Miten kommunikoit työnhakijoiden kanssa rekrytointiprosessin alkuvaiheessa? Ovatko hakijat tietoisia siitä, että hakemus on vastaanotettu, vai kuulevatko he teistä vasta kun oikea henkilö on löytynyt tehtävään?
Monelle yhteydenpito hakijoiden kanssa on itsestään selvää, mutta silti moni työnhakija pettyy hakuprosessin aikana huonoon vuoropuheluun. ATS-järjestelmän (applicant tracking system) avulla parannat ehdokkaan hakijakokemusta muutamassa minuutissa lähettämällä vahvistuksen ja kiittämällä hakemuksesta. Kiinnitä huomiota yhteydenpitoon ja hakijan kohtaamiseen. Aloita esimerkiksi hyödyntämällä seuraavia sähköpostipohjia apunasi.
Milloin viimeksi hait työpaikkaa?
Miten itse toivot tulevasi kohdatuksi työnhakijana? Haluatko jäädä epätietoiseksi hakemuksesi perille pääsystä? Tai saada työnantajasta ensimmäisen elonmerkin viikkoja myöhemmin, kun sähköpostiisi tulee kuivakka ilmoitus ”Rekrytointiprosessi on päättynyt ja valinta ei valitettavasti tällä kertaa kohdistunut sinuun. Kiitos mielenkiinnostasi.”
Riippumatta siitä, onko organisaationne haaste suuret hakemusmäärät tai se, että etsimällä etsitte ehdokkaita, on tärkeintä jokaisen työnhakijan reilu kohtelu.
Kohtaaminen ja yhteydenpito ovat ratkaisevia työnantajamielikuvan kannalta mikä puolestaan vaikuttaa yrityksenne maineeseen, ehdokkaiden sitoutumuseen ja mahdollisesti myös muiden haluun hakea avoimia työpaikkojanne.
Sähköpostivahvistus ehdokkaalle
Käytä hetki aikaa sähköpostiviestin kirjoittamiseen, jossa vahvistat hakemuksen vastaanottamisen. Tämä on kuitenkin ensimmäinen suora yhteydenotto teidän puoleltanne. Vahvistusviesti toimii myös tehokkaana keinona kommunikoida työnhakijan kanssa ja kertoa enemmän rekrytointiprosessista. Mikäli esimerkiksi käytte läpi kaikki hakemukset vasta tietyn päivämäärään jälkeen, kerro se. Näin ehdokkaat eivät kyllästy pitkään odotusaikaan ja harvempi kyselee rekrytoinnin etenemisestä.
Hakemuksen sähköpostivahvistuksessa on hyvä tulla ilmi seuraavat tiedot:
- Ehdokkaan nimi ja haettu tehtävä
- Ilmoitus hakemuksen vastaanottamisesta
- Selvitys rekrytointiprosessista
- Ovatko haastattelupäivämäärät tiedossa?
- Miten pitkään rekrytointi kestää?
- Milloin ja miten ehdokas saa tietää, jos ei pääse jatkoon?
- Rekrytointivastaavan yhteystiedot siltä varalta, että ehdokkaalla on lisäkysymyksiä
- Yrityksen yksilöllinen ilme
- Linkitä sosiaalisen median kanaviinne
- Kirjoita sävyyn, joka sopii yrityksenne kommunikaatiotapoihin
Säästä aikaa käyttämällä sähköpostipohjaa
Koska rekrytointiprosessi on vasta alkuvaiheessa, voit hyvin käyttää sähköpostipohjaa kaikissa vastauksissa. Luomalla yleisen viestipohjan, sinun tarvitsee lisätä ainoastaan tehtävänimike, hakemuksen päivämäärä ja halutessasi hakijan nimen, mikäli haluat henkilökohtaisemman sävyn.
Vastausesimerkki hakemukseen:
Aihe: Hakemuksesi – [yrityksen nimi]
Hei [ehdokkaan nimi],
Olemme vastaanottaneet hakemuksesi tehtävään [tehtävänimike]. [Lyhyt kuvaus tulevasta rekrytointiprosessista]. Saat lisätietoja urasivultamme [linkki urasivulle] ja uusimmat päivitykset Facebookista [linkki yrityksen Facebook-sivulle] tai Instagramista [linkki yrityksen Instagram-tilille].
Jos sinulle jäi kysyttävää, vastaan niihin mielelläni: [puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite].
Ystävällisin terveisin,
[oma nimesi]
[Sähköpostiallekirjoitusi yhteystietoineen]
Henkilökohtainen viestipohja ja 2 esimerkkiä
Muista henkilökohtainen ote sähköpostivastauksessa. Samoiten kuin yritykset korostavat tavaramerkkiään logolla ja väreillä, voi yrityksen ilme näkyä myös kirjoitetussa tekstissä. Käytä sähköpostimallissa sanoja ja ilmauksia, jotka sopivat yrityksen ilmeeseen. Seuraavaksi pari lyhyttä esimerkkiä inspiraatioksi:
Rennompi sävy ja tiettyä tehtävää hakeneen ehdokkaan henkilökohtainen puhuttelu:
Tervehdys [ehdokkaan nimi]! Hienoa, että haluat liittyä joukkoomme [yrityksen nimi]:ssa. Olemme vastaanottaneet hakemuksesi tehtävään [tehtävänimike]. Käymme hakemukset läpi vastaanottojärjestyksessä ja ilmoitamme ensi viikkoon mennessä, oletko päässyt haastatteluvaiheeseen.
Valitettavasti aikaa on rajatusti ja hyviä ehdokkaita paljon, joten emme ehdi tavata kaikkia kasvotusten. Mikäli hakusi ei tällä kertaa tärppää, [rekrytoijan nimi] on sinuun yhteydessä sähköpostitse. Seuraathan meitä Instagramissa ja LinkedInissä!
Muodollisempi sävy viestissä, joka lähetetään kaikille tehtävää hakeneille:
Hei, tämä on vahvistus siitä, että olemme vastaanottaneet hakemuksesi. Olet hakenut tehtävään [tehtävänimike]. Aloitamme CV:iden ja hakemusten arvioinnin, kun hakuaika päättyy [viimeinen hakupäivämäärä]. Olemme yhteydessä kaikkiin ehdokkaisiin riippumatta siitä, oletko päässyt haastatteluvaiheeseen. Lisätietoja rekrytointiprosessistamme löydät sivulta [linkki urasivulle]. Kiitos mielenkiinnostasi yritystämme kohtaan ja mukavaa päivänjatkoa.
Yleinen vastaus avoimen hakemuksen lähettäneelle:
Hei! Käymme aina mielellämme läpi hakemuksia ehdokkailta, jotka haluavat liittyä joukkoomme [yrityksen nimi]:ssa. Kiitämme hakemuksestasi ja vahvistamme, että hakemuksesi on vastaanotettu. Rekrytoijamme ottaa sinuun yhteyttä lähiaikoina ja kertoo hakemuksesi tilasta.
