Vil du genetablere kontakten til jobsøgende? Ved ansøgerne, om du har modtaget deres ansøgning, og skriver du "Tak for din ansøgning" til dem? Eller hører de først fra dig, efter stillingen er blevet besat? Vi anbefaler, at det er god skik at udsende bekræftelse på ansøgning til alle ansøgere.
Rekruttering via et ATS (application tracking system) gør, at det blot tager få minutter at udsende en besked, der eksempelvis lyder "Tak for din ansøgning", når du gerne vil sende en bekræftelse på en ansøgning. Det er god skik, og det har også en positiv effekt på kandidatoplevelsen.
Tænk på hvordan du meddeler ansøgerne, at du har modtaget deres ansøgning, og tænk også over hvordan ansøgerne opfatter behandlingen af ansøgningen. Du kan benytte lejligheden til at bruge denne e-mailskabelon til at takke for indkomne ansøgninger.
Hvornår søgte du selv et job hos din virksomhed sidst?
Hvordan vil du gerne selv behandles, når du søger et job? At leve i uvished om, hvorvidt din ansøgning rent faktisk er nået frem til modtageren? Eller ikke at få det mindste livstegn fra virksomheden, før der nogle måneder senere tikker en mail ind i indbakken med en tør besked om, at "vi har nu besat stillingen. Tak for din ansøgning" som afslutning på kommunikation, der ellers kun var envejs.
Uanset om din virksomhed har et hyr med at håndtere en masse ansøgninger, eller om den er nødt til at lede med lys og lygte efter kvalificerede kandidater, så er det vigtigt, at hver eneste kandidat, som søger jobbet, føler sig godt behandlet. Virksomhedens tilbagemelding til og behandling af ansøgere afgør, hvordan kandidaten opfatter dig som potentiel arbejdsgiver. Ydermere har det også stor betydning for dit omdømme, og for om andre er villige til at søge job hos dig.
En stor del af at skabe en god kandidatoplevelse bygger i høj grad på at tænke på, hvordan du behandler potentielle kandidater og ansøgere. En tilbagemelding på ansøgningen kan ses som det allermest basale første trin for den direkte kontakt med kandidater, som du kan tage i brug for at skabe en god kandidatoplevelse.
Bekræftelse på ansøgning: Mailsvar til kandidaten
Den e-mail til kandidaterne, som bekræfter, at deres ansøgning er blevet modtaget, er værd at bruge lidt tid og energi på. Det er trods alt den første direkte kontakt, som du har med ansøgerne. En bekræftelse på modtaget ansøgning er også en effektiv måde, hvorpå du kan kommunikere med den jobsøgende og informere vedkommende om, hvordan rekrutteringsprocessen ser ud.
Venter du med at kigge alle ansøgninger igennem indtil et bestemt tidspunkt (for eksempel til datoen hvor der bliver lukket for ansøgninger)? Så fortæl det. Så mindsker du risikoen for, at ansøgerne bliver trætte af den lange ventetid, og at nogle ansøgere kontakter din virksomhed for at høre, hvordan det går med rekrutteringen.
I mailen, som indeholder "Tak for din ansøgning", kan det være en god idé at have følgende ting med:
- Ansøgerens navn og hvilken stilling vedkommende har søgt
- Information om at ansøgningen er modtaget
- Forklare rekrutteringsprocessen
- Er der en bestemt dato for, hvornår du/I går i gang med jobsamtalerne?
- Hvor lang tid vil rekrutteringsprocessen tage?
- Hvornår og hvordan finder ansøgeren ud af, om vedkommende er gået videre i processen?
- Kontaktoplysninger på den eller de rekrutteringsansvarlige i tilfælde af, at ansøgeren har nogen spørgsmål
- Sørg for at gøre opmærksom på hvor ansøgeren kan lære din virksomhed bedre at kende
- Links til sociale medier
- Skriv i en 'tone of voice', som passer til din virksomhed
Spar tid ved at bruge en e-mailskabelon
Tidligt i rekrutteringsprocessen kan du med fordel lave en overordnet e-mailskabelon, som kan bruges til alle tilbagemeldinger til ansøgerne. Alt afhængigt af antallet af ansøgninger kan det være relevant at udforme en generel e-mail, hvor du blot skal udskifte jobbetegnelsen eller ansøgningsdatoen, eller også kan du lave en mere personlig skabelon, hvor du tiltaler ansøgeren direkte med vedkommendes navn.
Tip! Rekrutteringssystemet er til stor hjælp, når du gerne hurtigt og nemt vil udsende personlige meddelelser til ansøgerne, baseret på hvor i processen de er.
E-mailskabelon som svar på modtaget ansøgning
Emnelinje: Din ansøgning til [stillingsbetegnelse]
Hej [kandidatens navn]
Vi har modtaget din ansøgning til jobbet som [jobtitel].
[Kort information om hvordan rekrutteringsprocessen kommer til at se ud]. Du kan læse mere om os på vores karriereside [link til karrieresiden] eller følge os på Facebook [link til virksomhedens Facebook-side] og Instagram [link til virksomhedens Instagram-profil] for at se vores seneste opdateringer.
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig på [telefonnummer og/eller e-mailadresse].
Med venlig hilsen
[Dit navn]
[E-mailsignatur og kontaktoplysninger]
Personlig e-mailskabelon og lidt inspiration
Glem ikke at vise noget personlighed i mailen til ansøgeren. Ligesom en virksomhed bruger forskellige logoer og farver for at afspejle sit varemærke, kan virksomhedens personlighed også afspejles skriftligt. Tilpas e-mailen med ord, udtryk og forklaringer, som passer til tonen i netop din virksomhed.
Et par korte eksempler til inspiration:
Uformel tone og personlig tiltale af den ansøger, der har søgt et bestemt job:
Hej [kandidatens navn]!
Hvor er det dejligt, at du gerne vil være vores nye kollega her i [virksomhedens navn]. Vi har nu modtaget din ansøgning, som du sendte til os angående stillingen som [jobtitel].
Vi gennemgår ansøgninger løbende, så inden for en uge vil du modtage svar på, om du er gået videre til en jobsamtale. En arbejdsdag er ret kort, og der er mange gode kandidater, så vi har desværre ikke tid til at møde alle til en samtale.
Hvis vi ikke vurderer, at der er et match denne gang, vil [den rekrutteringsansvarliges navn] skrive til dig per mail. Hold gerne kontakten med os ved at følge os på Instagram og Snapchat.
Formel tone som henvender sig til alle, der søger en bestemt stilling:
Hej.
Det her er en bekræftelse på, at vi har modtaget din ansøgning. Du har søgt jobbet som [jobtitel].
Vi går i gang med at kigge CV'er og indsendte ansøgninger og andre dokumenter igennem, når der lukkes for ansøgninger den [seneste ansøgningsfrist]. Vi vender tilbage til alle ansøgere, uanset om de er gået videre til jobsamtale eller ej.
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces på denne side [link til karrieside]. Vi takker for din interesse og ønsker dig en fortsat god dag.
Generel tilbagemelding til alle, som har søgt et job hos virksomheden:
Hej!
Vi ser altid frem til at læse ansøgninger fra personer, der gerne vil arbejde sammen med os her hos [virksomhedens navn].
Vi takker for din ansøgning til et job hos os, og vi bekræfter hermed, at din ansøgning er kommet frem. En af vores rekrutteringsmedarbejdere vil kontakte dig snarest angående statussen på din ansøgning.
