Hva er egentlig medarbeidersamtaler og hvordan kan du som virksomhet optimalisere dem? I denne bloggartikkelen går vi gjennom formålet, forslag til innhold og ser på hvordan systemstøtte kan understøtte arbeidet.
Hva er medarbeidersamtaler?
De konstruktive samtalene mellom leder og medarbeider, hvor personlige fremtidsmål settes, og hvor ledelsen sørger for at medarbeiderne er i samme båt og ror i samme retning som virksomheten som helhet, kalles medarbeidersamtaler. Disse samtalene er en mulighet for utvikling både for medarbeideren og virksomheten.
Hvor ofte bør du ha medarbeidersamtaler?
Det viktigste når det gjelder medarbeidersamtaler er kontinuitet, men samtidig er frekvensen sentral. Noen virksomheter velger den tradisjonelle ruten og har medarbeidersamtaler kun én gang i året, men vi anbefaler å legge til «check-ins» én gang i måneden eller kvartalet. Dette gjør det lettere for deg å oppdage utfordringer og forbedringspotensial i sanntid, og ikke minst holde tett kontakt med medarbeiderne som jobber mye hjemmefra.
Et tips er å bruke et pulsmålingsverktøy som et supplement til medarbeidersamtalen, som gir deg et godt grunnlag å ta utgangspunkt i.
Innhold
En medarbeidersamtale kan ha mange ulike ingredienser og her må du finne et format som passer din virksomhet. Du må finne en fornuftig balanse mellom å vurdere året/tiden som har gått siden forrige samtale – og å se fremover. Sørg for at forventninger og innhold om samtalen med medarbeideren fremkommer. Jo mer åpenhet før samtalen, jo større er sjansen for at den faktisk fører til noe konstruktivt og utviklende for både medarbeideren og virksomheten.
Forslag til innhold:
- Medarbeiderens utviklingsområder
- Hvordan ser medarbeideren på sin arbeidssituasjon?
- Informasjon og meldinger fra ledelsen
- Hvordan oppleves det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet?
- Medarbeiderens forståelse av virksomhetens mål
- Hvor godt medarbeiderens personlige mål samsvarer med virksomhetens mål
- Tilbakemelding på arbeidsinnsats - fokuser på det positive så vel som utviklingsområdet
- Medarbeiderens engasjementsnivå og hvordan det kan forbedres
- La medarbeideren gi tilbakemelding på leder/ledelse
Systemstøtte for medarbeidersamtaler
Å bruke et talent management system med støtte for medarbeidersamtaler er fordelaktig på flere måter. Det hjelper deg å holde styr på all administrasjon rundt samtalene og lar deg sikre kontinuitet og struktur. Sørg for at systemet du bruker tilbyr:
- Skreddersydde medarbeiderskjemaer via nett
- Invitasjon på e-post
- Planlegging av møter
- Utviklingsplan med godkjenningsfunksjon
- Prestasjonsmål
- Medarbeider- og ledernotater
- Smidig oppfølging
En systemstøtte digitaliserer det administrative arbeidet som ellers foregår manuelt og gjør det enkelt å holde styr på dokumentasjonen – og dermed fremdriften. I tillegg sikrer det dine prosesser med tanke på GDPR og sørger for at all informasjon knyttet til medarbeidersamtaler er samlet på ett sted.
