En bra onboarding gör att dina medarbetare stannar längre på arbetsplatsen. Ja, det är faktiskt 58 procents större chans att en medarbetare som gått igenom en strukturerad onboarding är kvar i organisationen tre år senare.
Trots att många verksamheter nu börjar spendera mer tid på kontoren igen, är det fortfarande mycket onboardingprocesser som sker helt eller delvis på distans.
Vare sig onboardingen sker på plats eller på distans finns det frågor som är viktiga att besvara för att ge de nyanställda en bra upplevelse av sin första tid i din verksamhet. Dessa är:
Produktivitet
Rätt kunskap i rätt tid är fundamentalt så att nyanställda får förutsättningar att effektivt bidra till din verksamhet. Att nya medarbetare inte fått någon ordentlig onboarding är faktiskt skälet till att 49 procent av dem initialt underpresterar på arbetsplatsen.
Engagemang
Får nyanställda inte den uppmärksamhet som behövs finns det en risk att de inte känner sig tillräckligt högt värderade, vilket kan leda till att de börjar känna tvivel kring den nya tjänsten. Fattade de verkligen rätt beslut som började jobba hos er? Faktum är att en av tre nyanställda avslutar anställningen inom de första sex månaderna.
De goda nyheterna är att om du proaktivt svarar på nyanställdas frågor, kommer du att säkerställa dina rekryteringsinvesteringar och stärka deras medarbetarupplevelse!
Tema 1: Vad händer innan jobbstart?
Preboardingprocessen, alltså den som äger rum mellan att kontraktet signeras och första jobbdagen, sker ju ofta på distans. Är den nyanställdes första jobbdag hemifrån är det ännu viktigare att hen har en laptop första jobbdagen.
Se till att ha svar på följande frågor:
1. Hur signerar jag mitt kontrakt?
2. Kommer jag att få en dator/telefon?
3. Kan jag välja vilken dator och telefon jag får?
4. Hur tar jag emot min dator och telefon?
5. Finns det något material jag behöver gå igenom innan första dagen?
6. Finns det någonting kopplat till covid-19 jag behöver veta eller göra innan första dagen?
Tema 2: Hur sätter jag upp mitt hemmakontor?
Att lyckas med hemarbete kan vara utmanande! Se till att definiera exakt vad din verksamhet kan hjälpa till med och glöm inte att ge information om hur den nyanställde kan ta hand om sin hälsa även under distansarbete.
7. Har jag en budget för att sätta upp mitt hemmakontor?
8. Kan jag göra utlägg för kontorsmaterial?
9. Ersätter verksamheten internetkostnader när jag jobbar hemifrån?
10. Har ni tips för hur jag kan skapa en ergonomisk arbetsplats hemma?
Tema 3: Hur ser den första jobbdagen ut?
Till och med den mest erfarne nyanställde kan känna av lite nerver när det är dags för den första dagen på det nya jobbet. Är den dessutom på distans så kan det innebära ytterligare osäkerhet och extra pirr.
Det är därför bra om ert onboardingprogram tar hänsyn till de praktiska aspekterna av en jobbstart på distans, så att de nyanställda kan vara hundra procent fokuserade och närvarande.
11. Vilken tid börjar jag jobba?
12. Finns det ett schema för första dagen?
13. Finns det någon klädkod (som även gäller för distansarbete)?
14. Hur loggar jag in på min email/slack/zoom och andra eventuella verktyg?
15. Vem har jag mitt första videosamtal med?
16. Vad gör jag om jag har problem med att koppla upp mig?
17. Vad finns det för riktlinjer kring videosamtal? (Är det obligatoriskt att ha video på? Bör jag använda externa hörlurar eller går det bra med högtalarna på datorn?)
18. Finns det någon annan utrustning jag behöver från första dagen?
19. Ska jag luncha med mitt team online?
20. Vem kan jag ringa om jag har några andra frågor?
De här frågorna kanske kan tyckas väldigt enkla. Men när en nyanställd jobbar hemifrån finns det ingen kollega att vända sig till för en snabb fråga, så tydlighet kring det mest grundläggande är superviktigt!
Tema 4: Hur fungerar egentligen det praktiska?
Nästan 75 procent av nyanställda anser det är högt prioriterat att gå igenom företagspolicys. Så även om det inte är den roligaste delen av ett nytt jobb är det viktigt.
21. Vad gör jag om jag blir sjuk?
22. Hur ser processen ut om jag får corona?
23. Hur ser processen ut om jag kommer i kontakt med någon som har coronaviruset?
24. Kan jag jobba på distans varifrån som helst, även andra länder?
25. Vilka förmåner erbjuder verksamheten?
26. Vad är policyn kring ledighet?
27. Kan jag svara på personliga samtal och mail under arbetstid?
28. Hur fungerar det med resandet med tanke på covid-19?
29. Kan jag träffa mina kollegor ansikte mot ansikte?
30. Kan jag träffa mina kunder fysiskt?
31. Vad gör jag om min jobbtelefon eller dator går sönder?
32. Hur långa pauser har jag och kan jag ta dem när jag vill?
28 procent av HR-medarbetare menar att handboken för hur man kan jobba på distans behöver uppdateras. Den är ett perfekt sätt för att kommunicera kring dessa frågor!
Tema 5: Hur hanterar ni arbete under covid-19?
Nyanställda vill veta hur ni som verksamhet har agerat under covid-19 och vilken strategi ni har för att säkerställa trygghet för era medarbetare.
33. Vilka rutiner för hälsa och säkerhet har upprättats som svar på covid-19?
34. Förväntas vi jobba på kontoret nu framöver? Eller är det en hybridlösning eller annat upplägg?
35. Hur kommuniceras uppdateringar kring verksamhetens covid-19-policy?
36. Finns det något extra stöd för medarbetare med barn som jobbar hemifrån?
37. Hur planerar verksamheten att växa i en ekonomi efter covid-19?
Var så tydliga ni kan på det här området för att undvika osäkerheter. Se även till att uppdatera svaren när/om saker och ting förändras.
Vill du veta mer?
Vilken tur att vi har en guide med ännu fler centrala frågor från nyanställda som det är bra om ni har svar på! Ladda ner guiden via länken nedan.
