Hur gick tankarna hos FM Mattsson Mora Group när de bestämde sig för att satsa på digital onboarding? Och hur har deras medarbetare reagerat?
Vi ställde några frågor till Lisa Sundman Maripuu, HR Manager på FM Mattsson Mora Group, om varför de valde att digitalisera sin onboarding, hur visionen framåt ser ut och vilka lärdomar de hittills dragit.

Hej Lisa, vad var det som gjorde att ni bestämde er för att arbeta strukturerat med digital onboarding på FM Mattsson Mora Group och hur har ni lagt upp det arbetet?

-Hej! Vi bestämde oss för att se över våra HR-processer, hur vi arbetade med dem och vi såg då ett behov av att effektivisera, automatisera och digitalisera bland annat vår onboarding, eller introduktion som vi kallade det.
Vi började med att se över vilka av våra gamla introduktionsrutiner som var relevanta, vad som behövde ändras och utvecklade även nya rutiner för att passa verksamheten och vår nya digitala verklighet.

Hur såg det ut hos er innan ni valde att arbeta med digital onboarding? Hade ni tydliga onboardingprocesser eller är det något ni ser över nu i samband med att ni digitaliserar onboardingen? 

- Vi hade redan innan en tydlig introduktionsrutin som låg i vårt verksamhetssystem, men den krävde att vi t.ex. skrev ut ca 50 papper för varje ny medarbetare vilket inte var i linje med våra hållbarhets- eller miljömål. Introduktionen var mer inriktad på lagstadgade rutiner som gicks igenom, inte så mycket att skapa en wow-känsla av företaget. Introduktionen startade även samma dag som medarbetaren började hos oss, så ingen pre-boarding gjordes och ingen uppföljning hanterades. Det var viktigt för oss att kritiskt granska alla arbetsuppgifter som låg på chefen i den tidigare introduktionen och ställde oss hela tiden frågorna: ”Är det här viktigt?” samt ”Vilken verksamhetsnytta ger den här arbetsuppgiften?”

 

Lisa FM Mattsson

Utifrån feedback och verksamhetens förändringar ska också onboardingen förändras och utvecklas
- Lisa Sundman Maripuu, HR Manager


Vilken vision har du för hur ni vill jobba med er digitala onboarding framåt? 

- Min vision är att vi fortsätter att arbeta agilt med vår onboarding, utifrån feedback och verksamhetens förändringar ska också onboardingen förändras och utvecklas. Vi vill vara en föregångare i branschen på onboarding då vi tror att det skapar starka ambassadörer för vårt företag och våra varumärken redan innan de startar sin anställning. Vi ser onboarding som en viktig kulturbyggare!
Vi vill ständigt förbättras så om ett år är vår onboarding ännu bättre och vi attraherar lättare rätt kompetenser. 

Läs också: Onboarding hos Alecta Fastigheter

Onboarding är ett begrepp på allas läppar nuförtiden, i alla fall om man arbetar inom HR. Hur upplevde du att det var att få med er ledningsgrupp på onboardingtåget? Hur gick ni till väga?

- Det var inga som helst problem att få med ledningsgruppen på tåget, de var redan öppna för den digitala förändringen, något som arbetades med i hela koncernen.
Onboardingen var även helt i linje med vår strategi ”att skapa wow-känsla” och introduktionen blev ett större mervärde än bara lagstadgade krav.
 

Läs också: Defintionen av effektiv onboarding

Hur har nyanställda reagerat på den digitala onboardingen hittills? Har ni fått någon feedback?

- Vi har fått väldigt positiv feedback av våra nya medarbetare. De berättar att de känner sig mer varma i kläderna när de kliver innanför dörrarna, de kände att de fick bra information och framförallt samlat på ett ställe istället för att leta igenom t.ex. mail eller sms.
Vi skickar ut undersökningar efter varje onboarding där vi frågar efter wow-faktorer och förbättringspotential som vi kan ta med oss i vårt utvecklingsarbete framåt.

Vilka är de största lärdomarna du hittills dragit från att digitalisera onboardingen?

- Det tar oftast längre tid än vad man tror att implementera något nytt i verksamheten. Avsätt extra tid och gärna en dedikerad person som arbetar med det administrativa i bakgrunden.
Stäm av regelbundet med såväl chefer som andra inblandade medarbetare, t.ex. lön, så allt stämmer överens med verkligheten.

Vilka tre tips skulle du ge någon som ligger i startgroparna med att implementera digital onboarding? Vad behöver de tänka på?

- Gå igenom introduktionsrutinen tillsammans med chefer samt andra medarbetare som kommer påverkas av onboardingen så de får vara med och påverka. Om ni har en gammal introduktionsrutin, använd er inte av den rakt av. Var kritiska och fråga er om alla delar fortfarande är relevanta.
Var inställd på att onboarding är ett levande verktyg, mest troligt kommer ni inte implementera den en gång och sedan låta den vara. Låt den utvecklas tillsammans med verksamheten.


Är du nyfiken på hur vi på Talentech kan hjälpa dig med hela medarbetarresan, från att attrahera rätt kandidater, till att rekrytera, introducera, utveckla och engagera dina medarbetare? Boka en demo!

 

Köpguide onboardingsystem - ladda ner