Rekrytoijana saattaa olla haastavaa purkaa oman työn tulos numeroiksi ja avainluvuiksi toimitusjohtajalle tai yritysjohdolle. Jotta saisit paremman käsityksen niinkin hankalasta käsitteestä kuin ”rekrytoinnin avainluvut”, niin katsomme nyt viittä eri KPI:tä, Key Performance Indicator, joita on hyvä seurata.
1. Henkilöstövaihtuvuus
Ensimmäinen avainluku on henkilöstövaihtuvuus. Tämä KPI mittaa työntekijöiden pysyvyyttä yrityksen palveluksessa tietyllä aikavälillä. Suurille yrityksille tietty vaihtuvuus on normaalia, sillä osa jää eläkkeelle ja kaikki työpaikat eivät ole kokoaikaisia. Silti oman yrityksen vaihtuvuutta on aina hyvä seurata, mikäli luvut muuttuisivat.
Näin lasket yrityksesi henkilöstövaihtuvuuden:
Työntekijöiden määrä tietyn ajanjakson lopussa / Työntekijöiden määrä tietyn ajanjakson alussa = Henkilöstövaihtuvuus
Voit tarkistaa henkilöstövaihtuvuutta esimerkiksi kvartaaleittain, vuosittain tai viiden vuoden välein riippuen siitä, mikä sopii teille parhaiten.
2. ja 3. Time to fill ja Time to hire
Seuraavat KPI:t mittaavat aikaa uuden työpaikan syntymisen ja tehtävän täyttymisen välillä. Nämä ovat time to fill ja time to hire. Time to fill mittaa työpaikkailmoituksen julkaisemisen ja työpaikkatarjouksen hyväksymisen välistä aikaa. Mikäli time to fill kestää kauan, se saattaa kertoa seuraavaa:
- Ongelmia oikeiden julkaisukanavien valinnassa.
- Huonosti suunnitellut prosessit potentiaalisten hakijoiden eteenpäin viemiseen rekrytoinnissa.
- Hitaat sisäiset prosessit. Esimerkiksi ajan löytäminen haastatteluille, tehottomat karsintamenetelmät, huono sisäinen kommunikointi tai päätöksenteko.
Time to hire sen sijaan mittaa ajanjaksoa ehdokkaan kontaktoimisen ja työpaikkatarjouksen hyväksymisen välillä. Tämä riippuu osittain yksittäisestä hakijasta, mutta osoittaa myös kuinka nopeasti tunnistatte ja löydätte oikean henkilön.
4. Hinta per rekrytointi
Mittaamalla yksittäisen rekrytoinnin kustannuksia, saat paremman käsityksen siitä miten paljon uuden henkilön palkkaaminen oikeasti maksaa. Tässä ajatuksena on jakaa kaikki suorat kustannukset (kuten julkaisukanavat sekä HR:n ja rekrytoivien esimiesten käyttämä aika) rekrytointien määrän kanssa.
Rekrytoinnin kokonaiskulut / Rekrytointien määrä = Hinta per palkattu henkilö
Kaavaa voi muuttaa huomioimaan esimerkiksi ulkoisten rekrytointitoimistojen aiheuttamat kustannukset, eikä pelkästään mainonnan kustannuksia tai henkilöstöresursseja. On hankalampaa selvittää yrityksen menetystä euroissa, mikäli avoimeen työpaikkaan ei löydetä sopivaa henkilöä. Siksi suosittelemme aloittamaan helpommasta päästä, eli rekrytointien suorista kustannuksista.
5. Pätevät hakijat per rekrytointi
Tämän KPI:n tarkoituksena on mitata, kuinka moni hakijoista on tarpeeksi pätevä etenemään rekrytointiprosessissa. Tarkistamalla hakemusten kokonaismäärää ja niistä potentiaalisten hakemusten osuutta voit seurata mm.
- Saatteko paljon epäpotentiaalisia hakemuksia? Tämä voi olla merkki siitä, että odotukset ovat epärealistiset tai työpaikkailmoitus ei vastaa todellista työtehtävää.
- Miten monta hakemusta tarvitsette keskimäärin löytääksenne sopivan ehdokkaan? Jatkossa voit asettaa tavoitteet sen mukaan.
- Julkaisukanavia, joiden kautta potentiaaliset hakijat tulevat. Näihin kannattaa panostaa enemmän jatkossa.
Avainlukujen käyttäminen oikein
Avainluvut auttavat saamaan paremman käsityksen omista rekrytoinneista. Voit helpommin seurata oman työsi tuloksia ja viedä nämä eteenpäin organisaatiossasi. Toivottavasti sait hieman apua pääsemään paremmin alkuun rekrytointien mittaamisessa. Pitkällä aikavälillä tulet näkemään mitkä asiat toimivat ja mitkä asiat vaativat kehittämistä.
