Uppsägning, avskedning, få sparken, ja kärt barn har många namn. Att säga upp en anställd är en av de mindre roliga uppgifterna som HR har på sitt skrivbord, men tyvärr också en som man inte kan undvika på en arbetsplats. Därför är det viktigt att du säkerställer bra processer, så att kunskap och professionalism bevaras, att de administrativa processerna fullföljs, att den uppsagda medarbetaren lämnar företaget på goda villkor och får möjlighet att säga adjö till sina kollegor ordentligt.
Därför har vi skapat den här guiden som tar dig igenom de processer som ska genomföras när du säger upp en anställd, samt hur du skapar en bra upplevelse för den uppsagda medarbetaren.
Vilka processer måste finnas när man säger upp en anställd?
HR:s ansvarsområden:
1. Stödja cheferna i kunskapsdelning, överlämnande och praktiska uppgifter
Att säkerställa att kunskap, arbetsuppgifter, professionalism och arbetsprocesser som den uppsagda medarbetaren besitter förmedlas på ett korrekt sätt är en oerhört viktig disciplin som kan ha stor affärsmässig betydelse. Först och främst handlar det om att sätta upp dokumentationsmöten med de intressenter som kan finnas inom de områden som den uppsagda medarbetaren sysslat med.
Under dessa möten ska den uppsagda medarbetaren dokumentera sina dagliga arbetsrutiner och arbetsuppgifter, så du säkerställer att berörda parter får rätt information. Efter att du sett till att alla den uppsagda arbetstagarens arbetsuppgifter och rutiner är dokumenterade ska du säkerställa överlämnandet av dessa, samt säkerställa praktiska överlämningar.
Det bästa verktyget du kan ge dina chefer för att säkerställa överlämning av arbetsuppgifter och rutiner, samt de praktiska sakerna (som överlämnande av PC, nyckelkort etc.) är uppgiftshantering. Ett bra uppgiftshanteringsverktyg bör innehålla aviseringar så att du kan försäkra dig om att uppgifterna utförs och om de inte gör det så bör du ha satt upp aviseringar för HR så att du kan hålla chefer och uppsagda medarbetare i öronen och säkerställa att uppgifterna utförs.
2. Se till att företaget följer all omgivande personallagstiftning
Det finns några generella regler för uppsägning som du som företag måste följa. Eftersom vi inte är advokater kommer vi inte att göra en helt färdig guide till reglerna, men några av de allmänna sakerna du bör tänka på är:
- Vilka skäl du inte får avsluta baserat på, såsom kön, ålder, etnicitet, graviditet, etc.
- Uppsägningen beror på hur länge den anställde varit anställd och följer "Lagen om anställningsskydd" (LAS), som påminner om den danska tjänstemannalagen - om inte annat avtalats i kontraktet.
- Många anställda har rätt till en saklig motivering för sin uppsägning, som typiskt sett delas in i subjektiva förhållanden, såsom beteende och prestation, eller objektiva villkor, såsom besparingar och organisationsförändringar.
Utöver de 3 villkoren ovan finns det många andra saker att hålla reda på, såsom permittering kontra avstängning, lön under uppsägningstiden, gällande semesterregler, avgångsvederlag, bonuslön, särskilda regler inom branscher eller offentliga organ och mycket mer. Se därför till att du har bra koll på dina juridiska ärenden innan du väljer att säga upp en anställd.
3. Officiellt uppsägningsdokument
Även om det inte finns några övergripande krav på skriftliga meddelanden i Sverige så rekommenderas det ändå starkt. Det säkerställer bevis för båda parter, som kan användas för att undvika framtida potentiella tvister. Tjänstemän har dock rätt till ett skriftligt skäl till uppsägning om de vill ha det.
4. Raderingspolicyer
När en anställd lämnar företaget upphör anledningen till att behöva lagra och behandla personens stamdata. Därför måste processer sättas upp för att säkerställa att personuppgifter raderas i enlighet med GDPR. Dessutom bör du också överväga att använda uppgiftshantering så att du får aviseringar som säkerställer att du kommer ihåg att radera nödvändiga data.
Chefens ansvarsområden:
För chefen handlar det främst om att följa uppsatta processer till punkt och pricka och se till att uppgifterna kring uppsägningen genomförs. De två största ansvarsområdena som chefen har är uppföljning av praktiska leveranser och överlämnande av kunskap, arbetsuppgifter och professionalism.
Det finns också många praktiska överlämningar som kan hanteras med hjälp av uppgiftshantering:
1. Checklista för praktiska överlämningar
- Överlämna tjänstebil och dokumentation till ansvarig
- Lämna in matsalskortet och nyckelbrickan till ansvarig
- Lämna över PC, headset, mobiltelefon etc. till IT eller annan ansvarig
- Kontakta IT för att stänga av olika konton för system
2. Checklista för överlämnande av uppgifter
- Hålla dokumentationsmöten för att dokumentera arbetsflöden och professionell kunskap
- Se till att mottagarna på dokumentationsmötena har förstått arbetsflödena och den kunskap som lämnats
- Se till att den uppsagda medarbetarens tidigare arbetsuppgifter utförs framöver
3. Checklista för sociala förhållanden
- Hålla en avskedsfrukost, farväl fredagsbar eller liknande
- Beställning av blommor eller annan avskedsgåva
Hur skapar man en bra upplevelse för uppsagda medarbetare?
Att få sparken är aldrig roligt, men om du upprätthåller en hög nivå av professionalism och respekt kommer du att säkerställa att uppfattningen om ditt företag förblir positiv. Detta ska helst vara ett samarbete mellan HR och chef, precis som de processer som nämnts ovan, där HR gör verktygen tillgängliga och cheferna ser till att följa de olika åtgärderna.
1. Samla in feedback och ge möjlighet att framföra sina åsikter:
För att optimera processer är det nödvändigt att känna till den aktuella situationen och för att känna till den nuvarande situationen är det nödvändigt att fråga om den. Kom därför ihåg att samla in feedback från alla anställda som blivit uppsagda, där du frågar om arbetsförhållandena (mentala såväl som fysiska) i övrigt, samt själva uppsägningsprocessen. Det vill säga hur personen upplever att han/hon blivit bemött under hela processen, om det var några saker som de tycker borde ha gjorts annorlunda och om det fanns några fallgropar där personen kanske inte kände att de blev respekterade, behandlade på rätt sätt eller något helt annat.
Tänk på att samla in både kvantitativa data som kan användas för att dra trender, samt kvalitativa data där den uppsagda medarbetaren får möjlighet att uttrycka sina oreserverade åsikter och inte känner sig begränsad i fråga om svarsmöjligheter. Du kan med fördel använda dig av automatiserade frågeformulär, men fundera här över vad som passar bäst för ditt företag. Vissa väljer att anonymisera enkäter för att uppnå högre tillförlitlighet och andra väljer att göra det med namn på, så att en dialog kan föras om de frågor som har uppstått under anställnings- och uppsägningstiden.
2. Ge möjlighet att säga hej då ordentligt
Många anställda bildar starka relationer och vänskap med sina kollegor under sin anställning. Det är därför viktigt att du ger uppsagda medarbetare möjlighet att säga adjö ordentligt. Detta kan göras på många sätt, men ett av sätten som många företag har lyckats med är "avskedsvideor". Avskedsvideor kan vara både för ett team du varit en del av eller för hela företaget, beroende på vad du tycker är mest vettigt.
Det kommer givetvis alltid att finnas ett missnöje bland uppsagda medarbetare, men följer du ovanstående processer och råd har du redan kommit en bra bit på väg!
Utforska vårt offboardingsystem Talmundo
Vill du veta mer om uppsägning av anställda?
Om du vill ha mer hjälp om hur du säger upp anställda på ett korrekt sätt har vi skapat en gratis offboarding [CHECKLISTA], som listar de viktigaste uppsägningsaktiviteterna som HR måste hantera och vilka alternativ du har för att återuppfinna din offboarding.
