Opsigelse, fyring, fratrædelse, ja, kært barn har mange navne. At opsige en medarbejder er en af de mindre sjove opgaver, som HR har på sit bord, men desværre også en som du ikke kommer udenom på en arbejdsplads. Derfor er det vigtigt, at du sikrer gode processer, for at viden og faglighed bliver bevaret, at de administrative processer opfyldes, at den afskedigede medarbejder forlader virksomheden på god fod og får mulighed for at sige ordentligt farvel til sine kollegaer.
Derfor har vi lavet denne guide, som tager dig igennem de processer som bør udføres, når du opsiger en medarbejder, samt hvordan du skaber en god oplevelse for den opsagte medarbejder.
Hvilke processer skal være til stede når du opsiger en medarbejder?
HR's ansvarsområder:
1. Støtte lederne i vidensdeling, overlevering og praktiske opgaver:
At sikre viden, arbejdsopgaver, faglighed og arbejdsgange som den afskedigede medarbejder besidder, bliver overleveret korrekt er en yderst vigtig disciplin, som kan have stor forretningsmæssig betydning. Først og fremmest handler det om at opsætte dokumentationsmøder med de interessenter, der måtte være inden for områderne, som den afskedigede medarbejder har beskæftiget sig med.
Under disse møder skal den afskedigede medarbejder dokumentere deres daglige arbejdsrutiner og -opgaver, så du sikrer, at de relevante parter får den rette information. Efter du har sikret at alle den afskedigede medarbejders arbejdsopgaver og -rutiner er dokumenteret, skal du sikre overleveringen af disse, samt sikre praktiske overleveringer.
Det bedste værktøj du kan give dine ledere for at sikre overleveringen af arbejdsopgaver og -rutiner, samt de praktiske ting (såsom aflevering af PC, nøglekort mm.) er opgavestyring. Et godt opgavestyringsværktøj bør indeholde notifikationer, så du kan sikre sig, at opgaverne bliver udført, og hvis de ikke gør, så bør du have opsat notifikationer til HR, så I kan holde ledere og opsagte medarbejdere i ørene og sikre at opgaverne udføres.
2. Sikre at virksomheden overholder al den omkringliggende personalejura:
Der er nogle overordnede regler for opsigelse, som du som virksomhed skal overholde. Da vi ikke er jurister, kommer vi ikke til at lave en totalt udfyldt guide for reglerne, men noget af det overordnede du skal holde for øje er:
- Hvilke årsager du ikke må opsige på baggrund af, såsom køn, alder, etnicitet, graviditet osv.
- Opsigelsesvarsling er afhængigt af, hvor længe medarbejderen har været ansat og følger funktionærlovens retningslinjer (for funktionæransatte, visse overenskomstansatte faggrupper har sine egne forhold), medmindre andet er aftalt i kontrakten.
- Mange medarbejdere har krav på en saglig begrundelse for deres opsigelse, som typisk opdeles i subjektive forhold, såsom adfærd og præstation, eller objektive forhold, såsom besparelser og organisatoriske ændringer.
Udover de 3 ovenstående forhold, er der mange andre ting der skal holdes styr på, såsom fritstilling versus suspendering, løn i opsigelsesperioden, gældende ferieregler, fratrædelsesgodtgørelser, bonuslønninger, særlige regler i brancher eller offentlige instanser og meget mere. Sørg derfor for at have godt styr på dine juridiske forhold, før du vælger at opsige en medarbejder.
3. Officielt opsigelsesdokument:
Selvom der ikke foreligger nogen overordnede krav om skriftlige opsigelser i Danmark, så anbefales det stadig på det kraftigste. Det sikrer bevisførelse for begge parter, hvilket kan bruges til at undgå fremtidige potentielle tvister. Dog har funktionærer krav på en skriftlig begrundelse for opsigelser, hvis de ønsker en.
4. Slettepolitikker:
Når en medarbejder stopper i virksomheden, stopper årsagen til at måtte opbevare og behandle personens stamdata. Derfor skal der opsættes processer som sikrer, at persondata slettes i compliance med GDPR. Dertil bør du også overveje også at bruge opgavestyring, så du modtager notifikationer, som sikrer, at du husker at slette den nødvendige data.
Lederens ansvarsområder:
For lederen handler det især om at følge de opsatte processer til dørs og sikre, at de opgaver som ligger omkring opsigelsen bliver klaret. De to største ansvarsområder som lederen besidder, er opfølgningen af praktiske leveringer og overleveringen af viden, arbejdsopgaver og faglighed.
Der forekommer også en masse praktiske overleveringer, som kan håndteres vha. opgavestyring:
1. Tjekliste for praktiske overleveringer:
- Aflevere firmabil og dokumentation til den ansvarlige
- Aflevere kantinekort og nøglebrik til den ansvarlige
- Aflevere PC, headset, mobiltelefon osv. til IT eller anden ansvarlig
- Kontakt IT for nedlukning af diverse konti til systemer
2. Tjekliste for overlevering af arbejdsopgaver:
- Afholdelse af dokumentationsmøder for at dokumentere arbejdsgange og faglig viden
- Sikre at modtagerne på dokumentationsmøderne har forstået arbejdsgangene og den viden som blev overleveret
- Sikre at den afskedigede medarbejders tidligere arbejdsopgaver bliver udført fremadrettet
3. Tjekliste for sociale forhold:
- Afholdelse af afskedsmorgenmad, afskedsfredagsbar eller lignende
- Bestilling af blomster eller anden afskedsgestus
Hvordan skaber du en god oplevelse for opsagte medarbejdere?
Det er aldrig sjovt at modtage en opsigelse, men hvis du holder et højt niveau af professionalisme og respekt, så sikrer du at opfattelsen af din virksomhed forbliver positiv. Dette skal helst være et samarbejde mellem HR og lederen, ligesom processerne nævnt ovenfor, hvor HR stiller værktøjerne til rådighed og lederne sørger for at følge de forskellige tiltag til dørs.
1. Indsaml feedback og giv muligheden for at tilkendegive sine holdninger:
For at optimere processer kræver det, at man kender den nuværende situation, og for at kende den nuværende situation kræver det, at man spørger ind til den. Husk derfor at indsamle feedback fra alle afskedigede medarbejdere, hvor du spørger ind til arbejdsforholdene (psykiske såvel som fysiske) generelt, samt selve opsigelsesprocessen. Altså, hvordan personen føler at han/hun blev behandlet igennem forløbet, om der var nogle ting de synes skulle være gjort anderledes og om der var nogle faldgruber hvor personen måske ikke følte at de blev respekteret, behandlet ordentligt eller noget helt tredje.
Husk både at indsamle kvantitative data som kan benyttes til at trække tendenser, samt kvalitative data hvor den afskedigede medarbejder får muligheden for at tilkendegive sin uforbeholdne holdninger og ikke føler restriktioner i form af svarmuligheder. Du kan med fordel benytte automatiserede spørgeskemaer, men overvej her hvad der er det bedste match for din virksomhed. Nogle vælger at anonymisere spørgeskemaer for at opnå højere reliabilitet og andre vælger at gøre det det med navn på, så man kan indgå en dialog om de problemstillinger der har været i ansættelses- og opsigelsesperioden.
2. Give muligheden for at sige ordentligt farvel
Mange medarbejdere får stærke relationer og kammeratskaber med deres kollegaer under deres ansættelsesforhold. Det er derfor vigtigt at du giver afskedigede medarbejdere muligheden for en ordentlig afsked. Dette kan gøres på mange måder, men en af de måder som mange virksomheder har haft succes med, er ”afskedsvideoer”. Afskedsvideoer kan både være til en det team man har været en del af eller til hele virksomheden, afhængigt af du føler giver bedst mening.
Der vil selvfølgelig altid være utilfredshed iblandt opsagte medarbejdere, men følger du de ovenstående processer og råd, er du allerede nået langt!
Udforsk vores offboardingsystem Talmundo
Vil du gerne lære mere om opsigelse af medarbejdere?
Hvis du ønsker mere hjælp til, hvordan du kan opsige medarbejdere på en ordentlig måde, så har vi lavet en gratis offboarding [TJEKLISTE], som lister de vigtigste aktiviteter inden for opsigelser, som HR skal administrere og hvilke muligheder du har til at genopfinde din offboarding.
