For 100 år siden arbeidet vi vesentlig flere timer per uke enn vi gjør i dag. Siden da har vi arbeidet færre og færre timer hver uke, men reduksjonen har skjedd gradvis, med små endringer og mange år mellom. Nå, for første gang siden 1986, skjer det igjen noe drastisk når det gjelder hvordan vi ser på arbeidstid. Det snakkes nå om en 4-dagers arbeidsuke.
Mange virksomheter rundt om i verden har begynt å leke med tanken om arbeidsuker som bare består av fire arbeidsdager, istedenfor de tradisjonelle fem. Noen steder har man allerede tatt et skritt videre, og på Island har 86 % av den samlede arbeidsstyrken allerede gått ned i arbeidstid, og alle som er i arbeid har fått mulighet til å gjøre det. Der er det snakk om en 4-dagers arbeidsuke med 35-36 timer, fremfor en 5-dagers arbeidsuke med 40 timer. Et annet eksempel er den danske virksomheten IIH Nordic, som har innført en 30-timers arbeidsuke fordelt over 4 dager, uten nedgang i lønn, for alle sine medarbeidere.
Ifølge Djøf og Epinion i Danmark ville 64 % av medarbeidere og 65 % av ledere si ja til å implementere én eller flere modeller for en 4-dagers arbeidsuke på arbeidsplassen sin.
Det har altså skjedd en god del i det siste, og i denne artikkelen vil vi se nærmere på både fordeler og utfordringer som kan oppstå med en 4-dagers arbeidsuke, og hvordan du kan lykkes med en slik endring i din virksomhet.
Hvilke fordeler er det ved en 4-dagers arbeidsuke?
På Island har de i stort opplevd at antallet medarbeidere som er rammet av stress reduseres, og at utvidelsen av helgen har gitt mulighet til å drive mer med fysisk aktivitet, og å få et større mentalt overskudd. Men det som gjør det virkelig interessant, er at man også har opplevd økt produktivitet, noe som i stor grad er et resultat av færre kaffepauser, kortere samtaler ved vannautomaten og færre unødvendige møter. Flere medarbeidere har også uttalt at fredagen var en «gulrot», da de kunne slappe litt av. Med en 4-dagers arbeidsuke følte medarbeiderne at de måtte være mer produktive i løpet av sine aktive arbeidstimer, noe som veiet opp for den manglende dagen og mer dertil.
Hos IIH Nordic opplevde de kjempeforbedringer i stressnivåer ved innføringen av en 4-dagers arbeidsuke, og så forbedringer på hele 70 % i forhold til stress, helse og energinivå. Det har ikke bare gitt medarbeiderne mer tid og frihet til privatlivet sitt, men også økt deres livskvalitet. Det kan tyde på at man kanskje mister noe på effektivitetssiden, da medarbeiderne leverer færre arbeidstimer? IIH Nordic opplevde derimot at produksjonen faktisk økte, selv om antallet arbeidstimer ble redusert. Her peker de særlig på færre sykedager og forbedringer i evne til å rekruttere og holde på medarbeidere.
Hvis vi ser på de miljømessige innvirkningene, så reduseres medarbeidernes transportbehov til og fra arbeid med 20 %, noe som reduserer CO2-utslipp. Man vet selvfølgelig ikke i hvilken utstrekning medarbeiderne reiser på sin ekstra fridag, men fra virksomhetens ståsted har man i hvert fall redusert transportbelastningen knyttet til medarbeidernes reiser til og fra arbeid. Dessuten sparer virksomheten selvfølgelig strøm til arbeidsstasjoner, lamper, maskiner og lignende som skrus av, noe som er gunstig både for bunnlinjen og miljøet.
Hvilke ulemper er det ved en 4-dagers arbeidsuke?
Det kan selvfølgelig oppstå utfordringer ved å innføre en 4-dagers arbeidsuke, hvis man ikke får omstilt virksomheten og medarbeiderne på riktig måte. Noen personer arbeider best i et rolig tempo, der fordypelse og diskusjoner kan være givende. Hvis man har medarbeidere som ikke evner å arbeide i et mer effektivisert miljø, der prosesser er optimert for å spare tid, kan det være at man faktisk skaper et dårligere arbeidsmiljø. Dessuten er det viktig at man evner å arbeide strømlinjeformet og likt, slik at oppgaver ikke kastes inn fra høyre og venstre, på uventede tidspunkter og med urimelige frister, for det vil ikke passe inn i en effektivisert arbeidsprosess.
Hvis man tidligere har lagt sosiale arrangementer til arbeidstiden, kan det være at du bør undersøke om det er mulig å flytte slike arrangementer utenom arbeidstiden, uten at det går utover deltakelsen. Husk likevel alltid på å feire fødselsdager, jubileer og milepæler, da det det å motta annerkjennelse eller å bli feiret har betydelig positiv effekt.
Hvordan kan du lykkes med en 4-dagers arbeidsuke?
Først og fremst må du finne de arbeidsoppgaver som kan optimaliseres og/eller automatiseres, slik at du kan lage nye løsninger som kan erstatte de store tidstyvene i dine medarbeideres hverdag, som for eksempel manuell inntasting, møter som like godt kan avklares via en e-post etc. Hvis ledelsen ikke kan legge til rette for nye automatiserte prosesser som sparer tid, kan det være fordelaktig å involvere medarbeiderne. Det er til syvende og sist de som sitter på ekspertisen når det gjelder prosessene de jobber med, og kanskje har de en rekke gode ideer til hvordan man kan forenkle og effektivisere forskjellige prosesser.
Hos IIH Nordic iverksatte de også andre tiltak, som sammen med mer fritid bidro til å forbedre medarbeidernes helse og trivsel. Det er tiltak som frivillig bedriftsidrett og yoga, sunn og næringsrik frokost samt sunne snacks som nøtter og frukt. Bedre helse og trivsel avspeiler seg selvfølgelig i økt effektivitet, og muliggjør derfor en 4-dagers arbeidsuke.
I tillegg har IIH Nordic innført perioder der medarbeideren ikke skal forstyrres, slik at de kan jobbe helt konsentrert. De har også begrenset møter til å være 20 eller 45 minutter, med tydelige agendaer og møteledere, som sørger for at møtet følger planen og avsluttes innenfor avsatt tid.
Det finnes selvfølgelig ikke noen fasit når det gjelder hvordan hver enkelt virksomhet skal lykkes med å omstrukturere sin organisasjon, sine prosesser og sin arbeidstid. Derfor er det viktig å kartlegge om en 4-dagers arbeidsuke passer til virksomheten din, medarbeiderne dine og prosessene deres, samtidig som du passer på medarbeiderne og legger til rette for behovene deres i omstillingsperioden.
