Gir du dine kandidater tilbakemeldinger? Får de en bekreftelse på at søknaden er mottatt, eller hører de fra dere først etter at stillingen er besatt?
Rekruttering via et ATS (application tracking system) fører til at det bare tar noen få minutter å sende en bekreftelse med takk for mottatt søknad, noe som styrker kandidatopplevelsen.
Husk på tilbakemeldinger og god kontakt med kandidatene, bruk anledningen til å bruke denne e-postmalen til å takke for søknaden.
Når søkte du jobb hos deg selv sist?
Hvordan vil du selv bli behandlet når du søker på en jobb? Leve i uvisshet om søknaden din faktisk er mottatt? Ikke høre noe i det hele tatt, før en e-post etter en måned ankommer innboksen din med et tørt «Stillingen er nå besatt. Takk for søknaden», som en avslutning på noe som har vært svært ensidig kommunikasjon?
Uavhengig av om selskapet ditt sliter med høye søknadsvolumer, eller leter med lys og lykte etter kvalifiserte kandidater, er det viktig at hver eneste kandidat som søker på en stilling føler seg godt tatt vare på. Tilbakemeldinger og kommunikasjon avgjør hvordan kandidaten opplever dere som en mulig arbeidsgiver, noe som i sin tur påvirker rykte og hvorvidt andre ønsker å søke seg til dere.
En del av det å legge til rette for en god kandidatopplevelse bygger i stor grad på å tenke over kommunikasjon rettet mot både mulige kandidater og de som velger å søke på en stilling. Svar på søknaden kan ses på som det mest grunnleggende første trinnet når det gjelder direktekontakt med kandidater, som skal sørge for en god opplevelse.
E-postsvar til kandidaten
Det vil lønne seg å bruke litt ekstra tid på e-posten som sendes til kandidater som bekreftelse på at søknaden er mottatt. Det dreier seg om den aller første direkte kommunikasjonen fra dere, og e-post med bekreftelse er også en effektiv kanal for å kommunisere med kandidaten, og for å informere om hvordan rekrutteringsprosessen ser ut.
Venter du til en gitt søknadsfrist, og ser du over alle søknader? Svar på slike spørsmål. Da er risikoen for at kandidatene blir utålmodige lavere, og færre vil også ta kontakt med spørsmål om fremdriften i rekrutteringen.
I e-postsvaret som bekrefter mottak av søknad kan det være bra å ha med:
- Kandidatens navn og rollen de har søkt
- Informasjon om at søknaden er mottatt
- En forklaring av rekrutteringsprosessen
- Begynner intervjuprosessen en gitt dato?
- Hvor lang tid vil rekrutteringen ta?
- Når og hvordan får kandidaten beskjed hvis vedkommende ikke er med videre?
- Kontaktopplysninger til ansvarlig rekrutterer i tilfelle kandidaten har flere spørsmål
- Sørg for å kommunisere selskapets profil
- Ha med lenker til sosiale medier
- Bruk en tone som passer selskapet ditt
Spar tid med hjelp av en e-postmal
Du er fortsatt i en tidlig fase av rekrutteringsprosessen, og du kan gjerne lage en generell mal som kan brukes til alle tilbakemeldinger. Avhengig av søknadsvolum kan det være aktuelt å lage en standardmal der du bare trenger å tilpasse med tittel og informasjon om søknadsdato, eller en mal med kandidatens navn og et mer personlig format.
Tips! Et rekrutteringssystem er til stor hjelp når det gjelder raskt og enkelt å sende skreddersydde meldinger til kandidater, tilpasset hvor de befinner seg i prosessen.
E-postmal som svar på søknad
Emnefelt: Din søknad til [selskapsnavn]
Hei [kandidatens navn],
Vi har mottatt din søknad på rollen som [stillingstittel]. [Grunnleggende informasjon om hvordan rekrutteringsprosessen vil foregå]. Du kan lese mer om oss på vår karriereside [lenke til karrieresiden] eller følge oss på Facebook [lenke til selskapets side på Facebook] og Instagram [lenke til selskapets side på Instagram] for å følge med på nyheter og oppdateringer.
Hvis du har noen spørsmål, er du velkomment til å kontakt meg på [telefonnummer og/eller e-postadresse].
Med vennlig hilsen,
[Navnet ditt]
[E-postsignatur og kontaktopplysninger]
Personlig e-postmal og litt inspirasjon
Ikke glem å være litt personlig i e-postsvaret! På samme måte som selskaper bruker ulike logoer og farger til å kommunisere sitt varemerke, er det mulig å vise frem en organisasjons personlighet i tekst. Tilpass e-postmalen med ord, uttrykk og forklaringer som passer til tonen til akkurat ditt selskap.
Noen enkle eksempler til inspirasjon:
Uformell tone og personlig tilpasning til den som har søkt en spesifikk stilling:
Hei [kandidatens navn]!
Så hyggelig at du har lyst å jobbe sammen med oss her i [selskapsnavn]. Vi har nå fått søknaden din på stillingen [stillingstittel].
Vi ser på søknadene fortløpende, så vi slår på tråden innen neste uke hvis du går videre til intervju. Dessverre er arbeidsdagen alt for kort, og det finnes mange gode kandidater, så vi vil ikke rekke å møte alle.
Hvis vi føler at det ikke er en optimal match akkurat denne gangen, vil [navnet til den som rekrutterer] høre fra seg med en epost. Hold gjerne kontakten med oss på Instagram og Snapchat!
Formell tone som retter seg til alle som har søkt en spesifikk stilling:
Hei. Dette er en bekreftelse på at søknaden din er mottatt.
Du har søkt på stillingen [stillingstittel]. Vi begynner med vurdering av CV og innsendte søknader ved søknadsfristen [dato søknadsfrist].
Vi gir alle kandidater en tilbakemelding om de har gått videre til intervju eller ikke. Du kan lese mer om vår rekrutteringsprosess på denne siden [lenke til karriereside].
Takk for din søknad, vi ønsker deg en fortsatt fin dag
Generell tilbakemelding til alle som har søkt jobb hos selskapet:
Hei!
Vi gleder oss alltid til å lese søknader fra personer som vil jobbe med oss i [selskapsnavn].
Vi vil takke deg for å ha søkt på en jobb hos oss, og bekrefter at søknaden din er mottatt. En av våre rekrutterere vil kontakte deg i løpet av kort tid med status på søknaden din.
