Hver rekrutteringsproces handler om at gøre én person glad og at afvise alle andre. Du modtager ofte ansøgninger fra folk, der overhovedet ikke opfylder kravene til stillingen. Det kan være fristende at se bort fra det og ignorere dem, men der er mange grunde til ikke at gøre det. Nedenfor får du nogle tips til, hvordan du bør agere, når du giver afslag på en ansøgning.
Derfor skal du give alle besked
Alle virksomheder vinder på at behandle dem, der søger job, med respekt. Det gælder også dem, som allerede fra starten ikke har en chance for at få det, de måske anser for drømmejobbet. Når du giver afslag til en ansøger, er der især to ting, du bør tænke på:
Ansøgere har netværk
Dårlige erfaringer spreder sig hurtigere og længere end gode. En ansøger, der er blevet dårligt behandlet i løbet af rekrutteringsprocessen, vil højst sandsynligt formidle dette videre til sit netværk. Det vil være med til at skade virksomhedens image og også påvirke andre arbejdssøgende, så de hellere vil søge ind hos en anden arbejdsgiver. Måske havner en superkandidat ligefrem hos jeres værste konkurrent.
Men hvis ansøgeren har en positiv oplevelse, bliver det også formidlet videre, hvilket naturligvis styrker virksomhedens gode navn og rygte, hvilket igen har en tendens til at føre til flere ansøgere til virksomheden.
Arbejdssøgende er også potentielle kunder
Du kan aldrig vide, hvem ansøgerne kender, eller hvor de på et tidspunkt havner. Hvis de har haft en negativ oplevelse, da de søgte job hos dig, er der en større risiko for, at de vælger varer og tjenesteydelser fra dine konkurrenter. Og måske anbefaler de også deres venner at gøre det.
Hvordan bør du behandle arbejdssøgende?
Afslagsprocessen har tre stadier:
- Afslag efter første udvælgelse
- Afslag efter første og anden samtale
- Afslag efter slutprocessen
Afslag efter første udvælgelse
I den første udvælgelse er der mange, der sorteres fra. De bør snarest få en skriftlig besked om, at de har fået afslag på deres ansøgning. Her er tiden en vigtig faktor, fordi et afslag, der kommer hurtigt, bliver opfattet mere positivt, end en besked, der kommer sent. Ansøgeren kan så lægge det hele bag sig og søge andre muligheder.
Nogle tips til formuleringen af afslaget:
- Gå direkte til sagen - ansøgeren skal ikke være nødt til at læse det, der står mellem linjerne.
- Tak ansøgeren for den viste interesse for jeres virksomhed og opfordr ham eller hende til at søge andre stillinger hos jer.
- Giv en kort begrundelse for afslaget og oplys om, at vurderingen er sket i forhold til kravene til stillingen, samt at I har fundet en anden, der blev vurderet som mere egnet.
- Bed gerne ansøgeren om at registrere sig på virksomhedens automatiske jobagent baseret på hans/hendes præferencer.
- Lad være med at bede ansøgeren om at registrere sig i talentdatabasen, hvis du ikke har fungerende rutiner til søgning og matchning i databasen. Henvis så hellere til jobagenten.
- Bed ikke ansøgeren om at bruge mere tid, end hvad det tager at aktivere en jobagent, medmindre det er meget sandsynligt, at egnede stillinger vil blive opslået i den nærmeste fremtid.
Afslag efter første og anden samtale
Alle arbejdssøgende, der har været til ansættelsessamtale, fortjener og forventer mere end et kortfattet skriftligt afslag via e-mail. Tag dig tid til at ringe op og brug nogle minutter på at give personlig feedback på ansøgningen.
Vær ærlig og direkte, men husk at forankre din samtale i kravspecifikationen. Giv kun forslag til forbedring, hvis personen beder om det.
Afslag efter slutprocessen
I den her fase agerer du på samme måde som ved afslag efter første og anden ansættelsessamtale, men her kender du personen lidt bedre, og det betyder, at samtalen i mange tilfælde bliver lidt længere. En god rekrutterer giver ærlig feedback, som kan hjælpe ansøgeren næste gang, han/hun søger job.
Pas på med at give falske forhåbninger. Sig ikke, at der eventuelt kan være mulighed for ansættelse på et senere tidspunkt, hvis det ikke er baseret på en konkret plan. Ansøgeren kan tage det som en personlig fornærmelse, hvis du går ud fra, at han eller hun kommer til at være arbejdsløs, eller at de ikke har noget bedre at tage sig til end at vente på et jobtilbud fra dig.
