Siirtyminen työntekijän elinkaaren vaiheesta toiseen voi olla hämmentävä kokemus.
Kutsumme tällaisia muutoksia "työntekijöiden siirtymiksi", ja sen suorittaminen hyvin voi vaikuttaa suuresti organisaatiosi ja sen työntekijöiden menestykseen pitkällä aikavälillä.
Työntekijän elinkaaressa on viisi tärkeintä siirtymävaihetta; esiperehdytys, perehdytys, uuteen tehtävään perehdytys, uudelleen perehdytys ja Offboarding-prosessi.
Tänään tutkimme kutakin vaihetta, tarkastelemme niiden toimintaa ja tarjoamme muutamia vinkkejä ja neuvoja menestyksekkääseen henkilöstöresurssien kehittämiseen.
Esiperehdytys
Esiperehdytys on ensimmäinen suuri työntekijän siirtymä, joka alkaa siitä hetkestä, kun uusi työntekijä hyväksyy työtarjouksen ja jatkuu siihen asti, kunnes hän saapuu toimistoon (tai aloittaa etänä) ensimmäisenä päivänä.
Todellisuudessö esiperehdytys on osa laajempaa perehdyttämisprosessia – mutta sillä on omat ainutlaatuiset puolensa.
Hyvä esiperehdytys on suunniteltu lieventämään uusien työntekijöiden ensimmäisen päivän jännitystä, antamaan heille tarvittavat työkalut, jotta he sisäistävät tehtävät ja toimintatavat mahdollisimman nopeasti sekä viime kädessä lisäämään sitoutumista.
Kolme asiaa, jotka on tehtävä TÄNÄÄN paremman esiperehdytyksen saavuttamiseksi:
→ Lähetä uusille työntekijöille tervetuliaispaketti käyntikorttien ja muiden brändättyjen materiaalien kanssa.
→ Järjestä epävirallinen Zoom-aamiainen tai -lounas uudelle työntekijälle ja hänen tiimilleen.
→ Toimita kaikki tarvittavat dokumentit ja sopimukset uudelle työntekijälle ennen aloitusta, jotta tylsään paperityöhön ei tarvitse heti käyttää aikaa ja ensimmäinen päivä on hauskempi.
Perehdytys
Perehdytys määritellään "prosessiksi, jossa uusia työntekijöitä autetaan sopeutumaan uuden työpaikan sosiaalisiin ja suorituskykyyn liittyviin puoliin". Se on myös siirtymävaihe rekrytoinnin ja työllisyyden välillä.
Meille hyvä perehdytys on yleiskäsite.
Oikein tehtynä siihen tulisi kuulua aika ennen työn aloitusta (esiperehdytys), ja sen tulisi helpottaa työnaloitukseen kuuluvia toimia, kuten koulutusta ja sosiaalisia tapaamisia (orientaatio ja johdatus) ja tukea uusia työntekijöitä, kunnes he ovat täysin sopeutuneet rooliinsa, menipä siihen 3 viikkoa, 3 kuukautta tai jopa vuosi (integraatio).
Pääpiirteissään perehdytys on kattava, kaksisuuntainen prosessi, joka on suunniteltu jakamaan tietoa, viestimään arvoista, rakentamaan yhteyksiä ja hallitsemaan vaatimustenmukaisuutta, jotta uudet työntekijät kehittyvät luotettaviksi, valtuutetuiksi tiimin jäseniksi ja lähettiläiksi.
Kolme asiaa, jotka on tehtävä TÄNÄÄN paremman perehdytyksen saavuttamiseksi:
→ Rakenna kaveriohjelmasi ja valtuuta kollegoita tukemaan uusia työntekijöitä mielekkäällä tavalla.
→ Yhdistä teoriat ja koulutukset nykyisten projektien kanssa varmistaaksesi, että uudet työntekijät saavat olennaisimmat tiedot.
→ Pyydä johtajia ja/tai hr-osastoa tapaamaan uusien työntekijöiden kanssa säännöllisesti.
Perehdytys uuteen tehtävään
Uuteen työtehtävään perehdytys on suhteellisen uusi idea, joka merkitsee työntekijöiden liikkumista organisaation sisällä. Prosessia hyödynnetään useimmiten silloin, kun tiimin jäsen siirtyy pois nykyisestä tiimistään / osastostaan uuteen rooliin.
Monet uuteen tehtävään perehdyttämisen toiminnot ovat samoja kuin perehdyttämisessä tai Offboarding-prosessissa, mikä on selvää, kun otetaan huomioon, että työntekijät, jotka tekevät sisäisiä siirtoja, ovat periaatteessa jättämässä työnsä ja siirtymässä toiseen - vaikkakin samassa organisaatiossa.
Muodollinen prosessi uuteen tehtävään perehdytettäessä voi auttaa varmistamaan, että muuttava työntekijä hoitaa keskeneräiset asiat kuntoon edellisessä roolissaan ja pääsee heti hyvään vauhtiin uudessa roolissaan. Hyvin tehtynä uuteen tehtävään perehdyttäminen voi minimoida muuttavan työntekijän vaihtamiseen käytetyn harjoittelu- ja kehitysajan JA parantaa huomattavasti hänen tuottavuuttaan uudessa roolissa.
Kolme asiaa, jotka on tehtävä TÄNÄÄN paremman uuteen tehtävään perehdyttämisen saavuttamiseksi:
→ Pyydä muuttavaa työntekijää kokoamaan perusteellinen käyttöopas hänet korvaavalle työntekijälle varmistaaksesi tehtävien saumattoman siirtymisen eteenpäin.
→ Auta muuttavaa työntekijää tuntemaan olonsa mukavammaksi uudessa tiimissään järjestämällä pienen tiimikokoontumisen - voit lisätä mukaan tutustumispelin tai kahvitarjoilun!
→ Luo muuttavalle työntekijälle ensimmäisten työviikkojen aikataulu, joka sisältää tapaamiset tärkeimpien tiimin jäsenten ja järjestösi sisäpiiriläisten kanssa – jaa tämä etukäteen mielenrauhan vuoksi.
Uudelleen perehdytys
Uudelleen perehdyttäminen on prosessi, joka useimmiten tarjotaan työntekijöille jotka ovat olleet poissa organisaatiostasi jonkin aikaa (esimerkiksi vanhempainlomalla, sairaslomalla, asepalveluksessa tai muiden syiden vuoksi) ja ovat nyt palaamassa takaisin työelämään.
Sen tarkoituksena on tutustuttaa palaavat työntekijät uudelleen firmasi sisäiseen toimintaan, saada heidät takaisin projekteihinsa, toivottaa heidät tervetulleiksi takaisin yrityksesi sosiaaliseen työympäristöön ja saada heidät viime kädessä takaisin työntekoon nopeammin.
Pandemian aikana uudelleen perehdyttäminen oli suosittu prosessi etenkin yrityksille, jotka halusivat tuoda tiiminsä takaisin virkavapaalta tai takaisin toimistoon etätyöskentelyn jälkeen.
Hyvä uudelleen perehdytys noudattaa samoja periaatteita kuin hyvä perehdytys, mutta prosessi on usein räätälöity vastaamaan työntekijän olemassa olevaa tietoa työjärjestöstä.
Kolme asiaa, jotka on tehtävä TÄNÄÄN paremman uudelleen perehdyttämisen saavuttamiseksi:
→ Anna tietoa pieninä määrinä kerrallaan ennen työntekijän paluuta toimistoon, jotta työntekijä välttyy ylikuormitukselta.
→ Tapaa palaavia työntekijöitä säännöllisesti varmistaaksesi, että he sopeutuvat hyvin.
→ Aseta tiedot helposti saataville, jotta työntekijät voivat keskittää resurssinsa päästäkseen nopeasti kiinni normaaliin työhönsä.
Offboarding-prosessi
Viimeinen työntekijän siirtymä on työpaikalta lähteminen, eli Offboarding-prosessi.
Juuri ennen työnantajan ja työntekijän virallista erkaantumista tapahtuva Offboarding-prosessi jää usein huomiotta, sillä yli 70 prosenttia yrityksistä ei omaa muodollista työsopimuksen päättymisen hallintapolitiikkaa.
Hyvän Offboarding-prosessin pitäisi tukea tehokkaan työsuhteen päättymisen viittä avainkomponenttia: Arviointi, työnantajabrändäys, vaatimustenmukaisuus, arvokkuus ja asiantuntemus.
Hyvin tehtynä Offboarding-prosessi turvaa liiketoiminnan jatkuvuuden, tukee tulevia menetelmiäsi ja luo uskollisia brändilähettiläitä, jotka lähtevät yrityksestäsi pää pystyssä.
Kolme asiaa, jotka on tehtävä TÄNÄÄN paremman Offboarding-prosessin saavuttamiseksi:
→ Järjestä jäähyväiset koko firmalta. Pyydä lähtevän työntekijän työtovereita allekirjoittamaan kortti henkilökohtaisella viestillä, jotta lähtijä muistaa, kuinka paljon heitä tullaan kaipaamaan.
→ Aseta päivämäärä tietojen jakamiselle ja uuden työntekijän perehdytykselle.
→ Pidä virallinen erohaastattelu. Esitä avoimia kysymyksiä ja kannusta työntekijää maksimaalisen osallistumisen varmistamiseksi.
Haluatko testata tehokkaan ohjelmistoratkaisun, joka pystyy käsittelemään kaikki työntekijäsi siirtymät? Varaa demo ja katso, miten Talentech voi auttaa sinua!
