Det kan være vanskelig å overføre arbeidet du gjør med rekruttering til nøkkeltall som du kan kommunisere på en god måte til HR-direktør eller ledelsen. Som hjelp på veien mot noe mer håndfast tar vi en titt på fem KPIer, Key Performance Indicators, som det er lurt å bruke som nøkkeltall for rekruttering.
1. Employee retention
Det første nøkkeltallet er personalomsetning, også kalt employee retention. Denne KPIen måler hvor stor prosentandel av personalet som fortsatt jobber hos dere etter et gitt tidsintervall, i motsetning til turnover som sier hvor lange som slutter. Spesielt for større virksomheter er det vanlig å ha en viss omsetning av personalet ettersom noen slutter, går av med pensjon osv.
Formelen for å måle employee retention er:
Antall ansatte i slutten av en viss periode /
Antall ansatte i begynnelsen av en viss periode =
Personalomsetning
Du kan måle personalomsetning for et kvartal, et år, fem år eller det som skulle passe for dere.
2. og 3. Time to hire og time to fill
Det kan være lurt å måle tidsperioden fra du publiserer en stilling til en person er ansatt. To nøkkeltall som vil hjelpe deg på veien er time to fill og time to hire.
Time to fill ser på tidsperioden fra stillingsannonsen først blir publisert til en kandidat takker ja til et jobbtilbud. Lange tidsintervaller kan indikere:
- Ugunstig valg av annonseringskanal.
- Ikke tilstrekkelig kandidatbase med potensielle kandidater.
- Langsomme interne prosesser, for eksempel å finne tid til intervjuer, ineffektiv screeningsprosess, tilbakemeldinger og kommunikasjon internt samt å ta en beslutning.
Time to hire angir tidsperioden fra dere først tar kontakt med en kandidat til den personen takker ja til et jobbtilbud. Dette nøkkeltallet isoleres mer spesifikt til kandidaten som ansettes, og viser hvor raske dere er i organisasjonen til å identifisere og fange opp rett kandidat.
4. Kostnad per rekruttering
Kostnad per rekruttering eller ansettelse er også det som kalles å undersøke hvor mye det faktisk koster å fylle en ledig stilling. Tanken er å ta alle direkte kostnader (for annonsering, tidsbruk for HR og rekrutterende medarbeidere) og dele kostnaden på antall rekrutteringer:
Totale kostnader for rekruttering/antall rekrutteringer
= kostnad per ansettelse
Formelen kan modifiseres for å undersøke kostnadene for eksempelvis å bruke et eksternt rekrutteringsbyrå, kun kostnadene for annonsering eller for å se på personalressurser fra HR og rekrutterende ledere. Det er betydelig vanskeligere å regne på hva dere har mistet i kroner og øre i tapt produktivitet ved å mangle en person. Derfor anbefaler vi å begynne enkelt med å få en oppfatning av de direkte kostnadene for ansettelsen.
5. Kvalifiserte kandidater per ledige stilling
Hvor mange av de som har søkt på en ledig stilling er godt nok kvalifisert til å gå videre til for eksempel et intervju? Med kvalifiserte kandidater mener vi kandidater som er aktuelle for stillingen og som når et visst steg videre i rekrutteringen.
Ved å holde et øye med ikke bare hvor mange søknader som kommer inn, men også å gjøre en kvalitetsbedømming av kandidatene kan du blant annet:
- Mange søkere, men få kvalifiserte? Det kan være et tegn på at stillingsannonsen ikke speiler stillingen.
- Få en oppfatning av hvor mange søkere dere bør ha i en prosess for å finne en god kandidat og sette målene deres deretter.
- Undersøke kvalitetssøkere fra spesifikke annonsekanaler – hvilke kanaler er det verdt å legge annonseringsbudsjettet på?
Å bruke nøkkeltall rett
Nøkkeltall er en god grunn til å stå på for å få mer kontroll over eget arbeid, men også for å formidle resultatet av arbeidet ditt til andre i virksomheten. Forhåpentligvis har du nå litt mer kjøtt på beinet for å måle resultatene din slik at du kan jobbe med å forbedre de over tid.
Lykke til!
