisaation kesken, säädellä tiimien kompetenssitasoja sekä auttaa tähtiosaajia kehittymään urallaan.
Kompetenssien tehokas hallinta ja kehittäminen edellyttää:
- Selkeästi määriteltyjä kompetensseja – näin on helpompi tietää, mitä kompetensseja organisaatiossa sekä tietyillä osastoilla ja tietyissä rooleissa tarvitaan.
- Konkreettisia osaamistavoitteita niin yrityksen kuin yksittäisen työnimikkeen tasolla. Näin voidaan seurata yksilöiden osaamisen kehitystä.
- Mahdollisuutta asettaa kompetensseja tärkeysjärjestykseen ja tätä kautta antaa työntekijälle selkeät tavoitteet, joita kohti pyrkiä.
- Olemassaolevien ja puuttuvien kompetenssien tunnistamisen tulee olla helppoa.
- Kykyä tehdä puuteanalyysejä (gap analysis), jotka ohjaavat kompetenssien kehittämistä sekä niiden sijoittamista puuttuviin tai tuoreisiin osaamisen aukkoihin.
On viisi syytä, miksi kompetenssien hallinnointia kannattaa kehittää– oletko jo tutustunut niihin? Jos et, löydät ne täältä.
Nyt on sinun vuorosi
Haluaisitko kokea nämä kolme henkilöstöhallinnon pääelementtiä tosielämässä?
Olet varmasti kiinnostunut siitä, kuinka ne voivat auttaa juuri teidän yritystänne strukturoimaan työntekijöitä koskevia tietoja ja asiakirjoja, yhtenäistämään arviointiprosessia sekä hallinnoimaan ja kehittämään kompetensseja yrityksenne tavoitteita palvelemaan suuntaan.
Tästä ei kannata jäädä paitsi – ota meihin yhteyttä jo tänään!
