Vad är personalutveckling?
Begreppet personalutveckling eller medarbetarutveckling som det även kallas handlar i sin helhet om de aktiviteter och processer som skapar grunden för att företag ska ge sina medarbetare möjlighet att utvecklas inom olika områden.
Personalutveckling en har utvecklats mycket under de senaste åren. Historiskt sett bestod personalutvecklingen typiskt av ett årligt medarbetarsamtal, över hela företaget, som cheferna sedan tvingades granska. Dessa årliga medarbetarrecensioner blir vanligtvis irrelevanta innan de löper ut eftersom många saker förändras på en arbetsplats under ett år.
Därför har många företag ökat frekvensen av medarbetarintervjuer och infört frekventa pulsmätningar, kompetenshantering, talangmatriser, successionsplanering och prestationsutvärdering. Med dessa verktyg har chefer och HR möjlighet att kartlägga och utföra alla sina medarbetares möjligheter till utveckling, vilket gynnar både medarbetarens framtida karriär och företagets prestation.
Vilka typer av personalutveckling finns det?
Facklig utveckling:
När vi pratar om facklig utveckling handlar det om medarbetarens möjligheter att utveckla sina allmänna kunskaper inom olika ämnen. Det är därför den kunskap som en anställd kan få som kan användas över befattningar och arbetsplatser. Denna kunskap kan vara svår att mäta effekten av på företagsnivå, då det inte nödvändigtvis är kunskap som gäller direkt för arbetsuppgifter, utan snarare hjälper medarbetaren att öka sin kunskap inom områden som indirekt kan gynna deras arbetsuppgifter och ansvar.
Du kan till exempel ha en anställd som arbetar med teknisk support och därmed har mycket kundkontakt. Den här medarbetaren kanske vill öka sina kunskaper inom IT och allmänna PC-relaterade frågor. Denna kunskap är inte nödvändig för att stötta kunderna utan kan indirekt gynna medarbetaren, avdelningen och därmed företaget, genom att medarbetaren kan åtgärda sina egna och kollegors IT-relaterade problem, och därmed skapa värde för företaget, som ineffektivitet. som orsakas av dessa problem minskar.
Professionell utveckling:
Inom professionell utveckling och avancemang är det primära syftet att förbättra medarbetarens karriär, kompetens och arbetsprocesser, till nytta för både medarbetarens kommersiella framtid och företagets resultat. Denna typ av utveckling är lättare att greppa och mäta då man kan använda olika verktyg för att mäta chefens och medarbetarens attityder, i förhållande till var medarbetaren står kommersiellt just nu, vilken kompetens medarbetaren besitter, var medarbetaren vill utvecklas och hur det går för medarbetaren att uppfylla de mål som satts upp med chefen.
Professionell utveckling är därför direkta förbättringar av nuvarande kompetens och arbetsprocesser, med syftet att medarbetaren ska bli mer värdefull för företaget och/eller avancera till nya karriärmöjligheter och potentiella befordran.
Om vi använder den tekniska supportern igen, så kan professionell utveckling vara att kompetenshöja medarbetaren inom de produkter och tjänster som han/hon arbetar med. Genom att bli skickligare kan medarbetaren lösa fler stödärenden och få en expertfunktion. Om medarbetaren förutom att vara expert inom produkterna även är bra med människor och visar ledarskapspotential kan han/hon ha möjlighet att avancera till en ledarroll om yrkeskunskapen blir tillräckligt hög för att kunna hjälpa andra supportrar med sina mycket tekniska/komplicerade ärenden. Det kommer därför att ha ett direkt värde för företaget att hjälpa medarbetarna att utvecklas professionellt.
Social utveckling:
Social utveckling handlar om att stärka medarbetarnas sociala kompetens och är säkerligen den av de 3 typerna av personalutveckling som är svårast att greppa och mäta. Eftersom vi här pratar om att utveckla personliga sociala färdigheter och konsten att interagera mellan andra människor kan det vara en öm punkt för många att prata om. Det är därför viktigt att du lyckas vara saklig och kommunicera varför utvecklingspotential krävs på ett ordentligt sätt.
Social kompetens som kan utvecklas kan bland annat vara förmåga att samordna andras arbete, förhandling, visa empati, skapa arbetsglädje, samarbetsvilja, förmåga att göra andra glada och mycket mer. Alltså det humana beteende som medarbetaren utövar på arbetsplatsen.
Arbetet med utveckling av sociala kompetenser kan vara komplicerat att arbeta med, eftersom de som tidigare nämnt är svåra att mäta. Vanligtvis upptäcks problem inom social kompetens först efter att episoder rapporterats av medarbetarens kollegor. Det är också därför fler och fler företag har börjat arbeta med mätning av sociala kompetenser i rekryteringsprocessen, för att säkerställa att de får teammedlemmar som kan presentera företagets sociala relationer.
Vad bör du tänka på när du börjar med personalutveckling?
Först och främst, kom ihåg att inte alla är likadana. När dina chefer ska genomföra processerna nedan är det viktigt att de lyssnar på medarbetarna och ser till att deras önskemål och tankar beaktas när de sätter upp planer. Om den anställde inte upplever att deras utvecklingsplaner stämmer överens med vad de skulle vilja uppnå, så kommer det uppenbarligen att saknas motivation när det gäller att följa de avtal som gjorts med chefen. Likaså bör de planer som görs vara realistiska, eftersom medarbetaren ska ha en chans att nå målen och inte känna sig omotiverad av att inte kunna uppnå dem.
Förutom att lyssna på dina medarbetare och inkludera dem i planeringen av deras framtida utveckling, bör du även se över att sätta upp standardiserade och automatiserade processer, på befattningsnivå, som säkerställer att alla medarbetare inom samma tjänst får samma möjligheter till utveckling. Automatisering kan säkerställa att alla går igenom samma processer för eventuell utveckling.
Vilka verktyg kan du använda för att säkerställa medarbetarnas utveckling?
För att mäta trender över hela företaget och säkerställa att negativa trender över avdelningar eller hela företaget tas om hand, är pulsmätningar det absolut bästa verktyget. Genomför du veckopulsmätningar har du ständig inblick i hur medarbetarna uppfattar den psykosociala och fysiska arbetssituationen. Denna insikt om trender kan du använda för att göra övergripande förändringar i arbetsmiljön och på så sätt skapa en mer engagerande arbetsplats som främjar personlig utveckling.
Medarbetarintervjuer
Många företag har valt att öka frekvensen på sina medarbetarmöten i företaget, för att säkerställa att medarbetaren och chefen har kontinuerliga dialoger och utvecklingsplaner som är aktuella och följer de mål och drömmar som medarbetaren har. I medarbetarsamtalen är det viktigt att samma typer av medarbetare ställs samma frågor, så att det finns lika möjligheter till utveckling bland kollegorna.
Sammantaget delar vi vanligtvis medarbetarsamtal i två delar. Den ena delen handlar om administration, säkerhet och processer och den andra delen handlar om förberedelser, innehåll, planering och uppföljning:
- Administration
För att säkerställa att HR har en överblick över hållandet av medarbetarsamtal över avdelningarna i företaget bör du ha tillgång till en övergripande dashboard som visar hur många som blivit inbjudna till medarbetarsamtal, hur många medarbetare och chefer som fyllt i medarbetarsamtalformulären och hur många medarbetarsamtal som har hållits. Genom att se till att du har en samlad överblick har du samtidigt sett till att inga medarbetare glöms bort och inte får sitt utvecklande medarbetarsamtal.
- Säkerhet
För att följa GDPR måste du se till att du samlar in, hanterar och lagrar data i enlighet med gällande regler. Det kan vara en fördel att använda ett system för att hålla medarbetarintervjuer, så att du säkerställer att ingen data skickas utanför de säkrade datavägarna.
- Processer
Om dina medarbetarsamtal är inkonsekventa riskerar du att tappa deras värde eftersom det gör det mycket svårare för chefen att jämföra medarbetare och skapa strukturerade utvecklingsplaner för individen. Därför måste du se till att effektivisera processerna och tänka igenom processen för de olika typerna av befattningar, så att cheferna inte är osäker på vad de ska göra.
- Förberedelse
Det är mycket du behöver förbereda innan du håller medarbetarintervjuer i ditt företag. Först och främst är det bra att anpassa företagsspecifika ämnen som passar företagets kortsiktiga och långsiktiga visioner, så att frågorna kan anpassas för att arbeta mot samma mål. Därefter är det viktigt att cheferna (eventuellt i samarbete med HR) sätter sig in i sina medarbetares arbetsuppgifter och rutiner, så att frågorna och samtalet också anpassas i förhållande till medarbetarens dagliga liv. Det kommer också att ge mer övervägda svar om man informerar medarbetarna om framtida medarbetarsamtal och vilket fokus de kommer att ha, så att medarbetarna kan fundera över sin arbetssituation innan de ska svara på enkäten.
- Innehåll
Det faktiska innehållet i ett medarbetarsamtal är också avgörande för effekten av medarbetarsamtalet, eftersom det annars riskerar att bara bli skvaller, vilket inte skapar verkligt värde – varken för företaget eller den anställde. Se därför till att ställa frågor om både sociala, akademiska och professionella områden, så kan du skapa utvecklingsplaner som både gör medarbetaren till en bättre kollega, ökar deras yrkeskunskaper och stärker karriären. Du kan även med fördel involvera medarbetarna i vad de vill att frågorna och medarbetarsamtalen ska beröra.
Se också till att några av dina frågor kan användas generellt över alla team och även har frågor som upprepas över hela företaget, så att du kan identifiera trender, behandla alla lika och se till att du har effektiviserade processer när du behöver följa med upp på utvecklingsplanerna.
- Utvecklingsplaner och uppföljning
Under medarbetarsamtalet har chef och medarbetare jämfört sina svar och lagt upp en plan för att nå de mål som satts upp. Dessa mål och den tillhörande handlingsplanen är vad vi kallar utvecklingsplanen. Detta måste godkännas av både chef och medarbetare, så att det blir enighet om det gemensamma mål som man vill uppnå.
Det är viktigt att löpande följa upp dessa utvecklingsplaner, så att du säkerställer att både chef och medarbetare lever upp till de saker som avtalats. Det kan vara en fördel att använda en dashboard (som nämnts tidigare under "Administration") för att följa upp om utvecklingsplanerna följs upp med jämna mellanrum. Under dessa uppföljningar kan cheferna med fördel fråga medarbetaren om uppfattningen av medarbetarsamtalen, så att HR och chefer kontinuerligt kan förbättra intervjuerna.
Kompetensstyrning och GAP-analyser
Ett annat extremt användbart verktyg för medarbetarutveckling är kompetenshantering. Naturligtvis ska olika typer av kompetenser användas för olika befattningar, avdelningar, arbetsområden och mycket mer. Därför är det viktigt att du först och främst definierar vilka kompetenser som ska användas inom de olika jobbtitlarna.
När kompetenserna för de olika jobbtyperna är definierade får du medarbetaren och chefen att svara var de upplever att medarbetaren står från 1 till 10, inom de olika kompetenserna. Kompetenser kan vara allt från generella kompetenser över avdelningar som språkkunskaper, självständighet, samarbete, ledning och IT-kunskaper, till positionsspecifika kompetenser som webbdesign, SEO och grafisk design (tänkt exempel för en marknadsmedarbetare).
När du har medarbetarens och chefens svar bör de infogas i en GAP-analys för kompetenser, för att identifiera de avvikelser som finns. Likaså kommer GAP-analysen på ett enkelt sätt att visa var det finns brister i medarbetarens kompetens. Om du är strukturerad i ditt användande av kompetens-GAP kommer du även att kunna dra trenderna över avdelningar, jobbprofiler eller annat, för att identifiera övergripande kompetensbrister och utvecklingspotential.
Talangmatris
Talangmatriser är former där man kan infoga en medarbetares prestations- och utvecklingspotential. Talangmatriser sätts vanligtvis upp med 3x3, 4x4 eller 5x5 rutor, där X-axeln är medarbetarens prestationsnivå och Y-axeln är medarbetarens utvecklingspotential.
Genom att infoga medarbetarna i en talangmatris kan du få en enkel överblick över om medarbetaren kan höja sin prestationsnivå i framtiden med hjälp av sin utvecklingspotential, samt medarbetarens nuvarande prestationsnivå.
Successionsplanering
Successionsplanering är chefens och HR:s verktyg för att hänga med i den framtida potential som kan finnas hos en medarbetare och på en avdelning. Du ser därför vilka tjänster som kan bli aktuella för en anställd i framtiden. För att identifiera vilka medarbetare som skulle kunna ha tillräckligt med utvecklingspotential för att avancera internt kan man med fördel använda sig av talangmatriser, där man har definierat medarbetarnas prestationsnivå och utvecklingspotential.
Det gör att du enkelt och effektivt kan se vilka tjänster som kommer att bli aktuella för specifika medarbetare i framtiden. Den enskilda medarbetaren blir därför mer synlig och du kan stärka ditt employer branding med ökat internt avancemang.
Kurser
Kurser och seminarier kan användas för att främja medarbetarnas kompetens och typer av kompetens genom att tillföra ny kunskap. Men hur jobbar man egentligen strukturerat med kurser? Många HR-proffs har valt att använda verktyg som kan ta hänsyn till kursbudgetar mm, där medarbetarna själva aktivt kan anmäla sig till intressanta kurser som HR och chefer tillsammans valt att erbjuda sina medarbetare.
Vill du komma igång med personalutveckling?
Det kan vara en stor fördel att digitalisera dina processer, så att du säkerställer att allt går sömlöst och enhetligt över hela företaget, samtidigt som du har allt på ett ställe. Vår [ARTIKEL] Varför investera i ett talent management-system tar dig igenom de olika fördelarna ditt företag kommer att uppnå genom att investera i ett talent management-system.
