Rekryteringsarbetet centrerar kring att hitta rätt kompetens. Med hjälp av kompetensinventering kan du se om det finns en gömd pärla att internrekrytera istället för att behöva leta externt.
Låt oss ta en titt på hur du kan använda kompetenskartläggning för personalplanering, rekrytering och successionsplanering.
Varför kompetensinventera?
En inventering av kompetenser skapar en karta över medarbetare och vilka färdigheter, kunskaper och arbetsmoment som ingår i deras dagliga arbete. Kartan kan vara till hjälp för långsiktig personalplanering:
- Se över kompetenskrav i samband med rekrytering till liknande tjänster
- Identifiera behov av utbildningsinsatser
- Kartlägga kompetenser och arbetsuppgifter inför lönesamtal
- Hitta medarbetare med nyckelkompetens som kan vidareutvecklas till nya interna tjänster
- Arbeta proaktivt med successionsplanering och identifiera och utveckla potentiella framtida ledare
- Upptäcka gap i kompetenskartan och identifiera behov av nya roller på företaget
Att syssla med kompetensinventering är lite som att skapa en karta över ett outforskat område. Du börjar med att skissa ut landskapet rent generellt och fyller på med mer detaljer vid behov. Kartläggningen kan antingen utgå ifrån perspektivet att få koll på vad varje medarbetare kan, för underlag till långsiktig personalutveckling, eller att inventera specifika kunskaper som ingår i en definierad arbetsroll.
För ett företag som sysslar med bemanning eller konsultjänster finns det en poäng att kontinuerligt ha stenkoll på varje anställds kunskaper och färdigheter för att kunna matcha dem med rätt uppdrag. Här börjar man med en detaljerad karta över allt personen kan, som uppdateras efter hand, och som snabbt går att jämföra med den profil som behövs för ett visst uppdrag.
För de flesta andra företag kan en generell skiss vara en bra utgångspunkt för medarbetarsamtal, men behovet att skapa en fullständig karta blir aktuell först i samband med en rekrytering. I båda fallen ska inventeringen alltid utgå ifrån den anställdes tjänst och tjänstens kravprofil, en kravspecifikation på de kunskaper en viss roll kräver.
Läs också: Guide för kompetensbaserad rekrytering
Vad ingår i en kompetensinventering?
En kartläggning av kompetenser för befintliga anställda utgår ifrån vad personen behöver veta för att kunna utföra sitt arbete.
- Teoretiska och faktabaserade kunskaper
- Arbetsmoment
- Färdigheter såsom social kompetens, samarbetsförmåga, ledarskap
- Metoder, material, verktyg eller redskap som används i arbetet
Exempelvis kan en tjänst som anbudskoordinator kräva att personen ska känna till förfarande för offentlig upphandling (faktabaserade kunskaper), kunna genomföra kringarbetet för att lämna anbud (arbetsmoment), projektleda kollegor för att få fram rätt underlag (färdighet) och sedan logga anbudet och status i företagets CRM-system (metoder och verktyg).
Hur passar en kompetensinventering ihop med en rekrytering?
Men hur passar då det här ihop med rekrytering? Medan en kompetensinventering för sig självt svarar på ”Vad kan den anställda?” besvarar den tillsammans med kravspecifikationens ”Vad behöver vi?” på frågan "Vad kan den anställda i förhållande till vad rollen kräver?".
En kompetensinventering hand i hand med kravprofil gör det alltså möjligt att se om det finns någon internt som passar in på den tjänst ni letar personal för. Med andra ord är det ett sätt att identifiera om det finns lämpliga medarbetare som kan internrekryteras eller befordras, eller om ni bör leta efter ny talang externt.
Kravprofil för en ledig tjänst eller nuvarande roll
Börja alltså kompetensinventeringen genom att du utgår ifrån vad som krävs i rollen. För rekryteringar är det kanske en nyligen framtagen kravspecifikation, men även kartläggning av nuvarande roller bör utgå ifrån en specifikation av vad tjänsten omfattar och krav på specifika kunskaper och kompetenser.
Beroende på hur ni väljer att använda kompetensinventeringen, till exempel enbart som del av en rekrytering eller för att få en översikt av samtliga medarbetare, kan det vara läge att vidga inventeringen.
Att vidga inventeringen innebär att se på annan kunskap som personen besitter som inte används i deras nuvarande roll. Det kan exempelvis röra sig om ytterligare språkkunskaper, metoder eller kunskaper från kurser eller utbildningar.
Årliga medarbetarsamtal är ett utmärkt tillfälle att kompetensinventera.
Kompetensinventera genom fyra enkla steg
Steg 1: Definiera
Definiera ramarna för kompetenser för att se till att inventeringen blir konsekvent genom hela organisationen.
- Vad ingår i en viss roll, är det alltid samma kunskaper och kompetenser som krävs?
- Vad betyder olika begrepp? Exempelvis, vad innebär färdigheten Ledarskap i just er organisation?
- Finns det flera olika begrepp som används inom organisationen som egentligen syftar på samma sak? Koppla ihop synonymer med varandra!
Steg 2: Nivåindela
Ta hjälp av en nivåindelning för att avgöra hur väl en anställd behärskar ett visst område. Genom att definiera och exemplifiera vad den ska uppfylla för att vara på en viss nivå går det att senare enkelt se om det exempelvis behövs ytterligare utbildning.
Steg 3: Inventera tillsammans med chefer och anställda
Årliga medarbetarsamtal är ett utmärkt tillfälle att kompetensinventera. Låt både medarbetare och den närmsta chefen inventera kompetens tillsammans för att säkerställa att inventeringen återspeglar hur det faktiskt ligger till.
Steg 4: Analysera och använd informationen
Minns du punktlistan från första stycket? Det är här analysen av kompetensinventeringen kommer in. Använd information för att bemöta punkterna.
Kompetensinventering i ett nötskal
Kompetensinventering ger ett bra utgångsläge för att hålla koll på långsiktig personalplanering. Det ger en grund att stå på för att mäta HR:s arbete med kunskapsutveckling och underlätta internrekrytering. Kom ihåg att involvera medarbetarna själva och ha tydliga ramar och definitioner för att kartläggningen ska bli en succé!
Är du intresserad av mer tips och information om hur du använder kompetenser i dina rekryteringar? Ladda ner vår guide för kompetensbaserad rekrytering.
