Irtisanominen, potkut, lähtö – sille on monia nimiä. Työntekijän irtisanominen on yksi vähemmän nautinnollisista HR:n tehtävistä, mutta valitettavasti se on myös tehtävä, jota ei voi välttää työpaikalla. Siksi on tärkeää, että varmistat hyvät prosessit, säilytät tietämyksen ja kokemuksen, sekä suoritat hallinnollisia toimenpiteitä ja varmistat, että irtisanottu työntekijä lähtee organisaatiosta positiivisella tavalla, jolloin hänellä on mahdollisuus hyvästellä työyhteisönsä.
Siksi olemme luoneet tämän oppaan, joka opastaa sinut läpi prosessien, jotka on suoritettava työntekijän irtisanomisessa. Lisäksi kerromme kuinka luoda positiivinen kokemus irtisanotulle työntekijälle.
Mitä prosesseja tulee noudattaa työntekijän irtisanomisessa?
HR-vastuut
1. Tue johtajia tiedon jakamisessa, luovutuksessa ja käytännön tehtävissä:
Sen varmistaminen, että irtisanotun työntekijän hallussa olevat tiedot, tehtävät, kokemukset ja rutiinit luovutetaan asianmukaisesti, on ratkaiseva tehtävä, jolla voi olla merkittäviä liiketoimintavaikutuksia. Ensinnäkin se sisältää suunnitteludokumentaatiotapaamisia asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa niillä osa-alueilla, joista irtisanottu työntekijä on ollut vastuussa.
Näiden tapaamisten aikana irtisanotun työntekijän tulee dokumentoida päivittäiset rutiinit ja tehtävänsä varmistaen, että asianosaiset saavat oikeat tiedot. Kun olet varmistanut, että kaikki tehtävät ja rutiinit on dokumentoitu, sinun on järjestettävä niiden luovutus, mukaan lukien käytännön näkökohdat.
Tehtävienhallinta on paras työkalu, jonka voit tarjota esihenkilöille tehtävien, rutiinien ja käytännön asioiden, kuten kannettavien tietokoneiden, avainkorttien jne. palauttamisen, luovuttamisen varmistamiseksi. Tehokkaan tehtävienhallintatyökalun tulee sisältää ilmoitukset, jotka varmistavat tehtävien suorittamisen. Jos näin ei ole, HR:lle tulee ilmoittaa, jotta voit pitää esihenkilön ja irtisanotun työntekijän ajan tasalla ja varmistaa tehtävien suorittamisen.
2. Varmista, että kaikkia asiaankuuluvia työlakeja noudatetaan:
Organisaatiosi on tietysti noudatettava tiettyjä irtisanomista koskevia yleisiä sääntöjä. Koska emme ole lakiasiantuntijoita, emme tarjoa kattavaa opasta tähän lainsäädäntöön. Joitakin tärkeitä huomioitavia kohtia ovat kuitenkin:
- Mistä syistä et voi lopettaa työsuhdetta, kuten sukupuoli, ikä, etninen tausta, raskaus jne.
- Irtisanomisaika, joka yleensä riippuu työntekijän toimikauden pituudesta.
- Monet työntekijät ovat oikeutettuja pätevään irtisanomissyyhyn, joka tyypillisesti jaetaan subjektiivisiin tekijöihin, kuten käyttäytymiseen ja suorituskykyyn, tai objektiivisiin tekijöihin, kuten kustannusleikkauksiin tai organisaatiomuutokseen. Pohjoismaissa työntekijää ei voida irtisanoa ilman pätevää syytä lakipykälän "Suojaus laittomalta irtisanomiselta" mukaan.
Kolmen yllä mainitun tekijän lisäksi työntekijää irtisanottaessa on otettava huomioon monia muita asioita, kuten mahdollinen vapautus työtehtävistä irtisanomisajan aikana, palkka irtisanomisajan aikana, asiaa koskevat lomasäännökset, erorahat, palkkiot, erityissäännöt tietyt toimialat tai julkiset organisaatiot ja paljon muuta. Varmista siksi, että sinulla on hyvä käsitys oikeudellisista näkökohdista ennen kuin päätät irtisanoa työntekijän.
3. Viralliset irtisanomisasiakirjat:
Kun irtisanominen tulee työnantajan puolelta, se tulee tehdä kirjallisesti. Lisäksi irtisanominen on toimitettava henkilökohtaisesti tai lähetettävä kirjattuna kirjeenä työntekijän ilmoittamaan osoitteeseen. Huomaa, että työntekijä voi pyytää myös kirjallisen selvityksen irtisanomisesta.
4. Poistokäytännöt:
Kun työntekijä ei enää ole organisaation palveluksessa, osa henkilötietojen säilyttämisen ja käsittelyn laillisista perusteista katoaa. Siksi on tarpeen luoda prosesseja sen varmistamiseksi, että henkilötiedot poistetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Harkitse myös tehtävienhallinnan käyttöä saadaksesi ilmoituksia, jotka muistuttavat sinua poistamaan asiaankuuluvat tiedot.
Esihenkilön tehtävät:
Esihenkilön kannalta on erityisen tärkeää seurata vakiintuneita prosesseja ja varmistaa, että irtisanomiseen liittyvät tehtävät suoritetaan loppuun. Esihenkilön kaksi päävastuualuetta ovat käytännön toimitusten seuranta sekä tiedon, tehtävien ja kokemusten siirto.
Monet käytännön luovutukset voidaan hallita myös tehtävienhallinnan avulla:
- Tarkistuslista käytännön luovutuksiin:
- Palauta työsuhdeauto ja asiakirjat vastuuhenkilölle.
- Palauta kahvilakortti ja avainkortit vastuuhenkilölle.
- Palauta tietokone, kuulokkeet, matkapuhelin jne. IT:lle tai muulle vastuuhenkilölle.
- Ota yhteyttä IT:hen, jos haluat peruuttaa pääsyn useisiin järjestelmiin.
- Tarkistuslista tehtävien luovutusta varten:
- Järjestä dokumentointikokouksia työprosessien ja ammatillisen tietämyksen dokumentoimiseksi.
- Varmista, että dokumentointikokousten vastaanottajat ymmärtävät luovutetut työprosessit ja tiedon.
- Varmista, että irtisanotun työntekijän aiemmin suorittamat tehtävät jatkuvat.
- Muistilista sosiaalisista asioista:
- Järjestä jäähyväisaamiainen, jäähyväislounas tai vastaava tilaisuus.
- Tilaa kukkia tai muita jäähyväislahjoja. Työntekijää on hyvä muistaa työsuhteen päättyessä.
Miten luoda positiivinen kokemus irtisanotuille työntekijöille?
Irtisanomisilmoituksen saaminen ei ole koskaan miellyttävää, mutta korkealla ammattitaidolla ja kunnioituksella varmistat, että vaikutelma yrityksestäsi säilyy positiivisena. Ihannetapauksessa tämän tulisi olla HR:n ja esihenkilöiden välistä yhteistyötä, kuten edellä mainitut prosessit, joissa HR tarjoaa työkalut ja johtajat varmistavat, että eri toimenpiteitä toteutetaan.
1. Kerää palautetta ja anna tilaa mielipiteen ilmaisulle:
Prosessien optimoimiseksi on tärkeää ymmärtää nykyinen tilanne, mikä edellyttää arvioinnin tekemistä. Muista kerätä palautetta kaikilta irtisanotuilta työntekijöiltä arvioimalla heidän yleisiä työolojaan (sekä henkisesti että fyysisesti) sekä itse irtisanomisprosessia. Tämä koskee sitä, kuinka henkilöt kokivat, että heitä kohdeltiin koko prosessin ajan, olivatko näkökohdat, joita heidän mielestään olisi pitänyt käsitellä eri tavalla, ja oliko sudenkuoppia, joissa he saattoivat tuntea olevansa epäkunnioitettu tai huonosti kohdeltu.
Kerää sekä kvantitatiivisia tietoja trendien tunnistamiseksi että laadullisia tietoja, joissa irtisanotuilla työntekijöillä on mahdollisuus ilmaista rehelliset mielipiteensä ilman rajoituksia ennalta määritettyjen vastausvaihtoehtojen muodossa. Automaattisia kyselyitä voidaan käyttää, mutta harkitse mikä sopii parhaiten organisaatiollesi. Jotkut päättävät anonymisoida kyselyt parantaakseen luotettavuutta, kun taas toiset haluavat kerätä palautetta täydellisillä nimillä helpottaakseen keskustelua kaikista työsuhteen ja irtisanomisen aikana ilmenneistä ongelmista.
2. Helpota kunnollisia jäähyväisiä:
Monet työntekijät luovat vahvat siteet ja toveruuden työtovereihinsa työsuhteen aikana. On tärkeää tarjota irtisanotuille työntekijöille mahdollisuus sanoa hyvästit. Tämä voidaan tehdä useilla tavoilla, mutta yksi lähestymistapa, jonka monet yritykset ovat todenneet menestyneiksi, on "jäähyväisvideot". Tällaiset videot voidaan ohjata tiimille, johon he kuuluivat, tai koko organisaatiolle sen mukaan, mikä on järkevintä.
Irtisanottujen työntekijöiden keskuudessa on aina jonkin verran tyytymättömyyttä, mutta edellä mainittuja prosesseja ja neuvoja noudattamalla olet päässyt pitkälle.
Tutustu offboard-järjestelmäämme, Talmundo.
Haluatko tietää lisää työntekijöiden irtisanomisista?
Jos tarvitset lisäapua työntekijöiden asianmukaisessa irtisanomisessa, olemme luoneet ilmaisen offboarding-tarkistuslistan, jossa hahmotellaan keskeiset toiminnot, joita HR:n tulee hoitaa irtisanomisen aikana, sekä mahdollisuudet parantaa offboarding-kokemustasi.
