Det kan kännas svårt att översätta sitt arbete med rekryteringar till siffror och nyckeltal att kommunicera till VD eller företagsledning. För en liten hjälp på vägen med att få grepp om något så svårdefinierat som ’nyckeltal för rekrytering’ tar vi en titt på fem KPI:er, Key Performance Indicators, som är bra att ha koll på.
1 Personalomsättning
Det första nyckeltalet är personalomsättning, på engelska kallat retention. Denna KPI mäter helt enkelt hur stor procentsats av personalen som är kvar på företaget efter ett givet tidsintervall. Speciellt för större företag är det normalt med att ha en viss omsättning av personal eftersom en del går i pension och vissa uppdrag inte alltid är tillsvidareanställningar.
Formeln för att räkna ut personalomsättning är:
Antal anställda i slutet av en viss period
/ Antal anställda i början av en viss period
= Personalomsättning
Du kan exempelvis kolla personalomsättning för ett kvartal, ett helår eller räkna på totala antalet nyanställda som är kvar efter en viss period.
2 och 3 Time to hire och Time to Fill
Det är bra att mäta tiden mellan det att en vakans uppstår till det att tjänsten är tillsatt. Två nyckeltal som underlättar denna mätning är att titta närmare på time to fill och time to hire.
Time to fill kollar på tidsperioden mellan det att den första jobbannonsen åker upp till det att en kandidat tackat ja till ett jobberbjudande. Långa tidsperioder för fill kan indikera:
- Problem med val av annonseringskanal
- Inte tillräckligt väl uppbyggda pipelines med potentiella kandidater
- Långsamma interna processer, exempelvis att hitta tid för intervjuer, ineffektiv screeningprocess, återkoppling mellan rekryterande personer samt att ta beslut
Time to hire betecknar tidsperioden mellan det att ni först tar kontakt med en kandidat till det att personen tackat ja till ett jobberbjudande. Det isolerar mer specifikt den kandidat som blev anställd och visar på hur snabba ryck det är i er organisation för att identifiera och fånga rätt kandidat.
4 Kostnad per rekrytering
Eller kostnad per anställning som det också kallas undersöker hur mycket det faktiskt kostar att anställa någon till en ledig tjänst. Tanken är att ta alla direkta omkostnader (kostnad för annonsering, nedlagd tid för HR och rekryterande medarbetare) och dela med antal rekryteringar:
Totala omkostnaderna för rekrytering / Antal rekryteringar
= Kostnad per anställning
Formeln går att modifiera lite för att exempelvis undersöka omkostnaderna för att ta in extern rekryteringsbyrå, enbart omkostnaderna för annonsering eller för att bara titta på kostnaden för nedlagda personalresurser från HR och rekryterande chefers sida. Det är betydligt svårare att räkna ut utebliven förtjänst, alltså vad företaget har gått miste om i kronor och ören i förlorad produktivitet på att inte ha tjänsten tillsatt, och det är rekommenderat att istället börja enkelt med att få en uppfattning om de direkta kostnaderna för att anställa.
5 Kvalificerade kandidater per ledig tjänst
Hur många av de som sökt till en ledig tjänst är kvalificerade nog att gå vidare till intervju? Med kvalificerad menas här kandidater som har gått vidare till ett visst steg i rekryteringen.
Genom att hålla ett öga på inte bara hur många ansökningar som kommer in, utan också göra en kvalitetsbedömning av dem kan du bland annat:
- Härleda kvalitetssökande från specifika annonskanaler – dessa är värda att lägga mer av annonsbudgeten på i framtiden
- Många sökande, men väldigt få som lever upp till kravet? Det kan vara ett tecken på orealistiska förväntningar (fjäderlätta sumobrottare finns inte!) eller att annonsen inte speglar tjänsten
- Få en uppfattning om hur många sökande ni behöver i en process för att hitta en lämplig kandidat och sätta rekryteringsmål därefter
Att använda nyckeltal på rätt sätt
Nyckeltal är en bra grund att stå på för att få mer konkret koll på hur det ser ut över tid. Dels för att kunna mäta och följa upp sitt egna arbete, men även för att kunna förmedla resultatet av ens egna goda arbete till andra på företaget. Förhoppningsvis har du nu fått lite mer kött på benen för att kunna börja mäta resultatet av ditt arbete med rekryteringar och att därmed med tiden hitta områden att förbättra. Lycka till!
