Når du skal betale 150 000 kroner for at et rekrutteringsbyrå skal hjelpe deg å få ansatt en ny medarbeider, er det din plikt å sørge for valuta for pengene. For å få det, er det en del punkter du bør sjekke av.
Et kjapt søk etter «rekrutteringsbyrå» på Gule Sider ga meg 372 treff. Neida, det mangler ikke på tilbydere av disse tjenestene. Men hvilket selskap er rett for deg?
- Er du ute etter en person til en administrativ stilling er dette noe de fleste byråer vil si de kan hjelpe deg meg. Skal du derimot ansette en fagperson, vil nok de fleste byråer si de kan hjelpe deg med dette også, men her skal du være varsom. Byrået bør vise til erfaring med tilsvarende stillinger. Hva slags nettverk har de av kandidater med denne kompetansen?
- Search eller seleksjon? Search er å lete aktivt etter kandidater i nettverk, mens seleksjon er å lyse ut en stilling og velge blant de kandidatene som selv søker på stillingen. Hvis du først skal bruke et rekrutteringsselskap, synes jeg de skal lete opp kandidater. De kan kontakte kandidater som vil være problematisk for deg å kontakte, for eksempel hos en konkurrent, og de kan få frem kandidater som ikke ville søkt. Seleksjon er definitivt det minst tidkrevende for rekrutteringsbyrået, men ikke nødvendigvis det beste for deg.
- Se opp for «hands-off» avtaler. Dette er avtaler som enkelte byråer har med kunder de tidligere har jobbet med. De kan da ikke kontakte ansatte i disse virksomhetene. Om du vil at et byrå skal kontakte en eller flere i konkurrerende virksomhet, ta kontakt med et byrå som ikke allerede jobber for konkurrenten.
- Du bør forsikre deg om at det er konsulenten du har hatt dialog med og også valgt til å utføre oppdraget, som faktisk skal utføre oppdraget. Eventuelt at du treffer og godkjenner de som skal utføre.
- Be byrået om referanser. Det er verdt den ekstra milen å snakke med et par av disse. Hør med dem om de som er ansatt gjennom byrået fortsatt jobber der og hvordan de presterer. Har byrået kontaktet dem og fulgt opp de ansatte etter 6, 12 og 18 måneder? Hvor godt satt konsulenten seg inn i virksomheten hun skulle rekruttere til?
- Finn ut hvordan de utfører en prosess. Alt fra kravspesifikasjonen til ansettelse. Og hva de gir deg av dokumentasjon underveis. Et godt beslutningsgrunnlag per finalekandidat er et must. Det bør inneholde CV, søknad eller motivasjonsnotat, relevante vedlegg, vurdering av kandidat fra intervjuene og vurdering ut i fra eventuelle tester. Hvordan de utfører bakgrunnssjekk er også viktig. De beste legger mye arbeid i dette og minimerer risikoen for at noe grums dukker opp etter ansettelse.
- Avklar forventninger om antall kandidater som skal presenteres for deg i finalerunden. 3 kandidater som matcher kravspesifikasjonen er vanlig. Er du ute etter kompetanse som er mangelvare, kan du tåle at det bare presenteres én kandidat. Eller om drømmekandidaten dukker opp tidlig i prosessen, da bør du treffe denne raskt, slik at ikke denne glipper til andre virksomheter. Ønsker du uansett å være delaktig tidligere i prosessen enn finalen, så snakk om hvordan dette skal foregå.
- Hør hva byrået tenker om diskriminering. Hvordan vil de kjøre prosess for å unngå dette?
Les også: Hva er diskriminerende rekruttering?
- Forskning viser at mangfold i de fleste tilfeller har positive effekter for en virksomhet, sier seniorforsker Margrete Haugum ved Trøndelag Forskning og Utvikling (TFoU). Og siden mangfold starter i rekrutteringen, er dette noe du bør snakke med rekrutteringsbyrået om. Hvis ikke du gjør det, er sannsynligheten stor for at kandidatene du møter i finalen ligner på deg selv.
- Tester. Dette er et område du må ha et forhold til. Her er det viktig at det velges tester som er relevante for å finne ut om kandidatene er kvalifiserte for oppgavene som ligger i stillingen. Testene bør være godkjent av DNV. Hvis du ikke mener testene er relevante, dropp de.
Les også: Arbeidspsykologiske tester - måler de det de sier de skal gjøre?
- Hvis du velger seleksjon, sørg for at rekrutteringsbyrået bruker rekrutteringsløsningen din virksomhet bruker. Altså at du oppretter en egen bruker til konsulenten i byrået. Fordelen med dette er at alle som søker kommer til din database. Gode søkere som ikke passer til denne stillingen, kan kanskje søkes frem til en annen stilling senere. Interne søkere beholdes i egen database og havner ikke i byråets base. Søknadsprosessen er også en del av virksomhetens employer branding og søkere som søker eller er interesserte i flere stillinger hos dere bør møte den samme rekrutteringsløsningen hver gang.
- Rekruttering er employer branding. Kandidatenes møte med rekrutteringsbyrået, vil også være kandidatens møte med din virksomhet. Er opplevelsen god eller dårlig? Det blir enten pluss eller minus for din virksomhets employer branding.
- Hva med garanti? Hva om byrået ikke finner riktig kandidat for deg? Ofte tar byråene 40% av honoraret ved oppstart, 40% ved presentasjon av finalekandidater og de siste 20% når ansettelsesavtale signeres. Med en slik deling av honoraret sikrer du at byrået beholder full motivasjon helt ut prosessen. Såkalt «no cure – no pay» honorar, gir mindre motivasjon. Du risikerer at tiden går og ansettelsen uteblir.
- Inviter tre rekrutteringsbyråer til deg. Når du inviterer dem, fortell hva slags stilling du ønsker hjelp til. Så kan de presentere hvordan de vil jobbe for at den rette blir ansatt.
