Dersom du vurderer å bytte rekrutteringssystem, er det sikkert ting du ikke er fornøyd med i systemet dere bruker i dag. Start med å lage to lister – én liste med ting du liker med nåværende system – og én liste med ting du ikke liker eller savner. Du bør også vurdere service, support og driftsstabilitet når du lager listene.
Når du er ferdig med listene, har du fundamentet for en kravspesifikasjon. For å komplettere denne ytterligere, lister vi også opp noen andre tips til hva du bør ta med i en kravspesifikasjon.
Generelt
De fleste rekrutteringssystemer har en del grunnleggende fellestrekk:
- De er nettbaserte og leveres som skytjenester (ingen krav til installasjon) – alle data lagres hos leverandøren
- Du kan lage stillingsannonser og publisere disse på hjemmeside, intranett, Finn.no, NAV og andre stillingsportaler og sosiale medier
- Jobbsøker registrerer CV og skriver søknadstekst og legger ved vedlegg når man søker på stillingen
- Søkerlister er tilgjengelige i forskjellige varianter for utskrift
- Støtte for å sette status/fremdrift på den enkelte jobbsøker i rekrutteringsprosessen
- Avslagsbrev/epost til de som ikke blir ansatt
Variasjonen knyttet til de felles grunnleggende funksjonene vil derfor ofte være hvor mye funksjonalitet/muligheter som er knyttet til de enkelte områdene. Eksempelvis hvordan man kan filtrere og sortere forskjellige typer søkerlister og muligheter til å tilpasse løsningen til egen rekrutteringsprosess.
Sikkerhet
De fleste leverandører som har offentlige referanser, har med rimelig stor sikkerhet blitt sikkerhetsvurdert av disse. Det kan likevel være relevant å be om noen utdypninger:
- Driftsmiljøbeskrivelse med sertifiseringer
- Hvordan man jobber med OWASP top 10 (Liste over de mest fremtredende sikkerhetsutfordringene knyttet til internett)
- Årlig sikkerhetsrevisjon gjennomført av uhildet tredjepart
- Bekreftelse på at data lagres i EU/EØS
Integrasjoner og partnere
Selv om du ikke nødvendigvis ser behovet for integrasjoner med andre IT-systemer i dag, kan det være lurt å sikre at leverandøren har et etablert og fungerende samarbeid med andre leverandører for integrerte løsninger. Be om referanser som kan fortelle om hvordan integrasjonen fungerer i drift. Noen eksempler kan være
- Sak/arkivsystemer (offentlig sektor)
- Single Sign On (SSO) og synkronisering av brukere og organisasjonsstruktur
- Testverktøy
- Bakgrunnssjekk
- Kompetanseløsninger
- Lønns- og HR-systemer
- Stillingsportaler
- Elektronisk signering av arbeidsavtaler
- Vitnemålsportalen
Gevinsten for den enkelte ved integrasjoner, vil variere. For noen kan det være til dels store tidsbesparelser å hente, samtidig som datakvaliteten sikres.
Krev også at leverandøren av rekrutteringssystemet skal være «Single Point of Contact» (SPoC) – for alle spørsmål og innmelding av feil.
Gjenbruk av data – og GDPR
En jobbsøker sender ofte mange jobbsøknader – det er derfor viktig at rekrutteringssystemet effektiviserer den prosessen og senker terskelen for å søke jobb. Gjenbruk av egne CV- og søknadsdata på tvers av leverandørens kunder og andre typer løsninger er da viktig. I tillegg bør jobbsøker selv kunne logge seg inn og se og administrere egne data – herunder trekke seg fra pågående prosesser, samt korrigere og slette sine data.
Når det gjelder gjenbruk av egen CV-database og annen historikk, velger de fleste virksomheter å starte fra «scratch» i ny løsning. Unntaket er stort sett rekrutteringsselskaper som har en stor CV-database som representerer en stor verdi. Med innføring av GDPR/ny personopplysningslov, er det uansett begrenset verdi av hva man kan lagre av historiske data.
Starter man med en «tom» løsning, bør man sikre seg tilgang til sin gamle løsning i tre til seks måneder – da har man mulighet til å gjøre historiske oppslag ved behov.
Annen funksjonalitet og prosesstøtte
Det kommer stadig ny funksjonalitet blant tilbydere av rekrutteringssystemer. Vurder hva som kan være relevant for deg. Du bør samtidig vurdere å endre dine prosesser når systemet gir mulighet til å arbeide mer effektivt. Eksempler på slik funksjonalitet kan være
- Behovsanalyse
- Godkjennelsesprosesser
- Mal, logg og scoring av intervju og referanseintervju
- Videintervju
- Videosøknad
- Intervjuinnkalling med synkronisering av kalendre og møterom fra Outlook
- Intern samhandling og dokumentasjon
- Innstilling
Fremtiden, nettverk og erfaringsdeling
Be om en «Roadmap» som forteller om leverandørens viktigste planer 12 til 24 måneder fremover i tid.
Spør gjerne om muligheter du som kunde har for påvirkningsmuligheter knyttet til produktutvikling og om arenaer for kompetanse- og erfaringsdeling med andre kunder med like behov.
Rapporter
For å ha kontroll og bli bedre, bør det være godt med rapportmuligheter i rekrutteringssystemet. Rapportene kan brukes til avvikshåndtering og til å måle det arbeidet man gjør. Eksempelvis kan det å måle hvor lang tid man bruker på å hver enkelt rekrutteringsprosess over tid være et relevant måltall.
Rapportene bør kunne hentes ut i Excelformat slik at man kan bearbeide dem videre der. De bør også kunne hentes ut på alle nivåer i en organisasjon.
Referanser
Ring alltid referanser før du velger en leverandør! Be om noen relevante referanser og gå gjennom enkelte punkter fra kravspesifikasjonen med disse. Mange ber også om å få komme på referansebesøk – leverandøren kan sikkert være behjelpelig med å finne disse. Ikke vær redd for å spørre!
Support
Man trenger ikke hjelp hver dag, men når man er midt i en prosess, er det viktig å få kompetent hjelp. Raskt.
Be om rapporter på responstid på supporttelefonen. Leverandøren bør også ha en supportportal der du kan logge deg inn og se egne supportsaker og status på disse.
Support er noe du absolutt bør ta opp som tema i en referansesamtale – spør om responstid og leverandørens evne til å forstå kundens behov og utfordringer.
