Hva er god rekruttering?

Rekruttering handler om tiltrekning og utvelgelse av medarbeidere, og å finne den rette medarbeideren for din virksomhet. Derfor er rekruttering også en viktig del av en virksomhet, fordi medarbeidere bidrar til den totale driften – gitt at man kan unngå kostbare feilansettelser.

Så hva betyr rekruttering?

Satt på spissen, rekruttering er alle prosessene som involverer å tiltrekke kandidater til en signert arbeidskontrakt. Fra virksomhetens side er det alt fra tiltrekning, administrasjon og screening, til avslag, intervjuer og ansettelse. Alle disse prosessene handler om å finne den mest passende kandidaten til å fylle den ledige stillingen, som oppfyller de faglige kravene og forventningene du har stilt, samtidig som du kan se den sosiale profilen passe inn i avdelingen.

Hvilke steg bør god rekruttering inkludere?

Det er vanskelig å snakke om rekruttering uten å nevne employer branding. Da mener vi ikke bare at merkevare og branding gjennomsyres i kommunikasjonen, stillingsannonser etc., men også inkluderer virksomhetens sosiale profil og rykte, behandling av nåværende ansatte, og et godt fysisk og psykisk arbeidsmiljø. Det handler om positivt omdømme og avtrykk! Og når disse tingene er på plass, vil det være mye lettere å tiltrekke seg nyutdannede ettersom virksomheten fremstår som en mer attraktiv arbeidsplass.

Men, kandidatene bruker sjelden å komme på løpende bånd bare fordi virksomheten har et sterkt employer brand. For å sikre en god rekruttering bør du jobbe strukturert i rekrutteringen og gjennomføre følgende steg:

Steg 1: Forberedelse

Først og fremst må du sette opp en kravspesifikasjon som beskriver oppgavene og ansvaret som stillingen skal fylle. Det kan være en fordel å involvere rekrutterende leder og en medarbeider som har tilsvarende stilling, for å få dyptgående innsikt i hverdagen, og hvilke oppgaver og ansvarsområder man møtes med. Du kan også få hjelp til å beskrive utdanningsnivå, ferdigheter, kompetanse og personlighetsprofil som forventes av en fremtidig medarbeider.

Steg 2: Stillingsannonse

Stillingsannonsen er trolig et av de viktigste verktøyene for å ta imot kandidater, som forklarer om stillingens omfang, krav og forventninger. Den bør være godt skrevet, lett å forstå, inneholde all informasjon som kandidaten trenger, og at informasjonen stemmer overens med funnene du gjorde i forberedelsesfasen. På samme måte bør du være åpen om prosessen kandidatene kommer inn i etter at de søker, slik at de vet når de kan forvente svar på søknaden. Det er heller ikke feil om stillingsannonsen ser moderne og profesjonell ut, slik at kandidaten føler at de søker seg til en virksomhet som følger med i tiden.

For å sikre høy kvalitet i stillingsannonsene bør du vurdere:

• Innhent kun nødvendig informasjon
  Fra kandidatene skal du kun innhente nødvendig informasjon som er relevant for stillingen og dens omfang. Å utelukkende innhente nødvendig informasjon gjør søknadsprosessen enklere for kandidaten, da kandidaten slipper å bruke tid og energi på å fylle ut informasjon som uansett ikke blir brukt. Likeledes er det mange kandidater som foretrekker virksomheter som utfører fordomsfri rekruttering (hvor man ikke spør om alder, kjønn osv.), noe som er spesielt populært blant unge søkere. Som virksomhet må du derfor ta stilling til hvilke opplysninger som er helt nødvendig å samle inn og hvilke som kan unnlates.
  
  
• Tenk nøye gjennom kompetanseprofilen
  For ikke å få en medarbeider som enten er over- eller underkvalifisert, som enten er demotivert på grunn av manglende utfordringer, eller rett og slett ikke kan utføre de oppgavene som stillingen krever, bør du tenke gjennom kompetanseprofilen nøye. Sørg derfor for å spesifisere oppgaver, krav og generelle forventninger til en medarbeider og at det samsvarer med funnene du gjorde i forberedelsesfasen.
  
  
• Invester tid i å sette opp en moderne og innbydende annonse
  Stillingsannonsen er virksomhetens mulighet til å fremstå som moderne, teknologisk oppdatert og som en arbeidsgiver som klarer å kommunisere godt. Invester derfor tid i å produsere noe som ser lekkert ut og passer til virksomhetens merkevarebygging. Du kan eventuelt også produsere videoer som introduserer kandidatens potensielle fremtidige kolleger, arbeidsplass og virksomhetens verdier. Prøv så godt det lar seg gjøre å gi søkeren lyst til å søke på jobben.

Les også: Hvordan får vi flere til å søke jobb hos oss?

Steg 3: Publiseringskanaler

De tradisjonelle publiseringskanalene, som for eksempel jobbportaler, er selvsagt essensielle å være til stede på. Det er her potensielle kandidater søker etter stillinger, fra alle mulige virksomheter og bransjer – noe som gjør dem mer sannsynlig å bli vurdert. I tillegg til de tradisjonelle publiseringskanalene, ser vi at virksomheter også publiserer stillinger på sosiale medier (Facebook, LinkedIn og Instagram) for å nå flere kandidater. Før du starter med sosiale medier for å tiltrekke kandidater, tenk over målgruppen du ønsker å henvende deg til. Tenk på alder, persontyper, interesser og andre ting. Dette kan ha betydning for hvilke medier det er aktuelt å være synlig på.

I tillegg til jobbportaler og sosiale medier, har flere og flere virksomheter også tatt i bruk nettverksrekruttering. Med nettverksrekruttering har medarbeidere mulighet til å anbefale potensielle kandidater fra eget nettverk, noe som betyr at du mottar kandidater som har fått et kvalitetsstempel fra din mest troverdige kilde, dine medarbeidere.

Steg 4: Administrasjon og screening

Når du (forhåpentligvis) har fått mange søkere, er neste steg administrasjon og screening. Først og fremst er det viktig at du mottar, administrerer, lagrer og sletter data i samsvar med GDPR. Derfor er det fornuftig å ha et rekrutteringssystem, da det ellers er en risiko for at mottak, lagring og sletting blir ustrukturert og dermed kan medføre brudd på personopplysningsloven.

Deretter handler det om å vurdere alle kandidatene innenfor de samme kriteriene, samtidig som man opprettholder et høyt effektivitetsnivå slik at man kan spare tid. For å lykkes med dette kan du med fordel bruke screeningspørsmål. Det vil si spørsmål som definerer om kandidaten er egnet for stillingen eller ikke. Det kan f.eks. være "har du førerkort?" i en stillingsannonse for sjåfører, hvor alle som svarer «nei» ikke er egnet til å inneha stillingen.

Etter at du har grovsortert kandidatene og endt opp med alle de som har svart "riktig" på utvalgsspørsmålene dine, er det på tide å gå mer i dybden med de enkelte søkerne, og lese deres søknader/CV. De fleste virksomheter som jobber effektivt og profesjonelt med rekruttering har valgt å bruke rangeringer, som en skala fra 1 til 5, røde, gule og grønne smilefjes eller stjerner. Disse indikerer på en enkel måte hvilke kandidater som vurderes til å ha høy kvalitet og hvilke som vurderes til å ha lavere kvalitet. Når du har gått gjennom alle kandidatene som kom gjennom utvalgsspørsmålene, så er det på tide å velge ut akkurat de du mener det bør innledes dialog med, samt inviteres til et potensielt første jobbintervju.

Steg 5: Avslag og innkalling til intervjuer

For å gi alle kandidater den samme gode opplevelsen, bør du automatisere avslagsbrevene dine. Dette sikrer at avslagene sendes innen det tidsrommet du har angitt i stillingsannonsen, samtidig som alle kandidater får samme profesjonelle tilbakemelding og ingen kandidater blir glemt. Du bør også vurdere tidspunktet du sender avslagsbrevene. Noen virksomheter velger å sende avslaget mandag morgen, slik at kandidaten ikke risikerer å ta med seg de dårlige nyhetene inn i helgen, mens andre virksomheter velger å sende ut avslaget så raskt som mulig etter screeningspørsmålene. Det finnes ingen fasit på når kandidater skal avvises – gjør det som er riktig for din virksomhet. Det viktigste er at avslaget sendes, er profesjonelt og gir kandidaten en følelse av at virksomheten de søkte jobb hos har gode verdier.

Og ikke minst, behandle de kandidatene du ønsker å gå videre med på en profesjonell og attraktiv måte. Prøv så langt det er mulig å skrive en innkalling som får virksomheten til å virke som en du ønsker å besøke og bli kjent med, slik at du ikke mister kandidaten til en konkurrent som kanskje har skrevet en bedre innkalling. Husk imidlertid å være ærlig og ikke overselge virksomheten slik at den nye medarbeideren ikke føler seg lurt etter ansettelse.

Steg 6: Intervjuer

For å vurdere alle kandidatene innenfor de samme kriteriene, sørg for å stille kandidatene til samme stilling, de samme spørsmålene. Spørsmålene skal være preget av kompetansevurdering og profesjonalitet, for å vurdere kandidaten fordomsfritt og sørge for å finne ut om kandidaten har den kompetansen du faktisk er ute etter.

I tillegg bør virksomhetens representanter (HR, leder og andre interessenter) fortrinnsvis fremstå som vennlige, inkluderende og skape en imøtekommende atmosfære som kandidaten ønsker å være en del av. Det skal selvfølgelig ikke fremstå som kunstig, men heller gå for å gjøre det koselig og skape rammen for en god opplevelse.

Steg 7: Referansesjekk

Mange virksomheter bruker referansesjekk når de vurderer kandidater etter jobbintervjuer. Referansesjekk er en god måte å validere at kompetansen som kandidaten har hevdet å inneha faktisk er en realitet.

Les også: Referansesjekk stopper feilansettelser!

Steg 8: Ansettelse og kontrakt

Når du endelig sitter igjen med den rette kandidaten til å inneha stillingen, gjenstår det å finne det riktige ansettelsesforholdet som etterlater begge parter med en følelse av tilfredshet. Husk at før kontrakten signeres har du ingen garanti for at personen faktisk takker ja til rollen. Sørg derfor for å være rettferdig i kontraktsforhandlingene, forhandle på en profesjonell og ikke-nedverdigende måte, samt prøv å treffe gjeldende bransjestandarder slik at du ikke mister arbeidstakeren etter kort tid fordi en konkurrent har bedre lønn, arbeidsforhold eller lignende. Når kontrakten endelig er på plass, ønske din nye medarbeider velkommen og gi dem den starten de fortjener!

Nå har du blitt klokere på hvordan du tiltrekker og velger ut kandidater, og finner den rette medarbeideren for din virksomhet. Etter rekruttering kommer onboarding. Og akkurat som med rekruttering, er det flere måter å gjøre dette på når det kommer til onboarding – noen bedre enn andre. Last ned vårt gratis whitepaper Gjenoppdag. Automatiser. Løft. Revolusjoner onboarding for 2021 (og videre), som lærer deg hvordan du kan påvirke virksomheten med god onboarding.