Så kommer HR igång med AI: En praktisk guide

Känns det som att du ligger efter med AI? Du är inte ensam.
AI inom HR är ett hett ämne just nu, men för många team är det fortfarande oklart vad det faktiskt innebär i vardagen och var man ens ska börja. 38 % av seniora HR-personal befinner sig fortfarande i diskussions- utvärderingsfasen och nästan hälften av alla företagsledare anser att deras organisationer rör sig för långsamt.

Dock behöver det inte vara svårt att komma igång. Du behöver inte börja med en fullskalig AI-strategi, det räcker att ha en tydlig startpunkt och modet att ta det första steget.

I den här guiden får du praktiska tips på hur du förbereder teamet, kommer igång på ett smart sätt och vad du ska tänka på när du väljer AI-verktyg för HR.

Innehåll:

• Det här behöver ditt HR-team innan ni börjar
• Så kommer du igång med AI i dina HR-processer
• Vad du ska hålla utkik efter i ett AI-verktyg för HR
• Så stöttar Talentech din AI-resa
• Slutord och nästa steg

Det här behöver ditt HR-team innan ni börjar

Innan du implementerar AI är det en sak du behöver på plats: teamets förtroende.

Att förankra initiativet internt är minst lika viktigt som att välja rätt verktyg. Ditt team behöver känna sig inkluderat och förstå varför ni gör det här, annars riskerar verktyget att bli liggande oanvänt eller möta aktivt motstånd.

Så här gör du:

1. Kommunicera tydligt varför ni inför AI
   Vill ni spara tid, skapa mer rättvisa processer eller minska flaskhalsar? Ju tydligare syftet är, desto lättare blir det att få medarbetarna med på tåget.
   
   
2. Sätt tydliga roller och ansvar
   Vem leder arbetet? Vem väljer verktyg? Vem testar och ger feedback? Lite struktur i början sparar mycket tid senare.
   
   
3. Skapa ett tryggt forum för frågor
   AI kan kännas nytt och osäkert, särskilt för dem som inte använt det tidigare. Ge utrymme för frågor och förbered dig på att kunna utmana antaganden.
   
   
4. Börja litet med pilotanvändare
   Låt några utvalda användare testa ett AI-verktyg i mindre skala. Det ger värdefull feedback och hjälper er identifiera vad som fungerar innan ni skalar upp.
   
   
5. Säkerställ stöd från ledningen
   Om ledningsgruppen står bakom initiativet - se till att det är tydligt. Det visar att AI är en strategisk satsning och andra följer lättare med på tåget.

Som Malin Gustafsson, CPO och AI-entusiast på Talentech, uttrycker det:

“AI fungerar bäst när det inte bara introduceras, utan förstås. De team som lyckas är de som förbereder människorna – inte bara plattformarna.”

FAS 1: Sätt grunden (vecka 1-4)

Börja med att tydliggöra era största utmaningar. Är det exempelvis svårt att hitta tid till att granska alla ansökningar?Eller går det kanske åt för mycket tid till vanliga och återkommande frågor? Välj en mindre utmaning som du vet skapar friktion eller tar mycket tid att börja med som ett första pilottest

Sträva efter att uppnå följande innan fasens slut:

• Kartlägg nuvarande arbetssätt:
  Var läggs mest tid? Vilka scenarion bidrar till att fler och fler uppgifter samlas på hög? Det är dessa utmaningar AI kan hjälpa till att effektivisera.
  
  
• Sätt ett tydligt mål:
  Vill ni spara tid, skapa mer enhetlighet eller förbättra kandidatupplevelsen? Att ha ett tydligt syfte gör det lättare att utvärdera resultat samt för hela teamet att förstå varför ni implementerar AI.
  
  
• Utforska AI-verktyg som integreras enkelt:
  Prioritera verktyg som är enkla att komma igång med, anpassade för HR och som integreras smidigt med era system.
  
  
• Involvera nyckelpersoner tidigt:
  Inkludera till exempel rekryterare, HR-personal, chefer eller andra relevanta roller på företaget direkt. Deras stöd och insikter kommer hjälpa till att ta bättre beslut och snabba på processen.

FAS 2: Börja med ett konkret AI-användningsområde (vecka 5–8)

När du har valt vilket område du vill börja med är det dags att börja testa AI i praktiken. Den här fasen handlar om att samla in feedback, utvärdera hur AI fungerar i vardagen och lära sig längs vägen, utan att det innebär stora risker. Fokus ligger på att testa, inte att allt ska bli perfekt från början.

Att tänka på i den här fasen:

• Genomför det första AI-testet i ett mindre team:
  Välj ett konkret område, som att generera AI-baserade jobbannonser, granska CV:n eller kanske använda en chatbot för vanligt återkommande frågor. Begränsa sedan testet till ett specifikt team eller geografiskt område så att det blir lättare att följa upp.
  
  
• Utbilda och informera:
  Säkerställ att testgruppen förstår vad verktyget gör, hur det fungerar och varför det testas. En kort demo eller fusklapp kan göra stor skillnad för att det ska känna sig självsäkra.
  
  
• Följ upp resultat:
  Se över vilka effekter du ser av testet såsom sparad tid, snabbare svar till kandidater, minskat manuellt arbete eller förbättrad kandidatupplevelse. Även små vinster är viktiga så glöm inte bort att dokumentera dem.
  
  
• Samla in feedback:
  Prata med testgruppen varje vecka. Vad fungerar bra? Vad känns krångligt? Vad skulle göra det enklare? Deras insikter är avgörande för nästa fas.
  
  
• Var tydlig med att det är ett test:
  Genom att rama in det som ett test så känns det generellt sätt tryggare att prova, enklare att ge kritik på och det ökar sannolikheten till en lyckad AI-implementation på lång sikt.

FAS 3: Bygg upp intern kompetens  (Weeks 9–12)

Nu har ni testat och sett vad som fungerar. Nästa steg är att bygga vidare på det ni lärt er, sprida kunskap, stärka förtroendet i organisationen och börja sätta grunden för den faktiska implementationen.

Tänk på att: 

• Dela resultat internt:
  Lyft fram det som fungerat i teammöten eller interna nyhetsbrev.
  
  
• Erbjuda utbildning:
  Hjälp teamet att förstå både hur verktyget fungerar och vilket problem det löser.
  
  
• Fortsätta mäta resultat:
  Se till att ni fortfarande ser positiva effekter när användningen ökar, och annars har tid att förfina ert tillvägagångssätt innan detta kommuniceras bredare.
  
  
• Ge utrymme för kritik:
  Alla är kanske inte övertygade från början, och det är okej. Ta dialoger, lyssna in och justera processen där det behövs.

FAS 4: Dags att skala upp (vecka 13+)

• Utöka AI-användning till fler områden inom HR:
  Se över andra användningsområden, kan AI även stötta vid t.ex. intervjuer, preboarding eller medarbetarundersökningar? Använd vad du har lärt dig och prioritera nästa steg.
  
  
• Regelbundna avstämningar och granskningar:
  Fortsätt följa upp de resultat och effekter ni ser av AI-användningen, men även etiken. Säkerställ att processen fortfarande är i linje med viktigt aspekter såsom rättvisa, transparens och era övergripande mål.
  
  
• Ta med AI till er långsiktiga HR-strategi:
  Se till att AI är en del av er årliga planering och budget, inte ett sidospår.
  
  
• Fortsätt investera i kompetens:
  Med växande möjligheter behövs också ökat förtroende och självsäkerhet i teamet. Erbjud regelbundna utbildningar och säkerställ att diskussioner kring AI är inbjudande.
  
  
• Undvik att automatisera bara för sakens skull:
  Automatisering är bra för att effektivisera arbetsuppgifter, men bara för att det går så betyder det inte att det alltid är vad man bör göra. Ställ dig själv alltid följande fråga innan du börjar automatisera: Kommer detta att förbättra upplevelsen för kandidater, medarbetare och HR-teamet?

Vad du ska hålla utkik efter i ett AI-verktyg för HR

När du vet hur du vill använda AI, är nästa fråga vilket verktyg som passar er bäst. Det finns många lösningar där ute, men alla är inte byggda för HR.

Välj ett verktyg som passar era behov, som integreras smart med era system och gör jobbet enklare istället för mer komplext.

Det här ska du hålla utkik efter:

Säkerställa att AI-verktyget är byggt för just HR

Välj något som är utvecklat för just HR som har tydliga användningsområden, praktiska arbetsflöden och är fokuserad på människan i första hand.

Enkel integration

Det ska kunna kopplas till dina befintliga system utan krångel. Ännu bättre om det kan appliceras direkt med er ATS, HRIS och kommunikationsplattform.

Datasäkerhet och GDPR compliance

Se till att AI-verktyget uppfyller krav på säker lagring och datahantering samt erbjuder transparens i hur information processas och används.

Transparens i beslutstagande

Om du inte förstår hur AI-verktyget tar beslut så blir det svårt att bygga tillit till det.

Etisk testning

Leverantören bör regelbundet granska verktyget för partiskhet och rättvis behandling.