Hva er medarbeiderutvikling?
Begrepet medarbeiderutvikling handler i stort om de aktiviteter og prosesser som legger til rette for at virksomheten gir sine medarbeidere mulighet til å utvikle seg innenfor ulike områder.
Det har skjedd mye innenfor medarbeiderutvikling de siste årene. Historisk bygget medarbeiderutvikling typisk på en årlig medarbeidersamtale, på tvers av hele virksomheten, som ledere fikk beskjed om å gjennomføre. Resultatet fra disse årlige medarbeidersamtalene ble ofte irrelevant før året var omme, siden mange ting endrer seg på en arbeidsplass i løpet av et helt år.
Derfor har mange virksomheter økt hyppigheten for medarbeidersamtaler, og innført jevnlige pulsmålinger, kompetansestyring, talentmatriser, succesion planning og ytelsesevaluering. Med disse verktøyene har ledere og HR rom for å kartlegge og iverksette tiltak for alle sine medarbeideres mulighet for utvikling, noe som er en fordel både for medarbeidernes fremtidige karriere og virksomhetens verdiskapning.
Hvilke typer medarbeiderutvikling finnes?
Bred faglig utvikling
Når vi snakker om faglig utvikling i stort, handler det om medarbeidernes muligheter til å utvikle sin generelle kompetanse innenfor ulike fagfelt. Det handler altså om kunnskap som en medarbeider kan tilegne seg, som kan brukes på tvers av stillinger og arbeidsplasser. Det kan være utfordrende å måle effekten av denne kunnskapen på virksomhetsnivå, da det ikke nødvendigvis er kunnskap som er rettet direkte mot konkrete arbeidsoppgaver, men derimot noe som hjelper medarbeideren med å styrke kunnskapene sine innenfor områder som indirekte kan være gunstig for arbeidsoppgaver- og ansvar.
Det kan for eksempel være at du har en medarbeider som jobber med teknisk support, og derfor har mye kundekontakt. Denne medarbeideren ønsker kanskje å styrke kompetansen sin innenfor IT og generelle pc-relaterte problemstillinger. Denne kunnskapen er ikke nødvendig for å supportere kundene, men kan indirekte være en fordel for medarbeideren, avdelingen og dermed hele virksomheten, ved at medarbeiderne kan bidra til å løse sine egne og kollegaers IT-relaterte problemer, og dermed skape verdi for virksomheten, da ineffektivitet knyttet til slike problemer reduseres.
Rolletilpasset faglig utvikling
Når det gjelder mer rolletilpasset faglig utvikling, er det primære formålet å styrke medarbeiderens karrieremuligheter, kompetanser og prosesshåndtering, til fordel for både medarbeiderens yrkesfaglige utvikling og virksomhetens bunnlinje. Denne type utvikling er enklere å få et grep om og måle, da du ved hjelp av ulike verktøy kan måle lederens og medarbeiderens holdninger i forhold til hvor medarbeiderens står i rollen akkurat nå, hvilke kompetanser medarbeideren besitter, hvor medarbeideren ønsker å utvikle seg, og hvordan medarbeideren presterer når det gjelder å oppfylle de målsetninger som lederen har fastsatt.
Rolletilpasset faglig utvikling er altså direkte forbedringer av nåværende kompetanser og arbeidsprosesser, med det formål at medarbeideren skal bli mer verdt for virksomheten og/eller kunne gå videre til nye karrieremuligheter og eventuelle forfremmelser.
Hvis vi igjen ser på medarbeideren innen teknisk support, kan rolletilpasset faglig utvikling være å løfte medarbeiderens kompetanse når det gjelder de produkter og tjenester han/hun arbeider med. Ved å bli mer kunnskapsrik kan medarbeideren løse flere supportsaker og fylle en ekspertrolle. Hvis medarbeideren, utover å være ekspert når det gjelder produktene, også er god med mennesker og oppviser lederpotensiale, kan han/hun få mulighet til å gå videre til en lederrolle. Hvis det faglige kunnskapsnivået blir høyt nok, vil vedkommende kunne hjelpe andre medarbeidere med mer tekniske/kompliserte saker. Det vil altså skape direkte verdi for virksomheten å hjelpe medarbeidere med å utvikle seg faglig i rollen sin.
Sosial utvikling
Sosial utvikling handler om å styrke medarbeidernes sosiale kompetanser, og det er uten tvil den av de 3 typene medarbeiderutvikling som er vanskeligst å få et grep om og måle. Da man her snakker om å utvikle personlige sosiale kompetanser, og kunsten å samhandle med andre mennesker, kan det for mange være et sårt punkt å snakke om. Det er derfor viktig at du evner å forholde deg saklig, og kommunisere hvorfor det finnes et potensiale for utvikling på en skikkelig måte.
Sosiale kompetanser som kan utvikles er for eksempel evnen til å koordinere andres arbeid, forhandlinger, å vise empati, å skape arbeidsglede, samarbeidsvillighet, evnen til å gjøre andre glade og mye mer. Det handler altså om den medmenneskelige oppførselen som medarbeideren oppviser på arbeidsplassen.
Arbeidet med utvikling av sosiale kompetanser kan være komplisert å angripe, da det som nevnt tidligere er vanskelig å måle status og resultater. Typisk oppdager mange problemer innenfor sosiale kompetanser først etter at episoder er rapportert av medarbeiderens kollegaer. Det er også derfor alt flere virksomheter har begynt å jobbe med måling av sosiale kompetanser i rekrutteringsprosessen, for å sikre at de får teammedlemmer som kan bidra til virksomhetens sosiale forhold
Hva må du huske på når du begynner med medarbeiderutvikling?
Husk først og fremst på at alle ikke er like. Når dine ledere skal gjennomføre prosessene beskrevet under, er det viktig at de lytter til medarbeiderne, og sørger for at deres ønsker og tanker blir tatt i betraktning når de legger planer sammen. Hvis ikke medarbeiderne føler at utviklingsplanene deres passer til det de ønsker å oppnå, vil det åpenbart oppstå en mangel på motivasjon når det gjelder å etterleve de avtaler som er inngått med lederen. Dessuten må planene som legges være realistiske, slik at medarbeideren har en mulighet til å oppfylle målsetningene, og ikke føle seg demotivert av ikke å kunne nå dem.
Utover å lytte til medarbeiderne dine, og inkludere dem i planleggingen av sin fremtidige utvikling, bør du også se nærmere på å lage standardiserte og automatiserte prosesser på stillingsnivå, som sørger for at alle medarbeidere innenfor den samme stillingen mottar de samme muligheter for utvikling. Automatisering kan nemlig sikre at alle gjennomgår de samme prosessene for mulig utvikling.
Hvilke verktøy kan du benytte til å sørge for medarbeiderutvikling?
Ukentlige pulsundersøkelser
For å måle trendene på tvers av virksomheten, og for å sikre at negative trender på tvers av avdelinger eller hele virksomheten blir håndtert, er pulsundersøkelser det absolutt beste verktøyet. Hvis du gjennomfører ukentlige pulsundersøkelser, har du konstant innsikt i hvordan medarbeiderne oppfatter det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet. Denne innsikten i trender kan du benytte til å gjennomføre overordnede endringer i arbeidsmiljøet, og dermed skape en mer engasjerende arbeidsplass som fremmer personlig utvikling.
Medarbeidersamtaler
Mange virksomheter har valgt å øke hyppigheten for gjennomføring av medarbeidersamtaler, for å sikre at medarbeiderne og lederen har kontinuerlig dialog og oppdaterte utviklingsplaner, som er i samsvar med de mål og drømmer som medarbeideren har. I medarbeidersamtalene er det viktig at de samme typer medarbeidere blir stilt de samme spørsmål, slik at de legges til rette for like muligheter for utvikling blant kollegaer.
I stort deler vi typisk inn medarbeidersamtaler i 2 deler. Den ene handler om administrasjon, sikkerhet og prosesser, og den andre delene handler om forberedelse, innhold, planlegging og oppfølging:
- Administrasjon. For å sikre at HR har overblikk over gjennomføring av medarbeidersamtaler på tvers av avdelinger i virksomheten, bør du ha tilgang til et overordnet dashboard, som viser hvor mange som er innkalt til medarbeidersamtale, hvor mange medarbeidere og ledere som har fylt ut tilhørende skjemaer og hvor mange medarbeidersamtaler som er avhold. Ved å sikre at du har et overordnet overblikk, har du samtidig sørget for at ingen medarbeider blir glemt og ikke får sin utviklende medarbeidersamtale.
- Sikkerhet. For å være compliant med GDPR må du sørge for å samle inn, administrere og oppbevare opplysninger i samsvar med gjeldende regler. Det kan være en fordel å benytte et system til gjennomføring av medarbeidersamtaler, slik at du sikrer at opplysninger ikke sendes utenfor trygge kanaler.
- Prosesser. Hvis medarbeidersamtalene dine er inkonsekvente, kan du risikere at de mister verdi, fordi det blir mye vanskeligere for lederen å sammenligne medarbeidere og skape strukturerte utviklingsplaner for den enkelte. Derfor må du sørge for at du strømlinjeformer prosessene og tenker igjennom gjennomføringer for de ulike stillingstypene, slik at lederne ikke er i tvil om hva de skal gjøre.
- Forberedelse. Det er en god del som må være på plass før du gjennomfører medarbeidersamtaler i virksomheten din. Først og fremst er de fornuftig å avstemme virksomhetsspesifikke temaer som passer til organisasjonens visjoner på kort og lang sikt, slik at spørsmålene kan tilpasses slik at de peker mot samme mål. Etter det er det viktig at lederne (ev. i samarbeid med HR) setter seg inn i sine medarbeideres oppgaver og prosesser, slik at spørsmålene og samtalen også tilpasses til medarbeidernes hverdag. Du vil også motta mer veloverveide besvarelser hvis du orienterer medarbeiderne om fremtidige medarbeidersamtaler, samt hvilke fokus de skal ha. Da kan medarbeiderne tenke over arbeidssituasjonen sin før de skal besvare spørreskjemaet.
- Innhold. Selve innholdet i en medarbeidersamtale er selvfølgelig også avgjørende for effekten, da det ellers risikerer å bli en helt intetsigende samtale som ikke skaper reel verdi – verken for virksomheten eller medarbeideren. Sørg derfor for å stille spørsmål rundt både sosiale, faglige og rollespesifikke områder, slik at det er mulig å skape utviklingsplaner som både gjør medarbeideren til en bedre kollega, øker den faglige kompetansen og styrker karrieremulighetene. Du kan gjerne også involvere medarbeiderne i prosessen rundt hvilke spørsmål og temaer som skal være en del av medarbeidersamtalene. Sørg også for at noen av spørsmålene dine kan benyttes generelt på tvers av team, og at noen spørsmål dessuten går igjen på tvers av hele virksomheten, slik at du kan identifisere trender, behandle alle likt og sikre at du har strømlinjeformede prosesser når du skal følge opp utviklingsplanene.
- Utviklingsplaner og oppfølgning. Under medarbeidersamtalen har lederen og medarbeideren sammenlignet svarene sine, og sammen laget en plan for å oppnå de målsetninger som er satt. Disse målsetningene, sammen med de tilhørende handlingsplanene, er det vi kaller for utviklingsplanen. Denne skal godkjennes av både leder og medarbeider, slik at det er enighet om det felles målet man ønsker å oppnå. Det er viktig å følge opp disse utviklingsplanene forløpende, slik at du sikrer at både leder og medarbeider lever opp til det som er avtalt. Det kan være en fordel å benytte et dashboard (som nevnt tidligere under «Administrasjon») til å overvåke om utviklingsplanene blir fulgt opp med jevne mellomrom. Under disse oppfølgingssamtalene kan lederen gjerne også spørre medarbeideren om inntrykket av medarbeidersamtalene, slik at HR og leder kontinuerlig kan forbedre samtalene.
Kompetansestyring og GAP-analyser
Kompetansestyring er et annet svært nyttig verktøy når det gjelder medarbeiderutvikling. Det er selvfølgelig behov for helt forskjellige typer kompetanser til ulike stillinger, avdelinger og arbeidsområder. Derfor er det viktig at du først og fremt definerer hvilke kompetanser som er nødvendige innenfor de forskjellige rollene.
Når kompetansene til de forskjellige rollene er definert, lar du medarbeiderne og lederen svare på hvor de mener at medarbeidere befinner seg fra 1 til 10 innenfor de forskjellige kompetansene. Det kan handler om alt fra generelle kompetanser på tvers av avdelinger, som språkkunnskaper, selvstendighet, samarbeid, ledelse og IT-egenskaper, til stillingsspesifikke kompetanser som webdesign, SEO og grafisk design (et tenkt eksempel for en marketing-medarbeider).
Når du har medarbeiderens og lederens besvarelser, bør de legges inn i en GAP-analyse for kompetanser, for å identifisere de uoverensstemmelser som finnes. I tillegg vil GAP-analysen på en enkel måte synliggjøre hvor medarbeideren mangler kompetanse. Hvis man bruker kompetanse-GAP på en strukturert måte, vil man også kunne identifisere trender på tvers av avdelinger, jobbprofiler eller annet, for å identifisere overordnede kompetansemangler eller potensiale for utvikling.
Talent Matrix
Talentmatriser er skjemaer der man kan legge inn en medarbeiders ytelse og potensiale for utvikling. Typisk settes talentmatriser opp med 3x3, 4x4 eller 5x5 bokser, der X-aksen er medarbeiderens ytelsesnivå og Y-aksen er medarbeiderens utviklingspotensiale.
Ved å plassere medarbeiderne i en talent matrix, kan du få et enkelt overblikk over om medarbeideren i fremtiden kan løfte ytelsesnivået sitt gjennom sitt potensiale for utvikling, samt medarbeiderens ytelsesnivå akkurat nå.
Succession planning
Succession planning er lederens og HRs verktøy når det gjelder å følge med på det fremtidige potensialet til en medarbeider og en avdeling. Man ser altså nærmere på hvilke stillinger som kan bli aktuelle for en medarbeider i fremtiden. For å identifisere hvilke medarbeidere som kan ha et tilstrekkelig potensial for utvikling og avansement internt, kan du gjerne benytte talentmatriser, der du jo har definert medarbeiderens ytelsesnivå og potensiale for utvikling.
Det betyr at du enkelt og effektivt kan se hvilke stillinger som vil bli aktuelle for den spesifikke medarbeideren i fremtiden. Den enkelte medarbeider vil derfor bli mer synlig, og du kan styrke din employer branding med flere muligheter for intern karriere.
Kurs
Kurs og seminarer kan benyttes til å styrke medarbeidernes kompetanser og kompetansetyper ved å tilføre ny kunnskap. Men hvordan jobber man egentlig strukturert med kurs? Mange fagpersoner innen HR har valgt å benytte seg av verktøy som kan ta høyde for kursbudsjetter etc., der medarbeiderne selv aktivt kan melde seg på interessante kurs, som HR og ledere sammen har valgt at skal tilbys til de ansatte.
Vil du komme i gang med medarbeiderutvikling?
Det kan være en kjempefordel å digitalisere prosessene sine, da sikrer du at alt kjører sømløst og likt på tvers av virksomheten, samtidig som du har alt på et sted. Vår [ARTIKKEL] Hvorfor investere i et talent management system tar deg gjennom de forskjellige fordelene virksomheten din vil oppleve ved å investere i et talent management system.
