I denne artikel giver vi dig vores bedste tips om, hvornår du bør ringe til kandidaten, hvad du skal tænke på i samtalen, hvornår en mail er tilstrækkelig, og nogle konkrete e-mailskabeloner, som du kan bruge i din egen rekrutteringsproces.
Fordelene ved at give jobansøgere afslag på en god måde
I Talentech måler vi kandidatoplevelsen med CNPS (Candidate Net Promoter Score) via Ontame, og resultaterne påvirkes altid af, hvordan man giver afslag til jobansøgerne. Sådanne målinger er meget vigtige, netop fordi man tydeligt kan se, hvad kandidaterne, der får afslag, synes om rekrutteringsprocessen. Fordelene ved at give det gode afslag inkluderer muligheden for at sikre fremtidig kompetenceudvikling i virksomheden.
En afvist kandidat kan udvikle sig og blive aktuel til en ledig stilling i fremtiden. Det er ofte ønskværdigt, at kandidaterne er åbne for at søge en stilling hos virksomheden ved en senere lejlighed, men også at de taler positivt om virksomheden. Dårlige kandidatoplevelser kan være meget skadelige for virksomhedens employer brand, og en dårlig oplevelse spreder sig hurtigt.
Hvornår skal man give afslag over telefonen fremfor mail?
Der er ingen facitliste på, hvornår man skal give tilbagemelding på e-mail og hvornår man skal gøre det over telefonen. Almindelig praksis i mange virksomheder er, at når man har mødt kandidaten til en samtale, er det god kutyme at ringe til vedkommende og forklare, hvorfor de ikke går videre i processen. Hvis kandidaten kun har sendt en ansøgning og ikke går videre til en samtale, er det almindeligt at sende en e-mail.
I Talentech tænker vi for eksempel sådan: Jo længere kandidaten er kommet i processen, desto vigtigere er det at give en god tilbagemelding om, hvorfor kandidaten ikke går videre. Hvis der for eksempel er to kandidater tilbage, vil det være naturligt at give et pænt afslag sammen med en grundig tilbagemelding over telefonen.
Hvordan bør man afvise en kandidat over telefonen?
Hvis afslaget skal gives over telefonen, kan det være godt at åbne samtalen med at spørge kandidaten, hvordan de selv synes, at samtalen eller processen indtil nu er gået, og åbne op for en dialog om det. Næste trin vil være at meddele den beslutning, I har truffet, samt en kortfattet begrundelse heraf.
Nogle synes, at det er ubehageligt at få feedback og ønsker blot at få en kort og konkret tilbagemelding, hvilket naturligvis skal respekteres. Andre vil gerne vide så meget som muligt om de vurderinger I har taget, og ønsker feedback på de områder, hvor de kan forbedre sig til andre rekrutteringsprocesser. Du bør uanset hvad tænke over, hvad du skal sige på forhånd, så kandidaten får en god tilbagemelding og føler sig retfærdigt behandlet.
Typiske fejl ved afslag på en ansøgning
Det kan selvfølgelig være ubehageligt at give en dårlig nyhed, men ofte gør man afvisningen til noget større og vanskeligere end det egentlig er. Husk at det ikke er en selvfølge, at kandidaten stadig er interesseret i stillingen. Det er ofte nemmere at afvise en kandidat, hvis det er en selv, der har ansvaret for beslutningen og ved præcis, hvilket grundlag beslutningen er truffet på.
Hvis det derimod er en leder, der har truffet beslutningen uden at angive noget, kan det være vanskeligt at give kandidaten feedback. I sådanne situationer er det en god idé at have en samtale med lederen, før feedbacken gives, så du har noget konkret at give tilbagemelding på. Det er HR-afdelingens ansvar at stille krav til rekrutteringen og altid arbejde ud fra et kandidatperspektiv.
En upersonlig tilbagemelding er en almindelig fejl, når man giver afslag. Derudover er der mange, der arbejder med rekruttering, som udskyder feedback så længe som muligt, selvom det ofte er bedst at give afslag løbende.
Mange vælger den almindelige forklaring, som er at sende en e-mail, hvor der står: "Vi fik mange ansøgere, og har valgt nogle med mere erfaring”. Det bliver sjældent godt modtaget, hvis man for eksempel arbejder som udvikler og ved, at der er cirka fem personer, der har ansøgt til den pågældende stilling. Der er altid mulighed for at finde noget hos en kandidat, som de kan arbejde videre med, så spild ikke muligheden for at hjælpe kandidaten med at udvikle sig vider.
Eksempel på det pæne skriftlige afslag
Brug gerne e-mailskabeloner, der er tilpasset stillingen eller jeres virksomhed. Det gør det muligt for jer at sende afslag på en hurtig og effektiv måde, samtidig med at det føles personligt. Herunder kan du se Talentechs egne skabeloner til afslag på e-mail:
Standard e-mail-skabelon til afslag til kandidater, der ikke skal til samtale:
Hej [fornavn],
Tak for din ansøgning til stillingen hos Talentech.
Det glæder os meget, at du er interesseret i vores virksomhed! Efter en vurdering af alle ansøgninger har vi besluttet at gå videre med andre kandidater i denne omgang.
Din baggrund er stadig interessant for os, og vi håber, at du vil søge en anden stilling hos os i fremtiden. Vi vil gerne beholde dit CV, og vil kontakte dig, hvis der dukker en stilling op, der matcher din profil.
Vi takker dig for din interesse og den tid, du har brugt på at sende os din ansøgning.
E-mail til kandidater, der er kommet længere i processen - sendes efter et telefonopkald:
Hej [fornavn],
Tak for din ansøgning til stillingen hos Talentech.
Vi håber, at du har fået et godt indtryk af os, selvom du denne gang ikke gik videre. Du er en af dem, vi har bemærket som særligt interessante, så vi håber, at du vil holde kontakten med os og overveje at søge andre stillinger hos os i fremtiden.
Giv mig gerne besked, hvis du har nogle spørgsmål om processen. Jeg håber også, at du vil besvare evalueringen om, hvordan du har oplevet rekrutteringsprocessen.
Vi takker for din interesse og den tid, du har brugt på at lære os at kende.
