Employee transitions: preboarding, onboarding, crossboarding, reboarding og offboarding

Det kan være en overveldende opplevelse å flytte fra en fase av sin medarbeider-livssyklus til en annen.

Vi kaller denne typen overganger «employee transitions», og ved å utføre dem riktig kan de dramatisk påvirke den langsiktige suksessen til din virksomhet og dens ansatte.

Det er fem hovedfaser i ansattes livssyklus; preboarding, onboarding, crossboarding, reboarding og offboarding.

I dag skal vi utforske hver fase, ta en titt på hvordan de fungerer, og gi noen tips og triks for å sette menneskelige ressurser i stand til å lykkes.

Preboarding

Preboarding er den første fasen, den starter i det øyeblikket en kandidat aksepterer tilbud om ansettelse og fortsetter til de møter på kontoret (eller starter eksternt) første arbeidsdag.

Teknisk sett er preboarding en del av den større onboardingsprosessen – men den har sine egne unike utfordringer.

God preboarding er utformet for å minimere nyansattes frykt for sin første dag, gi dem verktøyene for å komme i gang raskere, og til slutt fremme engasjement og lysten til å bli.

Tre ting du kan gjøre I DAG for en bedre preboarding:

1. Send nyansatte en «ambassadørpakke» med visittkort og profilartikler.
   
   
2. Sett opp en uformell Teams-frokost eller lunsj for den nyansatte og teamet deres.
   
   
3. Lever alt det kjedelige papirarbeidet til nyansatte før deres første dag, da blir den dagen morsommere.

Les også: Hva er preboarding og hvordan bidrar det til å beholde ansatte?

Onboarding

Definert som «prosessen for å hjelpe nyansatte med å tilpasse seg sosiale- og ytelsesmessige aspekter ved deres nye jobb». Onboarding er overgangsfasen mellom rekruttering og ansettelse.

God onboarding er det vi kaller et «paraplybegrep».

Utført riktig bør det inkludere perioden før oppstart (preboarding), legge til rette for tidlige sysselsettingsaktiviteter som opplæring og sosiale sammenkomster, og støtte nyansatte til de er helt på plass i rollen sin, enten det tar tre uker, tre måneder eller til og med ett år (integrering).

I korte trekk – onboarding er en omfattende, toveis prosess designet for å dele kunnskap, kommunisere verdier, bygge forbindelser og håndtere compliance for å gjøre nyansatte om til selvsikre, bemyndigede teammedlemmer og ambassadører.

Tre ting du kan gjøre i DAG for en bedre onboarding:

1. Formaliser fadderprogrammet ditt og gi fadderne mulighet til å være en meningsfull støtte for nyansatte.
   
   
2. Tilpass aktiviteter og opplæring med pågående prosjekter for å sikre at nyansatte får den mest relevante informasjonen.
   
   
3. Få ledere og/eller HR til å ta en prat med nyansatte med jevne mellomrom.

Les også: Guiden til god onboarding: 15 tips for en vellykket førsteuke

Crossboarding

Crossboarding er et relativt nytt begrep for å beskrive intern flytting av medarbeidere i en organisasjon. Prosessen brukes oftest når et teammedlem flytter ut av sitt eksisterende team/avdeling til en ny rolle.

Mange av aktivitetene i en crossboarding-prosess er lignende fra både onboarding og offboarding, noe som er fornuftig med tanke på at ansatte som flyttes internt i hovedsak «forlater» en jobb til en annen - om enn innenfor samme organisasjon.

En formalisert crossboarding-prosess kan bidra til å sikre at den som flytter gjør ferdig sine arbeidsoppgaver og forpliktelser i sin forrige rolle, og blir klar til å tre inn i den nye. Utført på en god måte, kan crossboarding minimere opplærings- og utviklingstiden som brukes på erstatteren, OG forbedre den ansatte som flytter internt sin tid-til-produktivitet betydelig i deres nye rolle.

Tre ting du kan gjøre I DAG for en bedre crossboarding:

1. Få din crossboardee til å sette sammen en grundig veiledning til sin erstatter for å sikre en sømløs overgang av oppgaver.
   
   
2. Få den som flytter til å føle seg mer komfortabel i det nye teamet ved å holde et lite sosialt arrangement for å skape et godt felleskap fra start.
   
   
3. Lag en «første uker på jobben»-tidslinje for den som flytter, som inkluderer møter med sentrale teammedlemmer og nøkkelpersoner i virksomheten – del dette på forhånd for å skape trygghet.

Reboarding

Reboarding er en prosess som ofte utføres av ansatte som har vært borte fra organisasjonen en stund (enten på grunn av foreldrepermisjon, utbrenthet eller andre årsaker), og som kommer tilbake til virksomheten.
Formålet er å gjøre tilbakevendende ansatte på nytt kjent med virksomhetens indre funksjoner, få dem tilbake på toppen av prosjektene sine, ønske dem velkommen tilbake til virksomhetens sosiale krets og til slutt få dem «up to speed».

Under pandemien var reboarding et populært verktøy for organisasjoner som ønsket å bringe teamene tilbake fra permisjon, eller tilbake til kontoret etter lang tid på hjemmekontor.

God reboarding følger de samme prinsippene som en god onboarding, men prosessen er ofte mer skreddersydd for å imøtekomme den ansattes eksisterende kunnskap om virksomheten.

Tre ting du kan gjøre I DAG for en bedre reboarding:

1. Dryppvis dele informasjon som fører frem til at en ansatt kommer tilbake til kontoret, for å unngå å overvelde dem.
   
   
2. Snakk ofte med og interesser deg for ansatte som kommer tilbake, for å sikre at de finner seg til rette.
   
   
3. Gjør informasjon lett tilgjengelig ved å sentralisere alle ressursene de trenger for å komme i gang.

Les også: Reboarding: Hvordan bringe folk tilbake etter COVID

Offboarding

Den siste fasen til ansatte er offboarding, også kjent som exit management.

Dette finner sted rett før den formelle atskillelsen mellom en arbeidsgiver og deres ansatte (enten frivillig eller på annen måte). Offboarding blir ofte oversett, og mer enn 70% av virksomheter mangler formelle retningslinjer for exit management.

God offboarding bør gi støtte for de fem nøkkelkomponentene for en effektiv exit management: vurdering, brandambassadører, etterlevelse av GDPR (compliance), verdig avskjed og kompetansedeling.

Hvis utført på riktig måte, vil offboarding ivareta forretningskontinuitet, utvikle fremtidige prosesser og til slutt skape lojale brandambassadører som forlater virksomheten din med hevet hode.

Tre ting du kan gjøre I DAG for en bedre offboarding:

1. Få flere til å være med i farvel-meldingen din. La kollegene til den som forlater virksomheten signere et kort med en personlig melding for å minne de på hvor mye de vil bli savnet.
   
   
2. Sett en dato for en formell overdragelse av forpliktelser og arbeidsoppgaver med den nye erstatteren (eller andre relevante parter).
   
   
3. Hold et formelt avskjedsintervju. Still åpne spørsmål og vurder å styre prosessen for å sikre maksimal deltakelse.

Les også: Definisjonen av offboarding: Hvorfor det gjør en forskjell