Det kan føles svært at omsætte arbejdet med rekruttering til tal og nøgletal, der kan kommunikeres til den administrerende direktør eller virksomhedsledelsen.

Som en lille hjælp til at få greb om noget, der er så svært at definere som 'nøgletal til rekruttering', tager vi et kig på fem KPI'er, Key Performance Indicators, der er vigtige at have styr på.

KPI 1 : Personaleomsætning

Det første nøgletal er personaleomsætning, på engelsk kaldet retention. Denne KPI måler ganske enkelt, hvor stor en procentdel af personalet, der stadig er i virksomheden efter et givet tidsinterval. Især for større virksomheder er det normalt med en vis personaleudskiftning, da nogle går på pension, og nogle stillinger ikke altid er fastansættelser.

Formlen til beregning af personaleomsætning er:

Antal ansatte ved udgangen af en bestemt periode  
/ Antal ansatte ved begyndelsen af en bestemt periode
= Personaleomsætning

Du kan for eksempel tjekke personaleomsætningen for et kvartal, et helt år eller beregne det samlede antal nye medarbejdere, der er tilbage efter en vis periode.


TIP

Læs artiklen: 8 gode råd til at øge din medarbejderfastholdelse


KPI 2 og 3 : Time to Fill og Time to Hire

Det er godt at måle tidsintervallet fra en ledig stilling opstår, til den bliver besat. To nøgletal, der gør denne måling lettere, er at se nærmere på time to fill og time to hire.

Time to fill måler tidsrummet, fra den første jobannonce går i luften, til en kandidat accepterer et jobtilbud. Lange tidsperioder for fill kan indikere:

  • Problemer med at vælge en annoncekanal
  • Dårligt strukturerede pipelines med potentielle kandidater
  • Langsomme interne processer, for eksempel at finde tid til samtaler, ineffektiv screeningsproces, feedback mellem dem, der rekrutterer, og tid til beslutningstagning

Time to hire refererer til tidsrummet mellem I første gang kontakter en kandidat, og til at den person accepterer jobtilbuddet. Det isolerer mere specifikt den kandidat, der blev ansat, og viser, hvor hurtig jeres organisation er til at identificere og få den rigtige kandidat.


TIP

Læs mere om, hvordan du kan minimére din Time to Hire


KPI 4 : Udgift pr. rekruttering

Eller udgift pr. ansættelse, som det også kaldes, undersøger, hvor meget det egentlig koster at ansætte nogen til en ledig stilling. Ideen er at tage alle direkte udgifter (udgifter til annoncering, tid brugt af HR og rekrutterende medarbejdere) og dividere med antallet af rekrutteringer:

Samlede udgifter til rekruttering / Antal rekrutteringer
= Udgift pr. ansættelse

Formlen kan modificeres lidt for at undersøge for eksempel omkostningerne ved at bruge et eksternt rekrutteringsbureau, kun se på udgifterne til annoncering eller blot se på omkostningerne ved brugte personaleressourcer fra HR og de rekrutterende chefers side. Det er meget sværere at opgøre tabt arbejdsfortjeneste, altså hvad virksomheden har tabt i kroner og øre i tabt produktivitet ved ikke at få stillingen besat, og det anbefales i stedet at starte mere enkelt med at få en idé om de direkte udgifter ved at ansætte.


TIP

Læs artiklen: Fejlrekruttering - Fem fælder, der er lette at falde i


KPI 5 : Kvalificerede kandidater pr. ledig stilling

Hvor mange af dem, der søgte en ledig stilling, var kvalificerede nok til at gå videre til samtale? Med kvalificeret menes her kandidater, der er gået videre til et bestemt trin i rekrutteringsprocessen.

Ved ikke blot at holde øje med, hvor mange ansøgninger, der modtages, men også lave en kvalitetsvurdering af dem, kan du blandt andet:

  • Aflede kvalitetssøgning fra specifikke annonceringskanaler - disse er værd at bruge mere af dit annonceringsbudget på i fremtiden
  • Mange ansøgere, men meget få, der lever op til kravene? Det kan være et tegn på urealistiske forventninger (fjerlette sumobrydere findes ikke!) eller at annoncen ikke afspejler stillingen
  • Få en idé om, hvor mange ansøgere I har brug for i en proces for at finde en passende kandidat og sæt rekrutteringsmålene herefter

TIP

Hent guiden: Sådan skriver du den perfekte jobannonce


At anvende nøgletal rigtigt

Nøgletal er et godt grundlag til at få et mere konkret overblik over, hvordan det ser ud over tid. Dels for at kunne måle og følge op på eget arbejde, men også for at kunne formidle resultaterne af sit eget gode arbejde til andre i virksomheden. Forhåbentlig har du nu fået et lidt bedre grundlag til at kunne begynde at måle resultaterne af dit arbejde med rekrutteringer og dermed med tiden finde de områder, der kan forbedres. Held og lykke!