Återkopplar du till arbetssökande? Vet de om att du har tagit emot deras ansökan, eller hör de något från er först efter det att tjänsten är tillsatt?
Rekrytering via en ATS (application tracking system) gör att det inte tar många minuter att skicka en bekräftelse och tacka för mottagen ansökan, och det ger positiva effekter på kandidatupplevelsen.
Tänk på återkoppling och bemötande, och passa på att använd denna mailmall för att tacka för inkommen ansökan.
När sökte du jobb hos dig själv senast?
Hur skulle du själv vilja bli bemött när du söker jobb? Att leva i ovissheten om din ansökan faktiskt har kommit fram? Eller att inte få det minsta livstecken till dess att ett e-post någon månad senare hittar in i inboxen med ett torrt ”Vi har nu tillsatt tjänsten. Tack för din ansökan.” som avslut på en dittills mycket ensidig kommunikation.
Oavsett om ditt företag kämpar med höga ansökningsvolymer eller söker med ljus och lykta efter kvalificerade kandidater är det viktigt att varje kandidat som sökt ett jobb känner sig väl behandlad. Bemötande och återkoppling avgör hur kandidaten upplever er som potentiell arbetsgivare, och i sin tur påverkar det ert rykte och viljan hos andra att söka jobb hos er.
En del av att skapa en bra kandidatupplevelse bygger mycket på att tänka på bemötande gentemot potentiella kandidater och de som väljer att söka jobb. Återkoppling på ansökan kan ses som det mest grundläggande första steget i direktkontakt med kandidater för att skapa en bra upplevelse.
Mailsvar till kandidaten
Mailet till kandidaterna som bekräftar att deras ansökning har kommit in är värt att lägga lite tid på. Det är trots allt den första direkta kontakten från er. Bekräftelsemail är också en effektiv kanal för att kommunicera med den arbetssökande och informera om hur er rekryteringsprocess ser ut. Väntar du till ett visst datum då ansökningen stänger och du kollar igenom samtliga ansökningar? Berätta det. Då är risken mindre att kandidater tröttnar på lång väntetid och färre hör av sig med frågor om hur det går med rekryteringen.
I mailsvaret som bekräftar inkommen ansökan kan det vara bra att ha med:
- Kandidatens namn och vilken roll de har sökt
- Informera om att ansökningen är mottagen
- Förklara rekryteringsprocessen
- Finns det några satta datum för då intervjuer inleds?
- Hur lång tid kommer rekryteringen att ta?
- När och hur får kandidaten reda på ifall den inte har gått vidare?
- Kontaktuppgifter till ansvarig rekryterare om kandidaten har fler frågor
- Passa på att visa upp företagets personlighet
- Länka till sociala medier
- Skriv med en ton som passar ditt företag
Spara tid med hjälp av en e-postmall
Än är det tidigt i rekryteringsprocessen och du kan med fördel utforma en generell mailmall som kan användas till alla återkopplingar. Beroende på ansökningsvolymen kan det vara aktuellt att utforma en generell mall där du bara behöver byta ut arbetstitel eller information om ansökningsdatum, eller en mall med mer personligt tilltal med kandidatens namn.
Tips! Rekryteringssystem är till stor hjälp för att snabbt och enkelt skicka ut personifierade meddelanden till sökanden beroende på var de befinner sig i processen.
E-postmall som svar på ansökan
Ämnesrad: Din ansökan till [företagsnamn]
Hej [kandidatens namn],
Vi har fått in din ansökan till rollen som [jobbtitel]. [Kort information om hur rekryteringsprocessen kommer att se ut]. Du kan läsa mer om oss på vår karriärsida [länk till karriärsidan] eller följa oss på Facebook [länk till företagets Facebook] och Instagram [länk till företagets Instagram] för att se våra senaste uppdateringar.
Har du några frågor är du välkommen att kontakta mig på [telefonnummer och/eller e-postadress].
Hälsningar,
[Ditt namn]
[E-post signatur och kontaktuppgifter]
Personlig e-postmall och lite inspiration
Glöm inte att visa lite personlighet i mailsvaret! Precis som företag använder olika loggor och färger för att uttrycka sitt varumärke går det att se företagets personlighet i skriven text. Anpassa e-postmallen med ord, uttryck och förklaringar som passar tonaliteten för just ditt företag.
Ett par korta exempel som inspiration:
Informell ton och personligt tilltal för den som sökt en viss tjänst: Tjena [kandidatens namn]! Vad roligt att du vill jobba med oss här på [företagsnamn]. Vi har nu fått din ansökan som du skickade för tjänsten [jobbtitel]. Vi kollar ansökningar löpande, så vi kommer att slå en signal innan nästa vecka om du gått vidare till intervju. Tyvärr är arbetsdagen kort och bra kandidater många så vi kommer inte att hinna träffa alla. Känner vi inte att vi är en match just den här gången kommer [namn på rekryterare] att höra av sig med ett epost. Håll gärna kontakten med oss på Instagram och Snapchat!
Formell ton som vänder sig till alla som sökt en viss tjänst: Hej. Det här är en bekräftelse på att vi har mottagit din ansökan. Du har sökt tjänsten [jobbtitel]. Vi börjar granska CV och inskickade ansökningshandlingar när ansökan stänger den [sista ansökningsdatum]. Vi återkopplar till samtliga kandidater ifall de gått vidare till intervju eller inte. Du kan läsa mer om vår rekryteringsprocess på denna sida [länk till karriärsida]. Vi vill tacka för ditt intresse och önskar dig en fortsatt trevlig dag.
Generell återkoppling till alla som sökt jobb på företaget: Hej! Vi ser alltid fram emot att få läsa igenom ansökningar från personer som vill jobba med oss på [företagsnamn]. Vi vill tacka för att du har sökt jobb hos oss, och bekräftar att din ansökan har kommit fram. En av våra rekryterare kommer att kontakta dig inom kort med status på din ansökan.
En mall är till hjälp, men missa inte checklistan!
Att skapa en mailmall du lätt kan använda för alla sökande som skickar in en ansökan är ett enkelt sätt att bjuda på en bra upplevelse. En annan viktig pusselbit i ansökningsprocessen är såklart själva platsannonsen som gör att arbetssökande vill börja jobba hos er.
Ladda ner en gratis checklista för att stämma av innehållet i platsannonsen. Säkerställ att du fått med allt som kandidaterna vill veta innan de ansöker, och se till att skapa ett bra intryck redan innan de är inne i processen.
