Hvad er medarbejderudvikling?
Termen medarbejderudvikling handler i sin helhed omkring de aktiviteter og processer, som skaber basis for, at virksomheder giver deres medarbejdere muligheden for at udvikle sig inden for diverse områder.
Medarbejderudvikling har i de sidste mange år udviklet sig en hel del. Historisk bestod medarbejderudvikling typisk af en årlig MUS-samtale, på tværs af hele virksomheden, som lederne derefter var lagt ned med at skulle gennemgå. Disse årlige MUS-samtaler bliver typisk irrelevante inden udløb, fordi mange ting ændrer sig på en arbejdsplads i løbet af et år.
Derfor har mange virksomheder øget hyppigheden for medarbejdersamtaler og indført hyppige pulsmålinger, kompetencestyring, talentmatricer, succession planning og performanceevaluering. Med disse værktøjer har ledere og HR muligheden for at kortlægge og eksekvere på alle sine medarbejderes muligheder for udvikling, som gavner både medarbejderens fremtidige karriere og virksomhedens performance.
Hvilke typer medarbejderudvikling findes der?
Faglig udvikling:
Når vi taler om faglig udvikling, handler det om medarbejderens muligheder for at udvikle sin generelle viden inden for diverse emner. Det er altså den viden, som en medarbejder kan få, der kan bruges på tværs af stillinger og arbejdspladser. Denne viden kan være svær at måle effekten af på virksomhedsniveau, da det ikke nødvendigvis er viden der henvender sig direkte til arbejdsopgaver, men derimod hjælper medarbejderen med at øge deres viden inden for områder, der indirekte kan komme deres arbejdsopgaver- og ansvar til gode.
Du kan f.eks. have en medarbejder, der arbejder med teknisk support, og dermed har en masse kundekontakt. Denne medarbejder ønsker måske at øge sin viden inden for IT og generelle pc-relaterede problemstillinger. Denne viden er ikke nødvendig for at supportere kunderne, men kan indirekte gavne medarbejderen, afdelingen og dermed virksomheden, ved at medarbejderen kan afhjælpe sine egne og kollegaers IT-relaterede problemer, og dermed skabe værdi for virksomheden, da ineffektivitet forårsaget af disse problemer nedsættes.
Professionel udvikling og avancering:
Inden for professionel udvikling og avancering, er det primære formål at forbedre medarbejderens karriere, kompetencer og arbejdsprocesser, til fordel for både medarbejderens kommercielle fremtid og virksomhedens bundlinje. Denne type udvikling er nemmere at tage fat og måle på, da du vha. af diverse værktøjer kan måle lederens og medarbejderens holdninger, ift. hvor medarbejderen står rent kommercielt lige nu, hvilke kompetencer medarbejderen besidder, hvor medarbejderen vil udvikle sig hen og hvordan det går for medarbejderen med at efterleve de målsætninger, som er blevet sat med lederen.
Professionel udvikling er altså direkte forbedringer af nuværende kompetencer og arbejdsprocesser, med det formål at medarbejderen skal blive mere værd for virksomheden og/eller avancere til nye karrieremuligheder og potentielle forfremmelser.
Hvis vi benytter den tekniske supporter igen, så kan professionel udvikling være at dygtiggøre medarbejderen inden for de produkter og services som han/hun arbejder med. Ved at blive dygtigere kan medarbejderen løse flere supportsager og opnå en ekspertisefunktion. Hvis medarbejderen udover at være ekspert inden for produkterne også er god med mennesker og viser lederpotentiale, kan han/hun have muligheden for at avancere til en lederrolle, hvis den professionelle viden bliver høj nok til at kunne hjælpe andre supportere med deres meget tekniske/komplicerede sager. Det vil altså have direkte værdi for virksomheden at hjælpe medarbejdere med at udvikle sig professionelt.
Social udvikling (bliv en bedre kollega og version af dig selv):
Social udvikling handler om at styrke medarbejdernes sociale kompetencer, og bestemt den af de 3 typer medarbejderudvikling som er sværest at tage fat og måle på. Da man her taler om at udvikle personlige sociale kompetencer og kunsten i at interagere mellem andre mennesker, kan det være et ømt punkt for mange at snakke om. Det er derfor vigtigt, at du formår at forholde dig sagligt og kommunikere hvorfor der kræves udviklingspotentiale, på en ordentlig måde.
Sociale kompetencer som kan udvikles på, kan b.la. være evnen til at koordinere andres arbejde, forhandling, udvise empati, skabe arbejdsglæde, samarbejdsvillighed, evnen til at gøre andre glade og meget mere. Altså den medmenneskelige opførsel som medarbejderen udøver på arbejdspladsen.
Arbejdet med udviklingen af sociale kompetencer kan være kompliceret at arbejde med, da de som nævnt tidligere, er svære at måle på. Typisk opdager man først problemer inden for sociale kompetencer efter, at der er blevet rapporteret episoder fra medarbejderens kollegaer. Det er også derfor flere og flere virksomheder, er begyndt at arbejde med målingen af sociale kompetencer i rekrutteringsprocessen, for at sikre, at de får teammedlemmer som kan gave virksomhedens sociale forhold.
Hvad skal du overveje når du går i gang med medarbejderudvikling?
Husk først og fremmest at ikke alle er ens. Når dine ledere skal gennemføre nedenstående processer, er det vigtigt at de lytter til medarbejderne og sørger for, at deres ønsker og tanker tages i betragtning når de lægger planer sammen. Hvis ikke medarbejderen føler, at deres udviklingsplaner passer til det de gerne vil opnå, så vil der øjensynligt opstå en mangel på motivation, omkring efterlevelsen af de aftaler der bliver indgået med lederen. Ligeledes bør planerne der lægges være realistiske, da medarbejderen skal have en chance for at opnå målsætningerne og ikke føle sig demotiveret af ikke at kunne nå dem.
Udover at lytte til dine medarbejdere og tage dem med i planlægningen af deres fremtidige udvikling, så bør du også se ind i at opsætte standardiserede og automatiserede processer, på stillingsniveau, som sikrer at alle medarbejdere inden for samme stilling, modtager de samme muligheder for udvikling. Automatisering kan nemlig sikre, at alle gennemgår de samme processer for mulig udvikling.
Hvilke værktøjer kan du benytte, til at sikre medarbejderudvikling?
Ugentlige pulsundersøgelser
For at måle tendenserne på tværs af virksomheden, og sikre negative tendenser på tværs af afdelinger eller hele virksomheden, bliver taget hånd om, er pulsundersøgelser det absolut bedste værktøj. Hvis du foretager ugentlige pulsundersøgelser, har du konstant indsigt i hvordan medarbejderne opfatter den psykosociale og fysiske arbejdssituation. Denne indsigt i tendenser kan du benytte til at foretage overordnede ændringer i arbejdsmiljøet og dermed skabe en mere engagerende arbejdsplads, som fremmer personlig udvikling.
MUS og udviklingsplaner
Mange virksomheder har valgt at øge hyppigheden for deres MUS-forløb i virksomheden, for at sikre at medarbejderen og lederen har kontinuerlige dialoger og udviklingsplaner, som er opdaterede og følger de mål og drømme som medarbejderen har. I MUS-processerne er det vigtigt at de samme typer medarbejdere bliver stillet de samme spørgsmål, så der forekommer lige muligheder for udvikling iblandt kollegaer.
Overordnet set deler vi typisk MUS-processer op i 2 dele. Den ene del handler om administration, sikkerhed og processer, og den anden del handler om forberedelse, indhold, planlægning og opfølgning:
1. Administration
For at sikre at HR har et overblik over afholdelsen af MUS på tværs af afdelingerne i virksomheden, bør du have adgang til et overordnet dashboard, som viser hvor mange der er indkaldt til MUS, hvor mange medarbejdere og ledere der har udfyldt MUS-skemaerne og hvor mange MUS-samtaler der er blevet afholdt. Ved at sikre, at du har et overordnet overblik, har du samtidigt sikret at ingen medarbejdere bliver glemt og ikke får deres udviklende MUS-forløb.
Hvis du gerne vil lære mere om administration af medarbejderstamdata, kan du hente vores gratis [TJEKLISTE] til effektiv håndtering og brug af medarbejderstamdata her.
2. Sikkerhed
For at være compliant med GDPR skal du sørge for at indsamle, administrere og opbevare data i overensstemmelse med gældende regler. Det kan være en fordel at benytte et system til afholdelsen af MUS-forløb, så du sikrer, at der ikke bliver sendt data uden for de sikrede dataveje.
3. Processer
Hvis dine MUS-processer er inkonsekvente, kan du risikere at de mister deres værdi, fordi det gør det meget sværere for lederen at sammenligne medarbejdere og skabe strukturerede udviklingsplaner for den enkelte. Derfor skal du sørge for, at du strømliner processerne og gennemtænker forløbet for de forskellige stillingstyper, så lederne ikke er i tvivl om hvad de skal.
4. Forberedelse
Der er en hel del, som du skal forberede, inden du afholder MUS i din virksomhed. Først og fremmest giver det god mening at afstemme virksomhedsspecifikke emner som passer med virksomhedens kortsigtede og langsigtede visioner, så spørgsmålene kan justeres for at arbejde hen imod samme mål. Dernæst er det vigtigt, at lederne (evt. i samarbejde med HR) sætter sig ind i deres medarbejderes arbejdsopgaver og -gange, så spørgsmålene og samtalen også justeres ift. medarbejderens dagligdag.
Det vil også give mere velovervejede besvarelser, hvis du orienterer medarbejderne om fremtidige MUS-forløb og hvilket fokus det vil have, så medarbejderne kan gøre sig tanker omkring deres arbejdssituation, inden de skal besvare spørgeskemaet.
5. Indhold
Selve indholdet af en MUS er også afgørende for effekten af MUS, da det ellers risikerer at blive en sludder for en sladder, som ikke skaber reel værdi – hverken for virksomheden eller medarbejderen. Sørg derfor for, at stille spørgsmål til både sociale, faglige og professionelle områder, så kan skabe udviklingsplaner der både gør medarbejderen til en bedre kollega, øger deres faglige viden og styrker deres karriere. Du kan med fordel også inddrage medarbejderne i, hvad de ønsker spørgsmålene og medarbejdersamtalerne kan berøre af emner.
Sørg også for at nogle af dine spørgsmål kan benyttes generelt på tværs af teams, og ligeledes have spørgsmål der går igen på tværs af hele virksomheden, så du kan identificere tendenser, behandle alle lige og sikre at du har strømlinede processer når du skal følge op på udviklingsplanerne.
6. Udviklingsplaner og opfølgning
Under medarbejdersamtalen har lederen og medarbejderen sammenlignet deres afgivne svar og sammen lagt en plan for at opnå de målsætninger som er blevet sat. Disse målsætninger og den tilhørende handlingsplan er det vi kalder for udviklingsplanen. Denne skal godkendes af både leder og medarbejder, så der er enighed omkring det fælles mål som man vil opnå.
Det er vigtigt at følge op på disse udviklingsplaner løbende, så du sikrer at både leder og medarbejder lever op til de ting som aftalt. Det kan være en fordel at benytte et dashboard (som nævnt tidligere under ”Administration”) til at overvåge om der bliver fulgt op på udviklingsplanerne med jævne mellemrum. Under disse opfølgninger kan lederne med fordel spørge medarbejderen om opfattelsen af MUS-forløbet, så HR og ledere kan kontinuerligt forbedre MUS-processerne.
Vil du gerne vide mere om MUS-processer? Så hent vores gratis [GUIDE] Sådan skaber du strømlinede og værdiskabende MUS-processer i din virksomhed.
Kompetencestyring og GAP-analyser
Et andet yderst brugbart værktøj til medarbejderudvikling, er kompetencestyring. Der skal selvfølgelig bruges forskellige typer kompetencer for forskellige stillinger, afdelinger, arbejdsområder og meget andet. Derfor er det vigtigt, at du først og fremmest definerer hvilke kompetencer der skal bruges inden for de forskellige stillingsbetegnelser.
Når kompetencerne til de forskellige stillingstyper er defineret, lader du medarbejderen og lederen svare på, hvor de føler medarbejderen står fra 1 til 10, inden for de forskellige kompetencer. Kompetencer kan være alt fra generelle kompetencer på tværs af afdelinger såsom sprogkundskaber, selvstændighed, samarbejde, ledelse og IT-egenskaber, til stillingsspecifikke kompetencer såsom webdesign, SEO og grafisk design (tænkt eksempel for en marketingmedarbejder).
Når du har medarbejderens og lederens besvarelser, bør de indsættes i en GAP-analyse for kompetencer, for at identificere de uoverensstemmelser der foreligger. Ligeledes vil GAP-analysen fremvise på en simpel måde, hvor der er mangler i medarbejderens kompetencer. Hvis man er struktureret i sin brug af kompetence-GAPs, vil man også kunne trække tendenserne på tværs af afdelinger, jobprofiler eller andet, for at identificere overordnede kompetencemangler og udviklingspotentiale.
Hvis du gerne vil vide mere om kompetencestyring, kan du læse vores [ARTIKEL] 5 grunde til at arbejde målrettet med kompetencestyring.
Talent Matrix
Talentmatricer er skemaer hvor man kan indsætte en medarbejders performance og udviklingspotentiale. Typisk opsættes talentmatricer med 3x3, 4x4 eller 5x5 bokse, hvor X-aksen er medarbejderens performanceniveau og Y-aksen er medarbejderens udviklingspotentiale.
Ved at indsætte medarbejderne i en talent matrix, kan du få et simpelt overblik over, om medarbejderen i fremtiden kan løfte sit performanceniveau vha. sit udviklingspotentiale, samt medarbejderens nutidige performanceniveau.
Succession planning
Succession planning er lederens og HR’s værktøj til at følge med, i det fremtidige potentiale der måtte være hos en medarbejder og i en afdeling. Man ser altså ind i hvilke stillinger, der kan blive aktuelle for en medarbejder i fremtiden. Til at identificere hvilke medarbejdere som kunne have udviklingspotentiale nok til at avancere internt, kan du med fordel benytte talentmatricer, hvor du jo har defineret medarbejdernes performanceniveau og udviklingspotentiale.
Dette betyder, at du simpelt og effektivt kan se hvilke stillinger, der vil blive aktuelle for specifikke medarbejdere i fremtiden. Den enkelte medarbejder vil derfor blive mere synlig, og du kan styrke din employer branding med øget intern avancering.
Kurser
Kurser og seminarer kan benyttes til at fremme medarbejderes kompetencer og kompetencetyper, ved at tilføre ny viden. Men, hvordan arbejder man egentlig struktureret med kurser? Mange HR-professionelle har valgt at benytte sig af HR-værktøjer, som kan tage højde for kursusbudgetter mm., hvor medarbejderne selv kan aktivt tilmelde sig interessante kurser, som HR og ledere sammen har valgt skal udbydes til deres ansatte.
Hvis du gerne vil lære mere om hvordan du arbejder struktureret med kurser, kan du læse vores [ARTIKEL] 4 enkle trin til at holde styr på kurser og certifikater.
Vil du gerne i gang med medarbejderudviking?
Det kan være en kæmpe fordel at digitalisere sine processer, så du sikrer alting kører sømløst og ensartet på tværs af virksomheden, samtidigt med at du har alting ét sted. Vores [ARTIKEL] Hvorfor investere i et talent management system tager dig igennem de forskellige fordele din virksomhed vil opnå, ved at investere i et talent management system.
