Rekruttering handler om tiltrækning og udvælgelse af medarbejdere, og at finde den rette medarbejder til din virksomhed. Derfor er rekruttering også en vigtig del af en virksomhed, fordi medarbejdere bidrager til den samlede drift – hvis du altså kan undgå dyre fejlansættelser.
Så hvad betyder rekruttering?
Rekruttering er alle de processer som indgår, fra tiltrækningen af kandidater til en underskrevet ansættelseskontrakt. Fra virksomhedens side er det altså alt fra tiltrækning, administration og screening til afslag, interviews og ansættelse. Alle disse processer handler om at finde den bedst egnede kandidat til at besætte din ledige stilling, som opfylder de faglige krav og forventninger du har stillet, samtidigt med at du kan se den sociale profil, passe ind i den afdeling kandidaten skal blive en del af.
Hvilke trin bør god rekruttering indeholde?
Det er svært at tale om rekruttering uden at nævne Employer Branding. Det er naturligvis vigtigt at stræbe efter at have et positivt omdømme og aftryk. Det indebærer ikke blot at brand og farver er gennemsyret i jeres kommunikation, jobopslag osv., men indebærer ligeledes virksomhedens sociale profil og ry, behandlingen af eksisterende medarbejdere, samt et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Når disse ting er på plads, vil det være meget lettere at tiltrække kandidater, da virksomheden fremstår som en mere attraktiv arbejdsplads.
Men, kandidaterne plejer sjældent at komme strømmende blot, fordi virksomheden har et stærkt employer brand, og derfor bliver du nødt til at gennemføre nedenstående trin, for at sikre en god rekruttering:
- trin: Forberedelse
Først og fremmest skal du opsætte en stillingsprofil, som beskriver hvilke opgaver og ansvarsområder, stillingen du mangler at få besat indeholder. Det kan være en fordel at inddrage den rekrutterende leder og en medarbejder, som besidder en lignende stilling, for at få dybdegående indblik i dagligdagen og de opgaver og ansvarsområder som man bliver mødt med. Ligeledes kan du få hjælp til at beskrive uddannelsesniveauet, færdighederne, kompetencerne og personlighedsprofilen som forventes fra en fremtidig medarbejder.
- trin: Jobannonce
Jobannoncen er nok et af de vigtigste værktøjer til at modtage kandidater og forklare om stillingens omfang, krav og forventninger. Det er derfor vigtigt at den er velskrevet, nem at forstå, indeholder al den information som kandidaten skal bruge og at informationerne stemmer overens med de fund du gjorde i forberedelsesfasen. Ligeledes bør du være transparent, omkring den proces kandidaterne kommer ind i efter de har ansøgt, så de ved hvornår de kan forvente svar på deres ansøgning. Det gør selvfølgelig heller ikke noget, at jobannoncen ser moderne og professionel ud, så kandidaten føler at de søger hos en virksomhed der er up-to-date.
For at sikre en høj kvalitet i dine jobannoncer, bør du overveje:
- Indhent kun de nødvendige informationer
Du bør kun indhente nødvendig information fra dine kandidater, som er relevante for stillingen og dens omfang. At udelukkende indhente nødvendig information, gør at ansøgningsprocessen bliver nemmere for kandidaten, da kandidaten ikke skal bruge tid og energi på at udfylde information, som alligevel ikke benyttes. Ligeledes, så er der mange kandidater som foretrækker virksomheder der udfører non-biased rekruttering (hvor man ikke spørger om alder, køn mm.), hvilket især er populært iblandt unge ansøgere. Man skal altså som virksomhed tage stilling til hvilke informationer der er absolut nødvendige at indsamle, og hvilke der kan undlades. - Tænk kompetenceprofilen nøje igennem
For at du ikke får en medarbejder der enten er over- eller underkvalificeret, som enten er demotiveret grundet manglende udfordringer eller simpelthen ikke kan udføre de opgaver som stillingen kræver, bør du tænke kompetenceprofilen nøje igennem. Sørg derfor at præcisér opgaverne, kravene og de generelle forventninger til en medarbejder, og at det stemmer overens med de fund du gjorde dig i forberedelsesfasen. - Investér tid i at opsætte en moderne og indbydende annonce
Din jobannonce er din mulighed for at få din virksomhed til at fremstå moderne, teknologisk up-to-date og som en arbejdsgiver der formår at udføre ordentlig kommunikation. Derfor er det vigtigt at du investerer tid i at producere noget som ser lækkert ud og passer til firmaets branding. Du kan evt. også producere videoer, som introducerer kandidatens potentielle fremtidige kollegaer, arbejdsplads og de værdier som virksomheden besidder. Altså, forsøg så vidt som muligt at giv ansøgeren lysten til at udfylde det ansøgningsskema du har lavet.
Læs også vores guide: Tiltræk medarbejdere med den perfekte jobannonce
- trin: Annonceringskanaler
De traditionelle annonceringskanaler, såsom jobsider, er selvfølgelig væsentlige at være til stede på, da det er der potentielle kandidater kan søge efter stillinger fra alverdens virksomheder og brancher, hvilket giver større sandsynlighed for at man kommer i betragtning. Udover de traditionelle annonceringskanaler, er mange virksomheder også begyndt at publicere deres stillinger på sociale medier (facebook, LinkedIn og instagram) for at nå ud til flere kandidater. Når du vælger de annonceringskanaler du vil benytte, for at tiltrække dine kandidater, så er det vigtigt at du tænker på den målgruppe du ønsker at henvende dig til. Der kan være forskel på hvilke medier man er til stede på, ift. alder, persontyper, interesser og meget andet.
Udover jobsider og sociale medier, er flere og flere virksomheder også begyndt at benytte medarbejderhenvisninger, som er et stærkt tiltrækningsværktøj for virksomheder der ikke får den mængde eller kvalitet af kandidater, som de ønsker. Virksomheden giver altså sine medarbejdere muligheden for at anbefale potentielle kandidater fra deres eget netværk, hvilket betyder at du modtager kandidater som har fået et kvalitetsstempel af din mest troværdige kilde, dine medarbejdere.
- trin: Administration og screening
Når du (forhåbentligt) har fået en masse ansøgere, skal du selvfølgelig administrere og screene dem. Først og fremmest er det vigtigt, at du modtager, administrerer, opbevarer og sletter data i compliance med GDPR. Derfor giver det typisk mening at have et rekrutteringssystem, da man ellers risikerer at modtagelsen, opbevaringen og sletningen bliver ustruktureret og dermed kan forårsage brud på persondataloven.
Dernæst handler det om at vurdere samtlige kandidater inden for samme kriterier, samtidigt med at holde et højt niveau af effektivitet, så du kan spare tid. For at holde et højt niveau af effektivitet, kan du med fordel benytte ”screeningsspørgsmål”. Altså spørgsmål hvis besvarelser definerer klart og tydeligt om kandidaten er egnet til stillingen eller ej. Det kan f.eks. være ”har du kørekort?” i en jobannonce for chauffører, hvor alle der svarer ”nej” ikke er egnet til at besidde stillingen.
Efter du har grovsorteret kandidaterne og endt med alle dem, som har besvaret dine screeningsspørgsmål ”korrekt”, er det på tide at gå mere i dybden med de enkelte ansøgere, og læse deres ansøgninger/CV. De fleste virksomheder som arbejder effektivt og professionelt med rekruttering, har valgt at benytte rangeringer, såsom en skala fra 1 til 5, rød, gul og grøn smiley eller stjerner. Disse indikerer på en simpel måde, hvilke kandidater der er vurderet til at være af høj kvalitet og hvilke der er vurderet til at være af lavere kvalitet. Når du har været igennem alle kandidaterne som kom klarede screeningsspørgsmålene, så er det på tide at udvælge netop dem, som du mener at der skal indledes en dialog med, samt inviteres til en potentiel første jobsamtale.
- trin: Afslag og indkaldelse til interviews
For at give alle kandidater den samme gode oplevelse, bør du automatisere dine afslag. Dette sikrer, at afslagene bliver afsendt inden for den tidsperiode du har tilkendegivet i jobannoncen, samtidigt med at alle kandidater får den samme professionelle meddelelse og ingen kandidater bliver glemt. Du bør også overveje tidspunktet du afsender afslag. Nogle virksomheder har valgt at afsende deres afslag mandag formiddag, så man ikke risikerer at tage den dårlige nyhed med sig på weekend, hvorimod nogle virksomheder har valgt at udsende afslaget hurtigst muligt efter screeningsspørgsmålene. Der er ikke et facit for hvornår kandidater helst bør modtage afslag. Gå derfor med din mavefornemmelse, da det vigtigste er at beskeden som afsendes, er professionel og giver kandidaten en følelse af at selskabet de har ansøgt hos, har nogle gode værdier.
Du skal selvfølgelig også sørge for at behandle de kandidater, som du ønsker at gå videre med på en professionel og indbydende måde. Forsøg så vidt muligt at skriv en indkaldelse, som får virksomheden til at virke som nogen man har lyst til at besøge og lære at kende, så du ikke mister kandidaten til en af dine konkurrenter der måske skrev en bedre indkaldelse. Husk dog at være ærlig og ikke oversælge virksomheden, så den nye medarbejder føler sig snydt efter ansættelsen.
- trin: Interview(s)
For at give alle kandidaterne de samme kriterier at blive vurderet inden for, så sørg for at stille kandidaterne til den samme stilling, de samme spørgsmål. Spørgsmålene bør være præget af kompetencevurdering og faglighed, for at vurdere kandidaten uden bias og sørge for at afdække om kandidaten har de kompetencer som du faktisk søger.
Derudover bør firmaets repræsentanter (HR, leder og andre interessenter) helst fremstå venlige, inkluderende og skabe en indbydende atmosfære, som kandidaten har lyst til at blive en del af. Det skal selvfølgelig ikke fremstå forsøgt og kunstigt, men gå derimod efter at gøre det hyggeligt og skab rammerne for en god oplevelse.
- trin: Indhentning af referencer
Mange virksomheder benytter sig af referenceindhentning, når de skal vurdere kandidater efter jobsamtaler. Referenceindhentning er en god måde at validere, at de kompetencer som kandidaten har påstået at han/hun besidder, faktisk er virkelighed.
Hent vores referenceskabelon her
- trin: Ansættelse og kontrakt
Når du endelig har fundet den helt rigtige kandidat til at besidde stillingen, efter jobsamtalen/jobsamtalerne er overstået, er det blevet tid til at finde frem til et passende ansættelsesforhold, som efterlader begge parter med en følelse af tilfredshed. Husk, at før kontrakten er underskrevet, så har du ingen sikkerhed for at personen faktisk tager stillingen. Sørg derfor for at være fair i kontraktforholdene, forhandle på en professionel og ikke-nedværdigende måde, samt forsøg at ramme de gældende branchestandarder, så du ikke mister medarbejderen efter kort tid, fordi en konkurrent har bedre lønforhold, arbejdsforhold eller noget tredje. Når kontrakten endelig er på plads, så husk at byde medarbejderen ordentligt velkommen og giv dem den start de fortjener.
Nu er du blevet klogere på, hvordan du får tiltrækker og udvælger medarbejdere, og finder den rette medarbejder til din virksomhed. Efter en rekruttering kommer en onboarding. Og ligesom ved rekruttering, er der ved onboarding flere måder at gøre det på – nogle bedre end andre. Hente vores gratis [Whitepaper] Definitionen på GOD onboarding i 2022, som tager dig igennem, hvad du kan opnå med god onboarding og hvordan digitalisering kan hjælpe dig med at skabe en engagerende onboardingproces.
