En rekrutteringsprosess består grovt inndelt av tre trinn: forarbeid og utlysning av stillingen, utvalgsprosessen og til slutt ansettelsen og onboarding. I denne artikkelen har vi satt sammen et forslag til en mal for en rekrutteringsprosess, som kan være til inspirasjon for hvordan rekrutteringsflyten kan se ut. Kanskje rekrutterer du sjeldent og har behov for en mal, eller kanskje du trenger inspirasjon til hvordan du kan legge opp prosessen annerledes?
1. Forberedelser
Først må man identifisere et behov, hva ønsker dere at deres fremtidige kollega skal bidra med? Det er lurt å utforme rammene for stillingen som skal utlyses og sette sammen en kravprofil som spesifiserer kompetanse og krav til den som skal ansettes. En del av forberedelsene er også å skrive en stillingsannonse og velge de rette kanalene for annonsering.
Ikke glem å involvere rekrutterende ledere i forberedelsesfasen slik at de er helt innforståtte med hvordan prosessen går for seg og hva det er forventet at lederen skal bidra med underveis.
2. Motta søknader
Stillingsannonsen er publisert i ulike annonsekanaler og forhåpentligvis begynner søknadene å komme inn. En viktig forutsetning for å skape en god kandidatopplevelse er å bekrefte at søknaden er mottatt.
For de som benytter seg av et rekrutteringssystem er det sannsynligvis ikke mye å tenke på i denne fasen siden mange verktøy kan hjelpe til med automatiske tilbakemeldinger og holde orden på alle søknadene. De som i dag mottar søknader på e-post kan imidlertid få en del manuelt arbeid med å registrere søknadene og gi tilbakemeldinger. Å motta søknader på mail er heller ikke å anbefale etter at GDPR trer i kraft fra 25. mai 2018.
3. Utvalg 1: Sorter bort ukvalifiserte søkere
Selve utvelgelsen kan deles i flere faser som i hvert trinn sorterer ut kandidater som ikke passer til stillingen. Første utvelgelsesfase handler derfor om å sile ut ukvalifiserte kandidater som ikke lever opp til skallkravene eller de obligatoriske kravene for stillingen.
Eksempler på obligatoriske krav:
- Kandidater som søker på en stilling som lastebilsjåfør må ha førerkort klasse C
- Hvis det gjelder jobb som VVS-montør må man ha den rette sertifiseringen
- Man må kunne vise til fullført utdanning for å kunne jobbe som lærer i grunnskolen.
Ved å benytte utvalgsspørsmål i forbindelse med innsending av søknaden går det raskt å skille kvalifiserte søkere fra ukvalifiserte søkere. Husk å gi tilbakemelding til ukvalifiserte søkere om at de ikke går videre i prosessen med en kort forklaring på hvorfor.
4. Utvalg 2: Rangering av kandidater
Neste trinn i utvelgelsesprosessen er å se hvilke kandidater som er interessante å ta med videre til intervju. Det handler altså om å rangere gjenværende søkere fra hvem som er mest til minst interessante å innkalle til intervju. Rangeringen bør ta utgangspunkt i hvor godt kandidaten passer til kravprofilen.
Om man bruker et rekrutteringssystem med automatiserte hendelser er det først og fremst her mange bruker tid på å lese CV-er og søknader. Å benytte seg av en screeningtest er et alternativ som krever mindre manuell håndtering, som sparer tid og har høy treffsikkerhet for å forutsi en persons fremtidige jobbprestasjon.
Avhengig av hvor mye tid man har kan det være aktuelt å møte alle kandidater som passer til kravprofilen, eller å møte et bestemt antall kandidater som befinner seg på toppen av prioriteringslisten din.
5. Utvalg 3: Intervju
Vi skal ikke gå i detalj om hvordan et godt intervju er bygget opp, men det er lurt å kjenne til hvilken rolle intervjuet har i rekrutteringen samt å stille de rette spørsmålene. Intervjuet er ofte det første personlige møtet med arbeidssøkerne, og det er viktig å huske på at intervjuet gjennomføres like mye for bedriftens skyld som for arbeidssøkernes skyld.
Det er viktig at man alltid gir tilbakemelding på intervjuer. For å skape en positiv kandidatopplevelse bør man også gi tilbakemelding på hvorfor kandidaten ikke har gått videre i prosessen.
6. Utvalg 4: Arbeidsprøve
En arbeidsprøve eller et case kan være en god måte å undersøke om den eller de kandidatene som har gjort det bra i intervjuene faktisk kan levere det de sier de kan. For noen stillinger kan arbeidsprøven bestå av et teknisk intervju der kandidaten sitter sammen med en fagperson som stiller spørsmål for å finne ut om vedkommende har den riktige tankegangen eller egnede arbeidsprosesser eller metoder for å passe i stillingen.
7. Tilbud og etterarbeid
Tilslutt vil toppkandidaten får tilbud om stillingen, og når ansettelseskontrakten er undertegnet og klar er det på tide å avslutte rekrutteringen. Alle arbeidssøkere bør ha fått en tilbakemelding om at de ikke har gått videre i prosessen og om at stillingen er besatt.
Vi ønsker lykke til med deres rekrutteringer!
