Avslag på søknaden. Ikke kompetent, ikke godt nok likt, ikke velkommen – tankene som farer gjennom hodet til kandidaten er mange. Det kan være en tøff beskjed å få, og en vanskelig tilbakemelding å gi. Hvem holder det å sende en mail til, og når bør man heller ta en telefon? Her gir vi noen tips og råd om å takke nei og avslå kandidater.
Nei takk, men en god kandidatopplevelse
En god grunn til å tenke gjennom hvordan man avslår kandidater er at avslaget vil påvirke kandidatens inntrykk av dere som merkevare og potensielt også deres produkter eller tjenester. Den negative opplevelsen oppstår sjeldent alene fordi de ikke ble tilbudt stillingen, men det handler ofte om en dårlig kandidatopplevelse i form av dårlig oppfølging i prosessen, en overlegen holdning under intervjuet, lite informasjon, brutte tidsfrister og så videre. Kandidater som har hatt en negativ erfaring med å søke på en stilling kommer sannsynligvis ikke til å søke hos dere senere, og opplevelsen kan spres raskt i personens nære eller sosiale nettverk.
Det er viktig å ta i betraktning at alle som søker på stillingen, med unntak av én person, skal avslås. Tenk derfor godt gjennom hvordan du sikrer at alle kandidatene føler seg godt behandlet og får et så positivt inntrykk som overhodet mulig.
Screening og første kontakt
Etter å ha mottatt søknadene er det tid for første screening. Dersom dere bruker utvalgsspørsmål ved innsending av søknaden går det raskt å avgjøre hvem som ikke oppfyller skallkravene til stillingen. Gi disse personene relativt raskt beskjed om at de ikke oppfyller kravene, og bruk heller tiden din på de kvalifiserte kandidatene.
- Vær tydelig i avslagsmailen om hvorfor de ikke går videre i prosessen.
- Si helst hvilket krav de ikke oppfyller for å gå videre.
- Vent gjerne noen dager med å sende ut en mail med avslaget.
Ytterligere kvalifisering ved bruk av tester
Spesielt ved volumrekruttering er det en fordel å bruke kandidattester tidlig i screeningprosessen. Da kan testene brukes som grunnlag for en samtale i et neste trinn når du skal møte kvalifiserte kandidater.
Tenk over at mange kandidater er skeptiske og nervøse for å ta en test. Kanskje har de lite informasjon om hva dere ser etter og er bekymret for å bli urettferdig dømt, spesielt dersom de får et avslag rett etter at testen er tatt. Skap rette forventninger hos kandidatene ved å tidlig forklare formålet med testene og hvordan dere bruker de i prosessen. I avslagsmailen er det lurt å forklare hvordan testresultatet har bidratt til beslutningen om å gi kandidaten avslag.
Før kandidaten tar testen: gi informasjon om hvordan testen er lagt opp og hvordan resultatet påvirker om kandidaten går videre eller ikke.
I avslagsmailen: Forklar igjen hvordan testen har blitt brukt i prosessen, og årsaken til at de ikke går videre i prosessen.
Vær forberedt på å gi mer detaljert informasjon til kandidater som ber om det. En slik telefonsamtale tar ikke mange minutter, men kan være veldig viktig for kandidaten.
Å avslå en kandidat etter intervjuet
Hvis kandidaten stiller til et intervju betyr det at begge parter er interessert i å vite mer om den andre. Enten du innser at kandidaten ikke var den rette etter et telefonintervju eller et personlig møte, er det viktig å ha rutiner for hvordan man avslår interessante kandidater.
Kan det skje via mail eller bør du ringe? Kanskje er dette avhengig av hvor mange kandidater dere kaller inn til intervju og hvor langt i prosessen dere er, men vi anbefaler alltid å ringe etter et fysisk intervju. Er det den som sist hadde kontakt med kandidaten som skal gi avslaget, er det HR eller rekrutterende avdelingsleder? Et godt tips er uansett å holde kandidaten oppdatert på hvor i prosessen dere er, og hva som potensielt er neste steg.
Vi anbefaler å gi avslaget over telefon og ikke mail når:
- Når kandidaten er aktuell for stillingen og har kommet et stykke i prosessen
- Kandidaten har bedt om tilbakemelding etter intervjuet
- Du vil oppfordre kandidaten til å søke på en annen stilling i bedriften
- Du vil bygge et godt forhold for fremtidige ledige stillinger
- Du ønsker en tilbakemelding på kandidatopplevelsen
Å takke nei til toppkandidater
Det er kun en person som vil bli tilbudt stillingen, men antageligvis har du flere kandidater som godt kvalifiserte og som kunne gjort jobben på en god måte. Disse bør du sette av ekstra tid til når du skal gi avslaget, de fortjener en begrunnelse og et takk for interessen og tiden fra din side.
Tenk på følgende når du skal takke nei til toppkandidater:
- Forbered deg godt på å gi avslaget. Etter å ha brukt tid på prosessen vil kandidaten vil ønske en begrunnelse.
- Forklar hvorfor kandidaten ikke blir tilbudt stillingen. Vær ærlig og kom med en konstruktiv tilbakemelding.
- Gjør det personlig! Antageligvis har du en god relasjon med kandidaten, husk at vedkommende har brukt tid og energi på rekrutteringsprosessen. Kandidaten fortjener et tilpasset og personlig svar.
