När rörligheten på arbetsmarknaden ökar och allt fler har utmaningar med att hitta rätt medarbetare med kompetens – är en genomtänkt offboarding en viktig pusselbit i kompetensförsörningsplanen.
Även om de flesta verksamheter har någon form av process för onboarding av nya medarbetare på plats, är det många som inte arbetar strukturerat med offboarding av medarbetare. . Ofta blir det inte mer än en exitintervju i elfte timmen och en liten gåva (om man har tur). Ansvar och struktur kring kompetensöverföring lämnas ofta till närmsta chef, vilket medför en varierande kvalitet i verksamheten.
Offboarding har blivit en allt viktigare del av HR-landskapet när verksamheter börjat förstå de långsiktiga ekonomiska och sociala konsekvenserna av att inte ta farväl av medarbetare på ett bra sätt.
Definitionen av offboarding
Offboarding, eller "avslutningsfasen", är en process som kommer före den formella separationen mellan en arbetsgivare och en medarbetare.
En välstrukturerad offboarding-process bör säkerställa att en medarbetare kan lämna organisationen på ett bra sätt och underlätta överföringen av kunskap till andra medarbetare. Offboarding är också viktig för utvecklandet av organisationens Employer Brand och ge HR-avdelningar insikt i de delar av verksamheten där det finns förbättringspotential.
Offboarding vs onboarding: Vad är skillnaden?
Offboarding är motsatsen till onboarding – men processerna har mycket gemensamt. En effektiv onboarding sätter lärande först och fokuserar på vad en nyanställd medarbetare känner inför sin nya roll.
Detsamma kan sägas om en bra offboarding-process.
Även om det är viktigt att få de administrativa och juridiska delarna i offboardingen rätt, är det minst lika viktigt att se till att kollegan som lämnar verksamheten får en positiv upplevelse, får möjlighet att göra en bra kompetensöverföring samt känner sig sedd och blir lyssnad på.
Därför behöver man offboarda medarbetare som lämnar.
En positiv upplevelse i avslutningsfasen kommer att ge medarbetare som slutar självförtroende i sin nästa roll och låta dem veta att ni värdesätter deras bidrag till er verksamhet. Men det är också affärskritiskt och, förutsatt att det görs väl, kan det hjälpa er organisations långsiktiga utveckling.
Här är bara några skäl till varför:
1. Medarbetare som lämnar har insikter som HR behöver
Också under offboardingprocessen är det viktigt att samla feedback om medarbetarens upplevelse av arbetsplatsen och verksamheten. Det här är en tid då medarbetare med största sannolikhet är öppna och ärliga om sina erfarenheter av er organisation.
HR kan använda dessa insikter för att förbättra framtida processer och fortsätta utveckla den egna organisationen både på kort och lång sikt..
2. Medarbetare som slutar kan hjälpa till att driva rekryteringen
Medarbetare som rekommenderats till en anställning är mer produktiva och stannar kvar längre.
Medarbetare som slutar med en positiv upplevelse kommer mycket sannolikt att rekommendera er organisation till sitt nätverk.
3. Medarbetare har kunskap att dela med sig av
Utan en formell offboarding-process kommer de medarbetare som lämnar garanterat att ta sin kunskap med sig ut genom dörren.
När ni inför en strukturerad och genomtänkt offboarding och kompetensöverföring, där de som lämnar tar sig tid att förmedla sin organisatoriska expertis internt, säkerställer ni att kunskapen stannar kvar i organisationen.
4. Medarbetare som lämnar kan vara varumärkesambassadörer
Fråga vilken marknadsförare som helst vad den mest värdefulla typen av reklam är och de kommer att säga: "word-of-mouth.” När ni ger kollega som slutar en positiv upplevelse i avslutningsfasen, kan ni bidra till att stärka verksamhetens rykte som en bra arbetsgivare som respekterar och uppskattar sin viktigaste tillgång - medarbetarna.
Detta är viktigare än någonsin i en värld där konsumenter i allt högre grad fattar köpbeslut med etik i åtanke.
Vinsten?
En formell offboarding-resa är inte längre bara "bra att ha". Det är en affärskritisk process som har en betydande inverkan på både människor och finansiella resultat.
Om det görs på rätt sätt kan en kraftfull exithanteringsstrategi hjälpa till att driva rekryteringsinsatser, främja attraktionskraften och varumärket för er som arbetsgivare, ge HR-insikt i befintliga processer och ge medarbetare som slutar självförtroende.
Hur ser det ut hos er? När gjorde ni senast en inventering av den här processen? Vill ni ha tips, hör gärna av er till oss.
