För 100 år sedan arbetade vi betydligt fler timmar i veckan än vad vi gör idag. Sedan dess har vi arbetat färre och färre timmar varje vecka, men timminskningen har skett gradvis, med små förändringar och många år emellan. Nu, för första gången sedan 1990, händer något drastiskt igen med hur vi ser på arbetstid. En 4 dagars arbetsvecka är nu aktuell.
Många företag runt om i världen har börjat leka med tanken på att arbetsveckor endast ska bestå av fyra arbetsdagar, snarare än de traditionella fem. På vissa ställen har de tagit steget längre och på Island har 86 % av den totala arbetsstyrkan redan gått ner i tid och alla i arbete har haft möjligheten till detta. Detta är en 4-dagars arbetsvecka på 35–36 timmar, snarare än en 5-dagars arbetsvecka på 40 timmar. Likaså har det danska företaget IIH Nordic infört en 30-timmars arbetsvecka, fördelad på 4 dagar, utan löneminskning, för alla sina anställda.
Enligt Djøf och Epinion i Danmark skulle 64 % av de anställda och 65 % av cheferna gå med på att implementera en eller flera modeller för en 4 dagars arbetsvecka på sin arbetsplats.
Så mycket har hänt den senaste tiden och i den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i de fördelar och utmaningar som kan uppstå med en 4-dagars arbetsvecka, och hur du kan lyckas med det i ditt företag.
Vilka är fördelarna med en 4-dagars arbetsvecka?
På Island har man generellt sett upplevt att de anställda har minskat när det gäller antalet stressdrabbade och att förlängningen av helgen gett dem möjlighet att träna mer och ha ett större mentalt överskott. Men där det blir riktigt intressant är att man faktiskt också upplevt ökad produktivitet, vilket mest beror på färre fikapauser, prat över vattenmaskinen och onödiga möten. Flera anställda hade också tidigare uppgett att fredagen var deras "morot" där de kan koppla av lite. Men på grund av en 4-dagars arbetsvecka kände de anställda att de måste vara mer produktiva under sin aktiva arbetstid, vilket mer än kompenserade för den uteblivna dagen.
På IIH Nordic upplevde de enorma förbättringar av stressnivåer när de införde en 4-dagars arbetsvecka och de såg förbättringar på hela 70 % när det kom till stress, hälsa och energinivåer. Detta har inte bara gett deras anställda mer tid och frihet för sitt privatliv, utan det har också ökat deras livskvalitet. Detta hade kunnat tyda på att du man förlorar på effektivitetssidan, eftersom de anställda har färre arbetstimmar. Däremot erfor IIH Nordic att deras produktion faktiskt ökade, trots att arbetstiden minskade. Särskilt pekar de på färre sjukdagar och förbättringar i deras förmåga att rekrytera och behålla medarbetare.
Ser vi till miljöpåverkan har de anställda 20 % mindre transporter till och från jobbet, vilket ger lägre CO2-utsläpp. Du vet förstås inte om dina anställda använder mycket transporter på sin extra helgdag, men ur företagets synvinkel har du i alla fall minskat de tillhörande personaltransporterna till och från jobbet. Likaså sparar företaget naturligtvis ström på arbetsstationer, lampor, maskiner etcetera som är avstängda, vilket hjälper både resultat och miljö.
Vilka är nackdelarna med en 4-dagars arbetsvecka?
Självklart kan utmaningar uppstå genom att införa 4 dagars arbetsvecka om du inte får ditt företag och dina anställda rätt anpassade. Vissa individer arbetar bäst i lugn takt där reflektion och diskussion kan vara givande. Om du har anställda som inte klarar av att arbeta i en effektivare miljö, där processer är optimerade för att spara tid, då kan det övervägas om du faktiskt skapar en försämrad arbetsmiljö. Det är också viktigt att du lyckas arbeta på ett strömlinjeformat och enhetligt sätt, där arbetsuppgifterna inte kommer från höger och vänster, vid oväntade tider och med orimliga deadlines, eftersom detta inte kommer att gå hand i hand med en effektiv arbetsprocess.
Om du tidigare har opererat med sociala evenemang på arbetstid kan du behöva undersöka om dessa evenemang kan flyttas till utanför arbetstid utan att det påverkar deltagandet. Kom dock ihåg att alltid fira födelsedagar, årsdagar, milstolpar med mera, eftersom att få ett erkännande eller att bli firad har en stor positiv effekt..
Hur kan du lyckas med en 4-dagars arbetsvecka?
Först och främst måste du lokalisera de arbetsuppgifter som kan optimeras och/eller automatiseras, för att komma fram till nya lösningar som kan ersätta det stora slöseri med tid i dina anställdas arbetsflöden, såsom manuella inmatningar, möten som kan hanteras via e-post etc. Om inte ledningen kan skapa nya automatiserade arbetsflöden som sparar tid kan det vara en fördel att involvera medarbetarna. Det är trots allt de som har expertkunskaper inom de arbetsflöden de är involverade i och kanske har de många bra idéer om hur man kan förenkla och effektivisera olika processer.
På IIH Nordic införde man också flera åtgärder som tillsammans med den ökade fritiden förbättrade medarbetarnas hälsa och välbefinnande. Det handlar om åtgärder som frivillig företagsträning, frivillig yoga, en hälsosam och näringsrik lunch och nyttiga mellanmål som nötter och frukt. Den förbättrade hälsan och deras välmående återspeglas givetvis i ökad effektivitet och möjliggör därför en 4-dagars arbetsvecka.
Likaså har IIH Nordic infört intervaller där anställda inte får störas, så att de kan arbeta helt koncentrerat. De har också satt möten på 20 eller 45 minuter, med tydliga agendor och mötesledare som ser till att mötena hålls på rätt spår och genomförs inom utsatt tid.
Det finns givetvis ingen formel för hur enskilda företag lyckas omstrukturera sin organisation, processer och arbetstider. Därför är det viktigt att undersöka om 4 dagars arbetsvecka passar ditt företag, dina medarbetare och dina arbetsprocesser, samtidigt som du tar medarbetarna i hand och stöttar deras behov under övergångsperioden.
