Sata vuotta sitten työskentelimme huomattavasti enemmän työtunteina mitattuna kuin tänä päivänä. Siitä lähtien olemme työskennelleet yhä vähemmän tunteja viikossa, mutta toisaalta työajan vähentäminen on tapahtunut vähitellen ja pienin muutoksin matkan varrella. Välillä on kulunut useita vuosia muutosten välillä. Nyt ensimmäistä kertaa vuoden 1990 jälkeen tarkastelemme jälleen työaikaa radikaalisti eri tavalla ja eri näkökulmista. Nelipäiväinen työviikko on nyt ajankohtainen päivänpolttava aihe.
Useat yritykset ympäri maailmaa ovat alkaneet harkita ajatusta, että työviikossa olisi vain neljä työpäivää perinteisen viiden sijaan. Joissakin paikoissa seuraava askel on jo otettu, esimerkiksi Islannissa 86 % työvoimasta on jo alkanut työskennellä vähemmän työtunteina mitattuna, siellä kaikilla työmarkkinoilla olevilla on ollut mahdollisuus työskennellä vähemmän. Islantilaiset ovat tässä tapauksessa siirtyneet nelipäiväiseen työviikkoon, jossa työtunteja on 35–36 viikossa aiemman 40 tunnin viikkomäärän sijaan. Toinen esimerkki on tanskalainen yritys IIH Nordic, joka on ottanut käyttöön 30 tunnin työviikon neljän päivän jakautumisella ilman palkanalennuksia kaikille työntekijöilleen.
Tanskan Djøf (ammattiliitto) ja Epinion (analyysi- ja konsultointipalvelut) kertovat, että 64 % työntekijöistä ja 65 % esihenkilöistä kannattaa nelipäiväisen työviikon yhtä tai useampaa mallia työpaikallaan.
Tämä tarkoittaa, että paljon on tapahtunut viime aikoina, ja tässä artikkelissa tarkastelemme tarkemmin nelipäiväisen työviikon mukanaan tuomia etuja ja haittoja sekä sitä, miten voit toteuttaa sen onnistuneesti omassa yrityksessäsi.
Mitä etuja neljän päivän työviikosta on?
Islannissa yleinen kokemus on, että niiden työntekijöiden määrä, jotka kärsivät stressistä on vähentynyt. Tämän lisäksi viikonlopun pidentäminen on antanut työntekijöille suuremman mahdollisuuden liikuntaan sekä enemmän henkistä energiaa. Kuitenkin kaikista mielenkiintoisin asia tutkimusten mukaan on, että islantilaiset ovat myös kokeneet tuottavuuden lisääntyneen, mikä johtuu pääasiassa vähemmistä taukojen määrästä (kuten kahvitauoista ja vesipisteillä käymisestä) sekä tarpeettomien kokousten vähentämisestä. Useat työntekijät ovat myös sanoneet, että perjantai oli heidän lepohetkensä, jolloin he saivat rentoutua hieman. Nelipäiväisen työviikon vuoksi työntekijät tunsivat tarvetta olla tuottavampia aktiivisina työtunteinaan, mikä korvasi enemmän kuin riittävästi puuttuvan päivän.
IIH Nordic -yrityksessä on koettu valtavia parannuksia stressin suhteen nelipäiväisen työviikon käyttöönoton myötä, ja he ovat havainneet vaikuttavia 70 %:n parannuksia stressiin, terveyteen ja energiatasoihin liittyen. Tämä ei ole vain antanut heidän työntekijöilleen enemmän aikaa ja vapautta yksityiselämässään, vaan se on myös parantanut heidän elämänlaatuaan. Tämä saattaa toisaalta viitata siihen, että yritykset menettävät tehokkuutta asioissa, kun työntekijät työskentelevät vähemmän tunteja. IIH Nordicin kokemus kuitenkin osoittaa, että tuottavuus itse asiassa nousi, vaikka työtuntien määrä laski. Tässä suhteessa yritys viittaa siihen, että sairauspäivien määrä on vähentynyt ja kyky rekrytoida ja pitää työntekijöitä yrityksessä on parantunut. Työntekijöiden vaihtuvuus on siis vähentynyt.
Jos tarkastelemme vähempiin työpäiviin liittyviä ympäristövaikutuksia, työntekijät käyttävät 20 % vähemmän aikaa työmatkoihin, mikä tarkoittaa alhaisempaa CO2-päästöä kokonaisvaltaisesti. Toki on työnantajalle tuntematonta että, matkustavatko työntekijät paljon ylimääräisenä vapaapäivänään, mutta yrityksen näkökulmasta työhön liittyvä työmatka-aika on selvästi vähentynyt. Yritys myös säästää luonnollisesti sähköä esimerkiksi sammuttamalla työasemat, valot, koneet jne., mikä auttaa sekä taloudellisesti, että ympäristön kannalta.
Mitä huonoja puolia nelipäiväisellä työviikolla on?
Tietenkin haasteita voi nousta esiin nelipäiväisen työviikon käyttöönotossa, jos et onnistu valmistelemaan yritystäsi ja työntekijöitäsi asianmukaisesti. Jotkut ihmiset työskentelevät parhaiten rauhallisessa tahdissa, jossa syventyminen ja keskustelut voivat olla hyödyllisiä. Jos sinulla on työntekijöitä, jotka eivät pysty työskentelemään virtaviivaisemmassa ilmapiirissä, jossa prosesseja on optimoitu ajan säästämiseksi, kannattaa harkita tarkkaan, sillä saatat itse asiassa olla luomassa huonontunutta työympäristöä. On myös tärkeää, että työntekijät pystyvät työskentelemään virtaviivaisella ja yhtenäisellä tavalla, jossa tehtävät eivät ilmaannu joka suunnasta odottamattomaan aikaan ja kohtuuttomilla määräajoilla, koska tämä ei sovi hyvin virtaviivaiseen työprosessiin.
Jos olet aiemmin hyödyntänyt sosiaalisia tapahtumia työaikana, voi olla hyvä idea selvittää, voivatko nämä tapahtumat siirtyä työajan ulkopuolelle huonontamatta osallistumisastetta niissä. Muista kuitenkin aina juhlistaa syntymäpäiviä, työvuosipäiviä, merkkipaaluja jne., sillä huomioonottaminen tai juhlistaminen vaikuttaa aina positiivisesti sen vastaanottajaan.
Kuinka voit menestyä nelipäiväisen työviikon avulla?
Ennen kaikkea sinun tulee löytää työtehtäviä, joita voidaan optimoida ja/tai automatisoida uusien ratkaisujen löytäminen tavoitteenasi. Nuo työtehtävät ovat sellaisia, jotka voidaan korvata ja, jotka vievät paljon aikaa työntekijöiden työprosessista ja työpäivistä. Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi numeroiden tai sanojen manuaalinen kirjoittaminen sekä kokoukset, jotka voitaisiin yhtä hyvin korvata sähköpostiviestinnällä. Jos johto ei pysty luomaan uusia automatisoituja työprosesseja, jotka säästävät aikaa, voi olla hyvä idea ottaa työntekijät mukaan ja kuunnella, jos heillä on ideoita, kuinka automatisoida työprosesseja. Loppujen lopuksi työntekijät ovat niitä, joilla on asiantuntemusta työprosesseistaan, ja heillä saattaa olla paljon hyviä ideoita siitä, miten voit yksinkertaistaa ja virtaviivaistaa erilaisia prosesseja.
IIH Nordicissa he ottivat myös käyttöön lisää aloitteita, jotka yhdessä lisääntyneen vapaa-ajan kanssa paransivat työntekijöiden terveyttä ja hyvinvointia. Tähän kuuluu aloitteita, kuten vapaaehtoinen yrityksen koulutus, vapaaehtoinen jooga, terveellinen ja ravitseva ruoka sekä terveelliset välipalat, kuten pähkinät ja hedelmät. Parantunut terveys ja hyvinvointi johtivat luonnollisesti lisääntyneeseen tehokkuuteen, ja nelipäiväinen työviikko tuli siten mahdolliseksi.
IIH Nordic on myös ottanut käyttöön tiettyjä kellonaikoja, jolloin työntekijöitä ei saa häiritä, jotta he voivat keskittyä täysin työhönsä. He ovat myös päättäneet, että kokoukset kestävät joko 20 tai 45 minuuttia, ja niissä on selkeät esityslistat ja ennakkoon valitut puheenjohtajat. Näiden asioiden yhdistelmä varmistaa, että kokoukset pysyvät aiheessaan ja päättyvät sille varattuun aikaan.
Tietysti ei ole absoluuttista oikeaa tapaa, jolla jokainen yritys onnistuu uudelleenjärjestämään toimintojaan, prosessejaan ja työaikojaan. On siksi tärkeää selvittää, sopiiko nelipäiväinen työviikko yrityksellesi, työntekijöillesi ja työprosesseillesi samalla varmistaen, että työntekijät voivat saada apua ja tukea siihen asti, kunnes kaikki yrityksessä ovat tottuneet uuteen työviikkoon.
