Oppsigelse, sparken, fratredelse, ja, kjært barn har mange navn. Å si opp en medarbeidere er en av de mindre morsomme oppgavene som HR har ansvar for, men det er dessverre også en oppgave som du ikke kommer utenom på en arbeidsplass. Derfor er det viktig at du sørger for gode prosesser, at kunnskap og erfaring bevares, at de administrative prosessene gjennomføres og at den oppsagte medarbeideren forlater virksomheten på en god måte, og får anledning til å si et skikkelig farvel til kollegaene sine.
Det er også derfor vi har laget denne guiden, som tar deg igjennom de prosesser som må gjennomføres når du sier opp en ansatt, samt hvordan du skaper en god opplevelse for den oppsagte medarbeideren.
Hvilke prosesser skal være tilstede når du sier opp en medarbeider?
HRs ansvarsområder
1. Støtte ledere med kunnskapsdeling, overlevering og praktiske oppgaver
Å sørge for at kunnskap, arbeidsoppgaver, erfaring og rutiner som den oppsagte medarbeidere besitter blir overlevert riktig er en svært viktig øvelse, som kan ha stor forretningsmessig betydning. Først og fremst handler det om å planlegge dokumentasjonsmøter med de interessenter som er aktuelle, innenfor de områder som den oppsagte medarbeideren har hatt ansvar for.
I løpet av disse møtene skal den oppsagte medarbeideren dokumentere sine daglige rutiner og oppgaver, slik at du sikrer at de relevante parter får riktig informasjon. Etter at du har sørget for at alle arbeidsoppgaver og rutiner er dokumentert, må du sørge for overlevering av disse – inkludert de praktiske aspektene.
Oppgavestyring er det beste verktøyet du kan gi dine ledere når det gjelder å sikre overleveringen av både arbeidsoppgaver, rutiner og praktiske ting som innlevering av PC, nøkkelkort etc. Et godt verktøy for oppgavestyring bør inneholde varslinger, slik at du kan forsikre deg om at oppgavene blir utført. Hvis de ikke blir det, bør HR varsles, slik at dere kan holde lederen og den oppsagte i ørene og sørge for at oppgavene blir gjennomført.
2. Sørge for at virksomheten overholder all tilhørende arbeidsrett
Virksomheten din må selvfølgelig overholde noen overordnede regler for oppsigelse. Da vi ikke er jurister, lager vi ikke en helt utfyllende guide for dette regelverket, men noen hovedpunkter du må følge med på er:
- Hvilke årsaker du ikke kan si opp mot bakgrunn av, slik som kjønn, alder, etnisitet, graviditet etc.
- Er vanligvis avhengig av hvor lenge medarbeideren har vært ansatt.
- Mange medarbeidere vil ha krav på en saklig begrunnelse for oppsigelse, som typisk deles opp i subjektive forhold, som atferd og prestasjon, eller objektive forhold, slik som innsparinger eller organisatoriske endringer. Arbeidstakere kan ikke sies opp usaklig i Norge, jamfør Arbeidsmiljølovens paragraf 15-7 «Vern mot usaklig oppsigelse».
Utover de 3 forholdene over, er det mange andre ting å holde styr på ved oppsigelse av en ansatt, slik som eventuelt fritak for arbeidsplikt i oppsigelsestiden, lønn i oppsigelsestiden, relevante feriebestemmelser, sluttvederlag, bonuslønninger, spesielle regler i enkelte bransjer eller offentlig virksomhet og mye mer. Sørg derfor å ha god kontroll på de juridiske forholdene før du velger å si opp en ansatt.
3. Offisielt oppsigelsesdokument
Ved oppsigelse fra arbeidsgivers side skal oppsigelsen skje skriftlig. Dessuten må oppsigelsen enten leveres personlig eller sendes med rekommandert post til adressen den ansatte har oppgitt. Legg dessuten merke til at arbeidstaker også kan kreve å få en skriftlig begrunnelse av oppsigelsen.
4. Policyer for sletting
Når en medarbeider ikke lenger er ansatt i virksomheten, forsvinner noe av det rettslige grunnlaget når det gjelder å oppbevare og behandle personopplysninger. Derfor er det nødvendig å lage prosesser som sikrer at personopplysninger slettes i samsvar med personvernlovgivningen ved behov. I tillegg bør du også overveie å bruke oppgavestyring, slik at du mottar varslinger som sørger for at du husker på å slette relevante opplysninger.
Lederens ansvarsområder
For lederen er det særlig viktig å følge opp at de fastsatte prosessene blir gjennomført, og at de oppgaver som følger med oppsigelsen blir krysset av. De to største ansvarsområdene som lederen må ta seg av er oppfølging av praktiske leveringer og overleveringen av kunnskap, arbeidsoppgaver og erfaring.
De mange praktiske overleveringene kan også håndteres ved hjelp av oppgavestyring:
1. Sjekkliste for praktiske overleveringer
- Innlevere firmabil og dokumentasjon til ansvarlig
- Innlevere kantinekort og nøkkelbrikker til ansvarlig
- Innlevere PC, headset, mobiltelefon etc. til IT eller annen ansvarlig
- Kontakte IT for å fjerne tilgang til ulike systemer
2. Sjekkliste for overlevering av arbeidsoppgaver
- Avholdelse av dokumentasjonsmøter for å dokumentere arbeidsprosesser og faglig kunnskap
- Sørge for at mottakerne på dokumentasjonsmøter har forstått arbeidsprosesser og kunnskap som er overlevert
- Sikre at den oppsagte medarbeiderens tidligere arbeidsoppgaver blir videreført fremover
3. Sjekkliste for sosiale forhold
- Avholdelse av avskjedsfrokost, avskjedslunsj eller lignende
- Bestilling av blomster eller annen avskjedsgave
Hvordan skaper du en god opplevelse for oppsagte medarbeidere?
Det er aldri morsomt å motta en oppsigelse, men hvis du holder et høyt nivå av profesjonalisme og respekt, sikrer du at inntrykket av virksomheten din forblir positivt. Dette skal helst dreie seg om et samarbeid mellom HR og lederen, på lik linje med prosessene nevnt over, der HR stiller med verktøy og lederne sørger for å følge opp at de ulike tiltakene blir gjennomført.
1. Hent inn tilbakemeldinger, og gi rom for å uttrykke meninger
For at man skal kunne optimere prosesser, må man ha kjennskap til den nåværende situasjonen, og da må man også kartlegge den. Husk derfor på å innhente tilbakemeldinger fra alle oppsagte medarbeidere, der du kartlegger arbeidsforholdene i stort (både psykisk og fysisk), samt selve oppsigelsesprosessen. Det betyr hvordan personen føler at han/hun ble behandlet gjennom prosessen, hvis det var noen ting de synes skulle vært gjort annerledes og hvis det var noen fallgruver hvor personen kanskje følte av vedkommende opplevde at de ikke ble respektert eller ikke ble behandlet skikkelig.
Husk på å samle inn kvantitative data som kan benyttes til å avdekke trender, samt kvalitative data hvor den oppsagte medarbeideren får mulighet til å utrykke sin ærlige mening, og ikke føler på restriksjoner i form av svaralternativer. Du kan gjerne benytte automatiserte spørreskjemaer, men vurder hva som er den beste matchen for virksomheten din. Noen velger å anonymisere spørreskjemaer for å oppnå høyere reliabilitet, og andre velger å innhente tilbakemeldinger med fullt navn, slik at man kan gå i dialog om de problemstillinger som har oppstått i ansettelses- og oppsigelsesperioden.
2. Legg til rette for å si ordentlig farvel
Mange medarbeidere etablerer sterke bånd og et godt kameratskap med kollegaene sine under ansettelsesforholdet. Det er derfor viktig at du gir oppsagte medarbeidere mulighet til å si skikkelig farvel. Dette kan gjøres på mange måter, men en fremgangsmåte som mange virksomheter har hatt suksess med er «avskjedsvideoer». En slik video kan være til det team man har vært en del av, men også til hele virksomheten, avhengig av hva du føler gir mest mening.
Det vil selvfølgelig alltid være noe misnøye blant oppsagte medarbeidere, men følger du prosessene og rådene over, har du kommet langt på vei!
Utforsk vårt offboardingsystem Talmundo
Vil du lære mer om oppsigelse av ansatte?
Hvis du ønsker mer hjelp når det gjelder hvordan du kan si opp medarbeidere på en ordentlig måte, har vi laget en gratis offboarding [SJEKKLISTE], som lister opp de viktigste aktivitetene innenfor oppsigelse som HR skal administrere, samt hvilke muligheter du har til å fornye din offboarding.
