Hur går en rekryteringsprocess till? Den består grundläggande av tre faser: arbetet innan en tjänst utlyses, urvalsprocessen och slutligen tillsättning och efterarbete. Här får du en mall för en rekryteringsprocess som inspiration för hur ett rekryteringsflöde kan se ut.
1. Förberedelser
Här identifierar ni ett behov, tar fram ramen för tjänsten som ska utlysas och sätter ihop en kravprofil som specificerar kompetenser och krav hos den som ska axla rollen. Del av förberedelser i rekryteringsprocessen är också att skriva ihop en platsannons och välja lämpliga kanaler för att annonsera.
Missa inte att i förberedelsefasen involvera rekryterande chefer så att de är helt införstådda med hur rekryteringsprocessen ser ut och vad de förväntas göra under rekryteringen.
2. Ta emot ansökningar
Platsannonsen har lagts upp på olika annonskanaler och ansökningarna börjar förhoppningsvis trilla in. En viktig del för att skapa förutsättningarna för en bra kandidatupplevelse är att bekräfta att ansökningen har hittar fram.
För den som använder sig av ett rekryteringssystem är det troligen inte allt för mycket att fundera över i denna fas, många verktyg kan hjälpa till med automatisk återkoppling och att hålla ordning på alla ansökningar under rekryteringsprocessen. Den som tar emot ansökningar helt på mailen kan dock ha en hel del manuellt arbete i det här skedet för att registrera ansökningarna (spara ner och organisera inskickade ansökningshandlingar) och lämna återkoppling.
Om ni fortfarande använder Gmail och Excel, varför inte fundera på att uppgradera till ett verktyg som till exempel Trello? Det hjälper er att visualisera de olika stegen i er rekryteringsprocess genom enkel drag-and-drop.
3) Urval 1: Sålla bort okvalificerade sökande
Nu är vi inne i urvalsfasen av rekryteringsprocessen. Urvalet kan i sig självt delas upp i flera separata steg som för varje etapp försöker sålla bort kandidater som inte passar för tjänsten. En första sållning är därför att gallra bort okvalificerade kandidater som inte lever upp till grund- eller skallkraven för tjänsten.
Skallkrav kan t.ex. vara att kandidater vid ansökan till tjänst som lastbilschaufför ska ha C-körkort, måste ha branschcertifikat om det gäller ett jobb som VVS-montör eller har giltig lärarlegitimation för att få jobba på grundskola.
Genom att använda urvalsfrågor i samband med ansökan går det att snabbt separera kvalificerade och okvalificerade sökande från varandra. Kom ihåg att återkoppla till okvalificerade sökande om att de inte har gått vidare i processen.
Om ni inte har ett ATS där ni enkelt kan boka in kandidat-relaterade händelser kan det vara väldigt tidskrävande och manuellt arbete att boka in kandidater på olika tider. I så fall kan ni kolla in verktyget Calendly för att automatisera schemaläggandet och spara er en hel del tid.
4) Urval 2: Rangordna kandidater i rekryteringsprocessen
Nästa steg i urvalsprocessen är att se vilka kandidater som är intressanta att ta vidare till intervju. Det handlar alltså om att rangordna kvarvarande sökande från mest till minst intressanta att kalla till intervju. Rangordningen bör göras utefter hur väl kandidaten passar in på kravprofilen.
Det är främst här många ägnar tid åt att läsa igenom CV eller personliga brev. En alternativ metod som kräver mindre manuell hantering, sparar tid och har hög träffsäkerhet är att använda sig av screeningstest.
Beroende på mån av tid kan det vara aktuellt att i det här steget av rekryteringsprocessen träffa alla kandidater som passar profilen, eller att utefter rangordningen träffa ett bestämt antal kandidater i topp av listan.
5) Urval 3: Intervjuer
Utan att gå in på för mycket detalj om hur en bra intervju är uppbyggt är det bra att känna till intervjuns roll i rekryteringen. Det är ofta det första personliga mötet med arbetssökare och finns till lika mycket för er som deras skull. Här kan det också vara läge att låta rekryteringsprocessen ha flera intervjuer i följd där aktuella kandidater får tillfälle att inte bara träffa rekryterare utan också prata med sin framtida chef.
Det är viktigt att alltid ge återkoppling på en intervju. För en bättre kandidatupplevelse kan det också vara bra att ge feedback på varför personen inte har gått vidare.
6. Urval 4: Arbetsprov
Arbetsprov, case- eller simuleringsövning kan vara ett bra sätt att undersöka om den eller de kandidater som fått en "godkänt-stämpel" från intervjuerna faktiskt kan leverera. I vissa roller kanske arbetsprovet istället består av en teknisk intervju där kandidaten får bolla frågor med en ämneskunnig som undersöker ifall de har rätt underliggande tänk, processer eller metodik för att passa i tjänsten.
7. Erbjudande och efterarbete
Toppkandidaten får jobberbjudande och när anställningskontrakt är påskrivet och klart är det dags att knyta ihop säcken och avsluta rekryteringsprocessen. Alla arbetssökande bör ha fått återkoppling om att de inte har gått vidare i processen och att tjänsten är tillsatt.
Nästa steg
Funderar du på att investera i ett rekryteringssystem eller att byta upp er från det ni har idag? Det kan vara svårt att veta vilket som passar er verksamhets behov bäst. Läs vår guide som hjälper er i valet av rekryteringssystem!
