Hur arbetar skönhetsföretaget Lyko med HR och hur tänker deras HR-chef kring sin yrkesroll? Vi fick chansen att prata med Moa Wictorén, Chief HR Officer på Lyko, om allt från HR-chefens viktigaste uppdrag till digitaliseringen av HR, HR-trender och medarbetarlivscykeln. Dessutom delade Moa med sig av bra tips på hur du utvecklas i din HR-roll och vilken som är den finaste feedback hon någonsin fått.
Hej Moa, vilken roll har HR hos er på Lyko och vad ser du som ditt viktigaste uppdrag som HR-chef?
- Allt vi gör på Lyko gör vi med målet att skapa en fantastisk kundupplevelse, inte bara för handlande kunder utan också för besökare och leverantörer. Den interaktionen är det människor hos oss som skapar. Vi behöver därför forma så många interna fans som möjligt och då måste HR finnas i hjärtat av organisationen. Lite hårt uttryckt och generaliserat var HR på Lyko tidigare mer av en personalfunktion som talade om vad som var rätt eller fel, men jag tror inte man bygger ett tillväxtbolag genom en policystyrd kultur. Policies behöver givetvis också finnas, HR får inte tappa bort det HR är, men en del av resan på Lyko för mig har varit att förflytta HR till att bli en väldigt central del av vår verksamhet. Vi behöver finnas med överallt och förstå det som har en påverkan på affären för att ta rätt beslut. Det är en stor utmaning.
Det viktigaste uppdraget som HR-chef skulle jag säga är att utveckla en HR-funktion som skapar rätt förutsättningar för tillväxt. Det går ut på att reducera friktion i bolaget och hela tiden tänka hur vi kan skala verksamheten inifrån.
Att digitaliseringen sker överallt i samhället och att den skyndats på av pandemin har knappast undgått någon. Hur ser du på digitaliseringen av HR? Och hur använder ni er av digitala verktyg i HR-arbetet på Lyko?
- Nu kommer jag med en liten spaning och kan låta lite hård mot mitt eget skrå, men jag tycker att HR tenderar att hoppa på trender utan att ha tänkt igenom varför man vill göra det och att man då drar pendeln lite långt. Plötsligt ska allt kretsa kring den nya trenden. Det blir sällan bra. Digitaliseringen är lite av ett sådant exempel. Den ger fantastiskt mycket möjligheter i form av att man kan arbeta mer data-drivet och effektivisera processer men man behöver ha en tydlig idé om vad det är man vill uppnå. Traditionellt sett har HR gått mycket på magkänsla och det är jättebra att vi kan komplettera med data och insikter men vi måste ställa oss frågan ”varför”. Du behöver inte och ska inte mäta allt. Inom HR finns dessutom en del känslig data som man inte måste analysera. I mitt team pratar vi mycket om balansen mellan Head- och Heart-beslut, det finns saker du kan mäta och som kan vara av värde att titta på men det finns också saker du inte kan se i data.
Just nu testar vi pulsmätningar i en del av bolaget och vi får bra siffror som i kombination med dialog kan ge ett stort värde. En annan grej vi testat och som hjälpt oss under pandemin är att ändra hela vår rekryteringsprocess. Vi plockade bort CV och personligt brev och jobbar kompetensbaserat med tester tidigt i ett screening-syfte. Jag vill verkligen utmana idén om CV och personligt brev. Jag tror att vi missar många kandidater genom att stirra oss blinda på vad som står listat där.
Läs också 7 positiva effekter av kontinuerliga pulsmätningar.
Ett begrepp som används en del i branschen är Agil HR. Vad är Agil HR hos er på Lyko?
- Att vara agil inom HR handlar om att vara flexibel och föränderlig, att kunna skapa ett affärsvärde utifrån förutsättningar som uppkommer, inte att följa en satt process därför att. Hur skapar vi ett värde som tillför någonting till affären samtidigt som vi säkerställer att vi upprätthåller policys och lagkrav? För mig är det några delar i detta som är extra viktiga – man måste kunna sin affär, ha örat mot marken och ligga nära verksamheten hela tiden. Du har inte råd att tänka start till mål och att sätta en plan för hur saker ska bli perfekta, utan behöver jobba mer utifrån frågor som du ställer till personerna i verksamheten, vara lyhörd och ta in input och testa nya idéer och utveckla längs med resans gång.
Digitaliseringen ger fantastiskt mycket möjligheter - man kan arbeta mer data-drivet och effektivisera processer, men man behöver ha en tydlig idé om vad det är man vill uppnå
- Moa Wictorén, Chief HR Officer på Lyko
Hur tänker ni kring medarbetarlivscykeln? Har ni en strategi för både rekrytering, onboarding och talent management eller hur resonerar ni?
- Vi skulle kunna tänka mycket mer strategiskt kring medarbetarcykeln, det finns helt klart en förbättringspotential inom det området för oss, men vi har en utgångspunkt i HR-strategin och det är att vi tror på att behålla våra medarbetare. Vi kommer inte både orka ta in många nya samtidigt som vi byter ut, då tappar vi fart. Det vi gör just nu för att behålla våra medarbetare är att lyssna in i verksamheten för att kunna skapa förändring. Vi kan tänka att folk vill ha något speciellt men vet vi inte måste vi ju fråga. Det är därför vi gör pulsmätningar.
När det gäller rekrytering och onboarding har vi arbetat stenhårt för att alla kandidater ska få en så ärlig bild av Lyko som möjligt. Kandidatupplevelsen ska vara lika bra som kundupplevelsen och då menar vi inte bara de kandidater som anställs utan även de som inte får jobbet. När det gäller onboardingen har vi funderat över hur vi får upp våra anställda på banan så fort som möjligt. Från det att en kandidat läser en annons till att kandidaten börjar sin anställning har tjänsten hunnit skruvas och sex månader in är uppdraget oftast större än när vi anställde personen. Vi måste därför rekrytera på potential och människor måste upp på banan snabbt, annars tappar vi fart.
Idag arbetar vi strukturerat kring onboarding och i preboardingen har vi identifierat att det finns ett viktigt fönster mellan att en kandidat signat sitt kontrakt till att denne börjar sin tjänst. Under den här tiden kan vi hjälpa den anställde att få så mycket information om oss som bolag som möjligt. Det kan handla om inloggningsuppgifter till olika system eller tips på någon podd där vår vd Rickard eller någon annan från Lyko medverkat. Den nyanställde kan ju sedan välja hur mycket information han eller hon vill ta del av, men då ger vi denne en chans att få en känsla för vilka vi är.
I onboardingen tittar vi t.ex på att göra öppna webinars där respektive del av bolaget får berätta hur de arbetar och hur de hänger ihop med andra delar av organisationen. Vi är inte riktigt i hamn med det projektet än men det vi vill uppnå är att öka transparensen och hjälpa nya medarbetare in i bolaget. Det känns som ett kul sätt att involvera människor.
När det kommer till talent management rider vi på den kultur vi har och de medarbetare som ger av sig själva. Vi utgår från devisen ”sharing is caring”, att ju mer jag delar, ju mer kan jag hjälpa och desto mer får jag tillbaka. Vi har verkligen en stor potential i att arbeta mer strukturerat med talent management. Vi har fantastiska resultat på ledarskapet – pratar man med folk är de generellt nöjda med sina chefer. Det senaste vi gjort är att vi tagit in en Leadership Lead som ska jobba med cheferna mer strukturerat och fokuserat för att de ska få rätt verktyg till att utveckla medarbetarnas självledarskap framöver. Där är vi inte riktgt än men tänk vad häftigt när vi lyckas!
Läs också: Defintionen av effektiv onboarding
Hur håller du dig uppdaterad kring allt som rör HR? Var hittar du inspiration?
- Det finns mycket engagerade HR-människor, det är något jag glatt kan konstatera. Jag lyssnar extremt mycket på poddar för att få inspiration och lyfta blicken. Jag tror verkligen på reflektion och att utmana det man själv tänker och då har ljudformatet funkat bra för mig. Av förklarliga skäl blir det mycket HR-poddar så som Agila HR-podden och Fråga forskaren, men jag har insett att jag behöver bredda mina horisonter och har nu utmanat teamet att dela med sig av poddar som kan vara relevanta för vårt arbete och ge insikter i andra delar av organisationen. Det är så lätt att bekräfta sådant man redan tror på och genom det tycka att man är grym på det man gör.
En annan grej jag gör för att fylla på med inspiration är att vara ute och prata med folk. Jag gillar att nätverka och ta hjälp av folk som jag tycker är duktiga på det de gör. Det ger mig nya perspektiv och får mig att tänka till och se saker annorlunda. Det jag gör allra mest är att be om extremt mycket feedback. Det har länge varit snack om att ge feedback men mitt allra bästa tips om du vill utvecklas är att be om feedback.
En sak vi gör i teamet är att vi varje fredag kör en sittning vi kallar HR Recharge där vi bara fyller på. Det är en aktivitet hela teamet äger och det kan röra sig om allt från att ge feedback eller ställa en fråga som får alla att fundera, till att plocka upp en trend att resonera kring. Där är det högt i tak.
Vilka trender ser du inom HR-yrket idag?
- HR har under senare år tagit stora kliv mot att bli en strategisk funktion, det sker en förflyttning. Jag pratade med en person nyligen som sa att ”HR är ju mer management-konsulter idag än vad de är HR”, ett uttalande jag tyckte var intressant och undrade varför personen såg det på det sättet. ”Jag tror inte att HR tycker att det är kul att hålla på med det de faktiskt ska hålla på med”, fick jag till svar. Så ser inte jag på saken men jag tyckte att det var en intressant vinkel och det fick mig att tänka att vi som HR inte får tappa bort var vi kommer ifrån. Vi sitter i mitten och ser allt och har en viktig funktion, men behöver kunna vår arbetsrätt och när någon kommer och ber om hjälp med en rehabsprocess, då ska du prioritera den. Som HR måste man fortfarande göra det operativa jobbet. Om du inte tycker att det operationella jobbet är roligt ska du inte ägna dig åt HR. I min värld är det till stor del genom HR-processer som t.ex rehabs-processer som man driver utveckling eller förflyttning. Det är där magin för HR sker – du har ju en fantastisk möjlighet att i en rehabsprocess connecta med en chef eller hjälpa en medarbetare och visa att ni tar dem på allvar. En trend jag ser är att HR rört sig en bit bort från kärnan. Vad är det vi håller på med, egentligen? Vi ska absolut hålla på med management och de strategiska frågorna men vi får inte tappa bort vårt fundament.
En annan trend, eller område på agendan nu är arbetsmiljö. Den allmänna föreställningen är att HR är bra på det men min uppfattning är att det är svårt och att HR inte är så bra på det. Jag tycker att HR ska ta tag i det och bli bra på detta! Frågan har dessutom aktualiserats ännu mer nu sedan pandemin bröt ut. Nu har vi ännu ett ställe att ta hänsyn till bland arbetsmiljöfrågor – hemmamiljön.
Låt oss blicka framåt. Hur tror du att HR-funktionen ser ut om fem år från nu? Vad kommer ha ändrats? Och vilken förändring skulle du vilja se?
- Det här är en svår fråga. Men något som redan skett är att vi ser att vi går från breda roller till mer specialiserade och smala HR-roller och jag tror att det kommer att fortsätta att gå i den riktningen. Det jag skulle vilja se är att HR blir riktigt duktiga på förändringsarbete, change management, att vi tar det till oss på ett djupare plan och gör det till en del av vår kärna och sätt att arbeta. Change management är ingen fluga, vi inom HR behöver vara förändringsagenter ut i fingerspetsarna.
Hela världen förändras konstant, i en rasande takt och vi kommer garanterat se fler spännande roller och områden som ingår i HR. Hittills har man kunnat snegla på vad som hände på marknadsavdelningarna tre år tillbaka för att lista ut vad som kommer hända med HR-avdelningarna.
Vilken är den finaste feedbacken du fått i ditt arbete och vem gav dig den?
- Det var inte en konkret feedback till mig men för några veckor sedan diskuterade vi respekt och jag sitter jag och lyssnar på mitt team när de pratar om tryggheten och tilliten de känner i teamet. Tilliten för andra personer, att man får vara sig själv, hur de hela tiden hjälper varandra, stöttar, utvecklas. När de delar detta spontant började jag nästan gråta av välbehag. Det var verkligen den finaste feedbacken.
Foto på Moa Wictorén: Mikael Sjöberg
Är du nyfiken på hur vi på Talentech kan hjälpa dig med rekrytering, pulsmätningar, onboarding och talent management? Boka en demo!
