En rekruttering består grundlæggende af tre forskellige faser. Arbejdet, før du sender en annonce til ”Ledige Stillinger”, udvælgelsesprocessen og endelig at vælge den rigtige kandidat. Neden for har vi sammensat en skabelon for, hvordan en rekrutteringsproces kan se ud, som inspiration til hvordan du kan organisere dine fremtidige rekrutteringer.
1. Forberedelse
Det er her, du først identificerer behovet for en ny medarbejder. Du sætter rammerne for stillingen og en profil med de nødvendige kompetencer og færdigheder til den nye ansættelse. En del af forberedelsesprocessen er også at sammensætte en jobannonce og vælge de rette kommunikationskanaler til at sprede budskabet.
Glem ikke at inkludere de lederne med ansættelsesbehovet tidligt, så de ved, hvordan rekrutteringen vil udfolde sig, og hvad de forventes at foretage sig.
2. Modtag ansøgninger
Din annonce er blevet slået op, og bunken af ansøgninger er stærkt stigende. Et vigtigt skridt i retningen af at skabe en god kandidatoplevelse er at bekræfte over for ansøgerne, at deres ansøgning er modtaget.
For dig som bruger et ATS (application tracking system), også kendt som et rekrutteringssystem, er denne fase af rekrutteringsprocessen mere eller mindre fuldstændig automatisk. Indsamling og organisering af ansøgninger samt afsendelse af automatiske svar, sker uden anstrengelse. For dem, der stadig modtager ansøgninger via e-mail, vil denne fase være en reel energityv, hvor en masse tid går til administration, herunder organisering, registrering af ansøgninger og at besvare kandidater.
3) Udvælgelsesfase 1: Ryd ud i ukvalificerede ansøgere
Vi har nu indledt udvælgelsesprocessen for rekrutteringen. Udvælgelsesprocessen kan opdeles i flere mindre faser, hvor hver fase eliminerer yderligere kandidater, der ikke egner sig til stillingen. Der foretages et førstevalg for at eliminere ukvalificerede ansøgere, som ikke opfylder de grundlæggende krav til stillingen.
Grundlæggende krav kan for eksempel være, at en taxachauffør skal have et kørekort, at en installatør af klimaanlæg skal have den rette uddannelse/baggrund eller at en sygeplejerske har en gyldig licens inden for medicin.
Ved at bruge udvælgelsesspørgsmål som en del af ansøgningsprocessen, hvor du dybest set spørger, om ansøgeren opfylder kravet eller ej, kan du hurtigt skelne, hvem der opfylder og ikke opfylder de grundlæggende krav. Husk altid at komme i kontakt med disse ansøgere, så du kan informere dem om, at de ikke er gået videre til næste runde, og sørg for at gøre det klart, at det er fordi de ikke opfylder de grundlæggende krav.
4) Udvælgelsesfase 2: Bedømmelse og rangering af kandidater
Det næste skridt i udvælgelsesprocessen er at finde ud af, hvilke ansøgere der skal anmodes om at komme til en samtale. Med andre ord bør du rangere kandidaterne, fra mest til mindst interesse ift. at mødes med. Bedømmelsen bør baseres på, hvor godt kandidaten passer til profilens krav og færdigheder, som er nødvendige for at besidde stillingen.
Dette er en af de mest tidskrævende faser, hvor de fleste bruger deres tid på at læse gennem cv'er og ansøgninger. En alternativ metode med langt mindre behov for manuel vurdering, og dermed en tidsbesparelse, er at bruge screeningtest.
Afhængigt af antallet af ansøgere og hvor mange der passer til profilen, kan du vælge at møde alle de resterende kandidater, eller blot nogle få udvalgte øverst på listen.
5) Udvælgelsesfase 3: Interviews
Uden at gå i detaljer om, hvordan man gennemfører en god samtale, skal der som minimum nævnes den rolle interviewet har, i rekrutteringsprocessen. Typisk er det er første gang du møder kandidaten personligt, og mødet lige så meget til for din skyld som for ansøgeren. Med flere runder af interviews, kan kandidaten få mulighed for at møde deres fremtidige leder og spørge om de ting som kandidaten er nysgerrig omkring.
Hvis du afviser en kandidat efter at have gennemført en samtale, bør du give en form for personlig besked eller kontakte dem via telefon. For en bedre kandidatoplevelse, er det værdsat, hvis du også medtager feedback omkring, hvorfor ansøgeren ikke kom videre i processen.
6. Udvælgelsesfase 4: Simuleret arbejdsøvelse
Følg op på dine topkandidater, fra den sidste runde af interviews med en simuleret arbejdsøvelse. Dette er en måde at kontrollere, hvorvidt kandidaten, du har vurderet som værende højt kvalificeret og egnet til jobbet, rent faktisk kan levere i en fremtidig arbejdssituation.
For nogle roller, kan øvelsen ændres til en "teknisk samtale", hvor kandidaten afhøres af en ligestillet om deres ekspertiseområde for at vurdere, om kandidaten besidder de rette færdigheder til problemløsning og forstår arbejdsprocesserne.
7. Tilbud og de løse ender
Den bedst rangerede kandidat får et tilbud, og når alle papirer er blevet underskrevet, er det tid til at afslutte rekrutteringen. Alle ansøgere bør på et tidspunkt informeres om, at de ikke er valgt til stillingen, og at stillingen er besat.
Næste skridt
Overvejer du at købe et rekrutteringssystem eller skifte fra det, du allerede har? Det kan være svært at vide, hvilken et, der er bedst egnet til din organisations behov. Men, du kan downloade og læse vores guide om dette spørgsmål helt gratis.
