Varje rekryteringsprocess handlar om att göra en person glad och att avvisa alla andra. Du får ofta in ansökningar från personer som överhuvudtaget inte uppfyller kraven för befattningen. Det kan vara frestande att bortse från detta och vara överseende, men det finns många skäl till att inte göra det. Nedan får du några tips hur du bör agera när du ger avslag på en ansökan.
Varför du bör ge alla ett besked
Alla verksamheter vinner på att behandla sina arbetssökande respektfullt. Det gäller även de som redan från början är chanslösa att få det som de kanske ser som ett drömjobb. När du ger avslag till en arbetssökande är det särskilt två saker du bör tänka på:
Arbetssökande har nätverk
Dåliga erfarenheter sprider sig snabbare och längre än goda. En arbetssökande som har blivit dåligt behandlad under rekryteringsprocessen kommer högst sannolikt att förmedla detta till sitt nätverk. Detta kommer att bidra till att skada verksamhetens rykte och även påverka andra arbetssökande så att de hellre söker sig till någon annan arbetsgivare. Kanske hamnar en superkandidat rentav hos den värsta konkurrenten.
Men om den sökande har en positiv upplevelse kommer detta att förmedlas vilket naturligtvis stärker företagets goda namn och rykte vilket i sin tur tenderar att ge fler arbetssökande till företaget.
Arbetssökande är även potentiella kunder
Du kan aldrig veta vem de arbetssökande känner eller var de så småningom hamnar. Om de har haft en negativ upplevelse när de sökt jobb hos dig är det större risk att de väljer varor och tjänster från dina konkurrenter. Och kanske rekommenderar de sina vänner att också göra det.
Hur bör du behandla arbetssökande?
Avslagsprocessen har tre stadier:
- Avslag efter ett första urval
- Avslag efter första och andra intervjun
- Avslag efter slutprocessen
Avslag efter första urvalet
Under det första urvalet är det många som gallras bort. De bör snarast få ett skriftligt besked om att deras ansökan avslagits. Här är tiden en viktig faktor, därför att ett avslag som kommer snabbt uppfattas som mer positivt än ett besked som kommer sent. Den sökande kan då lägga det hela bakom sig och söka andra möjligheter.
Några tips om formuleringen av avslagsbrevet:
- Gå rakt på sak – den sökande ska inte behöva läsa mellan raderna.
- Tacka den sökande för visat intresse för er verksamhet och välkomna honom/henne att söka andra befattningar hos er.
- Ge en kort motivering till avslaget och ange att bedömningen gjorts med hänsyn till kravbilden för befattningen samt att ni har hittat en annan som bedömts som mer lämplig.
- Be gärna den sökande att registrera sig med verksamhetens automatiska jobbagent baserat på hans/hennes preferenser.
- Be inte den sökande att registrera sig i talangdatabasen om du inte har fungerande rutiner för sökning och matchning i databasen. Hänvisa då istället till jobbagenten.
- Be inte den sökande att lägga ned mer tid än vad det tar att aktivera en jobbagent, såvida det inte högst sannolikt kommer att utlysas lämpliga tjänster att söka under den närmaste framtiden.
Avslag efter första och andra intervjun
Alla arbetssökande som har varit på anställningsintervju förtjänar och förväntar sig mer än ett kortfattat skriftligt avslag via e-post. Ta dig tid, lyft telefonluren och ägna några minuter åt att ge en personlig feedback på ansökan.
Var ärlig och direkt men förankra ditt samtal i kravspecifikationen. Ge förslag till förbättring bara om personen frågar om det.
Avslag efter slutprocessen
I den här fasen agerar du på liknande sätt som vid avslag efter första och andra intervjun, men här känner du personen litet bättre vilket gör att samtalet i många fall blir litet längre. En bra rekryterare ger ärlig feedback som kan hjälpa den sökande nästa gång han/hon söker jobb.
Akta dig för att inge falska förhoppningar. Säg inte att det eventuellt kan öppna sig möjligheter till anställning vid en senare tidpunkt såvida det inte baserar sig på en konkret plan. De sökande kan ta det som en förolämpning att du utgår från att de kommer att vara arbetslösa eller att de inte har något bättre för sig än att vänta på ett erbjudande från dig.
