Digital onboarding handlar om att den nyanställda ska lära känna företagets kultur, komma snabbt in i sin roll och bli en värdefull medarbetare och ambassadör.
Men när startar onboarding-processen egentligen? När den sökande accepterar erbjudandet om anställning? På första arbetsdagen? Nej, en bra onboarding-process startar redan direkt när den nya medarbetaren signerat kontraktet..
På Talentech kallar vi tiden mellan att kontraktet är påskrivet och det första arbetsdagen för preboarding. Det är då den sökande börjar samla sina intryck av er som arbetsgivare.
Genom att se till att alla nyanställda får ett bra mottagande blir de snabbare produktiva och kan bidra på fler områden – de kommer att engagera sig tidigare, vilket ökar arbetsglädjen och viljan att jobba på företaget.
Några tips för en starkare preboarding:
Tiden efter att den anställda har skrivit under anställningsavtalet är ofta kritisk. Det kan hända att vederbörande har tre månaders uppsägningstid på sitt förra jobb. Under den perioden kan mycket hända. Hen kanske får en ny chef, nya arbetsuppgifter eller bättre villkor? Håll tät kontakt under den här perioden. Om ni har sociala tillställningar, bjud in den nyanställda. Anordna en lunch med de kommande kollegorna på avdelningen. Ring och prata för att visa att du kommer ihåg vederbörande och ser fram emot att hen ska börja hos er. Uppmärksamhet är a och o under den här perioden.
- Ha elementära saker som kontorutrustning, dator, passerkort osv. klara redan första dagen
- Gör en plan för den första veckan. Vilka personer ska den nyanställda få träffa och vad ska hända?
Om ni använder ett digitalt HR-verktyg för onboardingen kan ni tillhandahålla viktig information om arbetsplatsen, låta den nya medarbetare få träffa kollegor via hälsnings-videos, få tips om de bäst lunchställena och annat som gör att hen känner sig som en större del av arbetsplatsen.
Men är onboarding-processen verkligen så viktig? Svaret är: ja!
Sannolikheten för att en anställd stannar kvar på företaget i upp till tre år är 69 % större om hen deltar i ett organiserat onboarding-program än om hen inte gör det. (Bauer, 2010).
Läs också: Frågor dina nyanställda vill ha svar på under onboardingen
Här kommer 7 tips för en bättre digital onboarding
- Sätt upp milstolpar för den nyanställda efter till exempel 30, 60, 90 och 120 dagar. Och du bör vara extra mån om den nyanställdes trivsel och engagemang under hela det första året.
- Gör den första dagen till något extra. Exempel: När den nyanställda kommer till sitt skrivbord väntar en stor skål med vederbörandes favoritgodis som övriga anställda kan bjudas på när de kommer för att presentera sig. En bra icebreaker.
- En bra idé är att be den nyanställda att skriva ett introduktionsmail och skicka det till alla nya kollegor första dagen på jobbet. Här kan den nyanställda berätta lite om sig själv och vad hen gjort tidigare, vad hen ska göra på företaget och bifoga en bild på sig själv.
- En annan bra idé är att ordna en mentor, till exempel en kollega eller chef, som tar hand om den nyanställda lite extra under den första tiden. På så sätt vet den nyanställda vem hen ska vända sig till med sina 1 000 frågor. Mentorn är också den som hjälper till med den sociala integreringen.
- Var uppmärksam på att det lätt kan bli för mycket information att ta in för den nyanställda i början. Portionera ut informationen över tid istället för att överösa personen med information de första dagarna.
- Svaren på de vanligaste frågorna en nyanställd har kan med fördel samlas i ett dokument som finns tillgängligt på exempelvis intranätet.
- Använd ett dedikerat digitalt verktyg för onboarding-processen.
Läs också: FM Mattsson Mora Group om digital onboarding
För att försäkra dig om att onboarding-programmet på företaget fungerar som det ska bör du be de nyanställda, chefer och kollegor om återkoppling. Det kan du göra på lite olika sätt:
- En liten enkät med en kombination av viktade och öppna frågor
- Anställer du flera personer samtidigt kan ni ha ett möte där ni diskuterar deras upplevelser av onboarding-processen
- Gå en runda och tala med var och en som du tror har relevant information att ge dig
Att tänka på när ni ska investera i ett onboardingsystem
Behöver ni tips på vad ni ska ha i åtanke när det är dags för er att investera i ett onboarding-verktyg? Se vårt kostnadsfria webinar där Annelie Wistedt, Customer Success Manager för Talentech Sverige, går igenom bland annat:
• De utmaningar ni kan möta när ska börja använda ett onboardingsystem – och hur du övervinner dem.
• Fem områden som är viktiga att ha med sig in i onboardingprocesser för att optimera upplevelsen för nya medarbetare.
• Sist men inte minst en intervju med Maria Lyly Corlin från FM Mattsson Mora Group som berättar om hur Talentechs onboardingsystem Talmundo hjälpt och optimerat deras processer.
Se webinaret när det passar dig via länken nedan!
