Talent management består av flera olika element som grundläggande kan delas in i tre områden. Hantering av data och dokument, medarbetarutvecklingssamtal och kompetenshantering. 
Men vad innebär dessa? Och vad krävs för att arbeta framgångsrikt med dem? I den här artikeln tittar vi närmare på vad de innefattar och hur HR-ansvariga kan arbeta framgångsrikt med dem. 

1) Data- och dokumenthantering

En grundläggande del av talent management är data- och dokumenthantering. Detta kan infatta allt ifrån namn, adress, personnummer och bankuppgifter till ålder, kön, jobbtitel, lön, kurser, certifikat, kompetenser etc. För många företag är det en utmaning att hantera och använda data effektivt och på ett sätt som följer GDPR.

Varför är det viktigt?
Data- och dokumenthantering innefattar allt du behöver för att säkerställa struktur och en god överblick över dina anställda och organisation. Uppgifter om kvalifikationer, kurser och dylikt är också en del av detta och kan användas analytiskt och för medarbetarutveckling. 

Bra talent management innebär att man samlar in rätt medarbetardata och dokument på ett digitalt och strömlinjeformat sätt. Detta gör det möjligt för HR att bygga upp en struktur och en översikt, samt möjliggör för kvalitativa analyser som kan visa var verksamheten är på väg och driva talent management i rätt riktning. På så sätt kan verksamheten fatta välgrundade beslut.

Vi har sammanställt några grundläggande principer för effektiv, värdeskapande och GDPR-kompatibel data- och dokumenthantering: 

Användarroller Kort sagt behöver du kunna kontrollera databehörighet så att rätt personer får åtkomst till rätt data.
Självbetjäning För att arbeta effektivt och minska den administrativa bördan bör du arbeta med en viss grad av självbetjäning. På så sätt kan du se till att viktig data levereras, uppdateras och nås av rätt personer på rätt sätt, effektivt och efter behov.
Raderingspolicy För att följa GDPR, se till att du har ett processer för radering av data.
Statistik och rapporter För att data ska vara användbart är det viktigt att utvinna talande statistik och rapporter från den. På så sätt kan du få värdefulla insikter och på så sätt fatta välgrundade beslut.
Organisationsutveckling Med värdefull information om din verksamhet och era anställda kan HR få inblick i hur organisationen utvecklas över tid.
Arbetshistorik Det är viktigt att vara informerad om hur dina medarbetare har utvecklats över tid och hur deras arbetshistorik ser ut. Men den insikten får HR möjlighet att placera och använda talanger och kompetenser maximalt.

 

2) Medarbetarsamtal

Processer som hjälper till att belysa behovet och progression av utveckling är också viktigt när det kommer till talent management. MUS-samtal (medarbetarutvecklingssamtal), feedbacksamtal och pulstagningar, kära barn har många namn, är grunden i dialogen mellan chefer och deras anställda. Vissa verksamheter har MUS-samtal en eller två gånger om året, medan andra har dem oftare.

Oftast handlar MUS-samtal om kompetens, utveckling och medarbetarens välbefinnande och tillfredställelse på arbetsplatsen. Därför är det avgörande att de kan hanteras kontinuerligt och på ett strömlinjeformat sätt så att kvalitet och lika behandling av alla anställda säkerställs.

Varför är det viktigt?
När det görs rätt (och när det följs upp av konkreta utvecklingsplaner) kan MUS-samtal göra att medarbetaren stannar längre hos er och är mer tillfredsställda på er arbetsplats. Dessa samtal är också ett kraftfullt verktyg för chefer när det kommer till att hantera och utveckla sin personal, samt att de lättare kan upptäcka förbättringspotential inom företaget, avdelningar och hos anställda.

Sammantaget kan detta hjälpa chefer att hantera medarbetare och talang i den bästa riktningen för att uppnå verksamhetens mål.


För att säkerställa effektiv administration, GDPR-efterlevnad och värdeskapande processer för MUS-samtal är det viktigt att: 


  • Se till att samla data som rör MUS-samtal och liknande aktiviteter på en central plats.
  • Möjliggöra att digitala frågeformulär kan fyllas i direkt i systemet.
  • Hantera och bjuda in till MUS-samtal från en och samma plats.
  • Ha koll på slutförda och kommande MUS-samtal, samt ifyllda frågeformulär.
  • Följa upp utvecklingsplaner som kan godkännas direkt i systemet.
  • Säkerställa rätt användarroller, datakontroll och processer för radering av data.


Om ni inte har ett HR-system:
Medan ovanstående i stort sätt kräver ett system som stöder hanteringen av MUS-samtal kommer här några tips för dig utan ett system: 

  • Se till att ni har god datadisciplin och tydliga regler vad det gäller korrekt och snabb datahantering och radering. Detta är viktigt för att säkerställa att data befinner sig på rätt ställe.
  • Om det är möjligt; lagra och dela all MUS-data från en och samma molnlagrade mapp för att undvika att data sprids över systemet.
  • Se till att grundligt utbilda era medarbetare i hur ni arbetar med MUS-samtal inom er verksamhet. Vilka förväntningar finns? Hur följs de upp? Hur planeras medarbetarnas utveckling etc?

Tips!
Med ett HR-system kan ni se till att MUS-data hanteras i enlighet med GDPR. Från systemet kan både chefer och anställda ladda upp data, varpå HR enkelt kan hantera den, underlätta affärsprocesser och påminna chefer om att hantera sina egna MUS-samtal. Det möjliggör också för HR att centraliserat och på uppdrag av chefer skicka ut inbjudningar till anställda.

3) Kompetenshantering

Er verksamhets viktigaste tillgångar är era anställda och deras kompetenser. De är avgörande för att säkerställa verksamhetens konkurrenskraft. En viktig del av talent management är således att ni ständigt utvecklar rätt kompetenser hos era medarbetare. Detta innefattar att ha koll på processer och verktyg som hjälper till att effektivisera enskilda medarbetare och deras talang.

Varför är det viktigt?
En professionell och genomtänkt strategi för kompetenshantering ger HR de bästa förutsättningarna för att säkerställa en arbetskraft som stödjer verksamhetens mål.

Det gör det möjligt för HR och chefer att upprätta kompetensnivåer för team, fördela kompetenser optimalt inom hela verksamheten och hjälpa till att upptäcka framtida talanger och säkerställa deras utveckling och framsteg.


För att kunna arbeta effektivt med kompetensutveckling behöver ni kunna: 

  • Tydligt definiera kompetenser för att förstå vad som behövs inom verksamheten, för specifika avdelningar och roller.
  • Sätta mål för kompetenser på företagsnivå såväl som individnivå. Detta ger er möjligheten att fokusera på framsteg och utveckling av individuella kompetenser.
  • Göra det möjligt att rangordna och stämma av förväntningar på kompetens mellan chef och anställd.
  • Göra det enkelt att söka efter och identifiera befintliga och saknade kompetenser.
  • Utföra gapanalys över kompetens som gör att ni kan lokalisera saknade och önskade kompetenser. 


Nu är det din tur!

Skulle du vilja uppleva dessa tre viktiga delar av talent management på riktigt? Och vill du förstå hur de kan hjälpa ert företag att strukturera medarbetardata och dokument, effektivisera MUS-processer och hantera och utveckla kompetenser i linje med verksamhetsmål?

New call-to-action