Wanneer we het hebben over recruitment, draait alles om de ervaring van de kandidaat. Een slechte ervaring kan je topkandidaten kosten, ongeacht hoe sterk je employer brand is, en een uitstekende ervaring kan resulteren in een succesvolle aanwerving, zelfs als de kandidaat je bedrijf niet als eerste keuze had. Maar wat gebeurt er nadat de aanstellingsbeslissing is genomen?
Helaas vergeten bedrijven deze periode vaak. Het contract is ondertekend, dus dat is alles wat we nodig hebben, toch? Niet echt. De ervaring van de kandidaat eindigt niet op het moment van contractondertekening. Maar hoe overbrug je de kloof tussen het aanbieden van de baan en de eerste werkdag van de kandidaat? Hier komt preboarding in beeld en wordt het een game changer.
Laten we hier verder op in gaan.
Wat ontbreekt er in de perfecte kandidaatervaring?
De kandidaatervaring was traditioneel gezien een focus tijdens de sollicitatie- en interviewfasen, maar veel te vaak verwaarlozen bedrijven de cruciale periode tussen de aanvaarding van de baan en de eerste werkdag.
In ons recruitmentrapport ontdekten we dat 61% van de nieuwe medewerkers niet veel hoorde van hun nieuwe werkplek tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag.
Deze stille kloof zorgt ervoor dat kandidaten zich onzeker en niet verbonden voelen. En uiteindelijk kan dit leiden tot verlies van enthousiasme, weinig betrokkenheid en zelfs dat kandidaten hun beslissing om voor je bedrijf te kiezen heroverwegen.
Goed nieuws? Je kunt het oplossen. Maar hoe?
Preboarding is de sleutel. Hoe kun je beginnen?
Volgens het recruitmentrapport wil 75% van de nieuwe medewerkers meer leren over hun nieuwe team en bedrijf vóór hun eerste werkdag.
Toch negeren veel organisaties deze fase, waardoor ze een kans missen om de verbinding met hun nieuwe medewerkers te versterken.
Wat is preboarding?
Preboarding is de praktijk van het betrokken houden van kandidaten vanaf het moment dat ze het aanbod accepteren tot hun eerste werkdag. Het is het moment waarop je enthousiasme opbouwt, waardevolle informatie biedt en je nieuwe medewerker begint te integreren in de bedrijfscultuur.
In ons recruitmentrapport deelde 98% van de kandidaten dat het ontvangen van belangrijke informatie vóór hun eerste werkdag – zoals bedrijfsoverzichten, teamintroducties en praktische details – hen helpt zich beter voorbereid te voelen voor hun eerste werkdag.
Preboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich niet alleen voorbereid en geïnformeerd voelen, maar ook enthousiast om te beginnen, waardoor angst voor de eerste werkdag wordt verminderd.
De voordelen van sterke preboarding
Het opbouwen van een sterk preboardingproces kan leiden tot meer betrokkenheid, verminderde uitstroom en een betere algehele ervaring voor nieuwe medewerkers. Zo werkt het:
Het bieden van de juiste informatie tijdens de preboardingperiode is cruciaal om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich voorbereid, betrokken en zelfverzekerd voelen vóór hun eerste werkdag. En gelukkig weten we welke informatie nieuwe medewerkers het meest waardevol vinden:
- 75% wil meer leren over de geschiedenis van het bedrijf, de producten, de visie en de missie.
- 73% waardeert introducties aan collega's, teams en afdelingen
- 62% vindt praktische informatie over apparatuur, lunch, voordelen en het werknemershandboek essentieel.
- 58% waardeert inzichten in de bedrijfscultuur en uitnodigingen voor sociale evenementen.
Het recruitmentrapport, 2025
Waarop kun je het beste focussen tijdens preboarding?
Nu we weten waarom preboarding essentieel is, kunnen we kijken naar de belangrijkste gebieden die de kloof in de kandidaatervaring helpen oplossen:
1. Communiceer, communiceer, communiceer
We hebben nu vastgesteld dat open en transparante communicatie essentieel is tijdens de preboardingfase. Nadat de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd, mag de communicatie niet stoppen. Je kunt in contact blijven door regelmatig updates te sturen over belangrijke onderwerpen en hun enthousiasme levendig te houden.
Wat moeten deze updates bevatten? Begin met het geven van een preview van wat hun eerste dagen zullen zijn. Geef details over wat ze moeten meenemen, hoe hun schema eruit zal zien, en andere logistieke informatie die hen zal helpen zich voorbereid te voelen.
Wist je dat dresscode hetgeen is waar de meeste kandidaten over twijfelen? En het is zo gemakkelijk om ze instructies of inspiratie te geven over hoe ze zich kunnen kleden, zodat ze zich geen zorgen hoeven maken, zelfs voordat ze beginnen.
Jens Christian Borgen, CEO bij Talentech Noorwegen
2. Introduceer het team
Naast het communiceren van technische details is het ook essentieel om een nieuwe kandidaat voor te stellen aan het team waarmee ze gaan werken. En wederom kan dit al gebeuren voordat ze zelfs maar de kantoorruimte betreden. Zelfs een virtuele introductie kan een groot verschil maken. Je kunt bijvoorbeeld teamleden vragen om gepersonaliseerde berichten of korte introducties te sturen.
Mensen vertrouwen mensen. Ons recruitmentrapport toonde aan dat 64% van de kandidaten medewerkers het meest vertrouwen bij het aanbevelen van een werkplek en 73% van de kandidaten wil specifiek een introductie van hun collega's, team en afdeling.
Naast het voorstellen van het directe team, kun je overwegen om ze een breder overzicht te geven door bronnen over je bedrijfscultuur, waarden en medewerkersgroepen te delen. Dit helpt de nieuwe medewerker te zien dat ze zich aansluiten bij een grotere gemeenschap, niet alleen bij een team.
3. Bied vroeg leren aan
Preboarding gaat niet alleen over papierwerk. Het is een geweldige kans om nieuwe medewerkers betrokken te maken bij het leren van de basis van hun rol en het bedrijf.
Zelfs voordat ze fysiek achter hun bureau zitten, kun je toegang bieden tot essentiële leermaterialen zoals online trainingen, een medewerkershandboek en documenten die de missie, waarden en processen van je bedrijf uiteenzetten. Door deze middelen vroeg aan te bieden, kunnen nieuwe medewerkers belangrijke bedrijfsinformatie op hun eigen tempo beginnen te absorberen, wat hen helpt zich voorbereid en zelfverzekerd te voelen vanaf dag één.
Daarnaast kun je ze kennis laten maken met rol-specifieke trainingen of tools die ze moeten begrijpen. Dit kan bijvoorbeeld toegang tot een bedrijfs-Sharepoint, projectmanagementtools of trainingssessies omvatten die hen helpen de technische aspecten van hun functie te begrijpen.
Op basis van de gegevens uit ons recruitmentrapport, is de grootste uitdaging die nieuwe medewerkers ervaren bij het starten van een nieuwe baan de onduidelijkheid over werkverplichtingen, verwachtingen en resultaten.
4. Betrek managers direct
Hoewel HR vaak verantwoordelijk is voor het preboardingproces, speelt de hiring manager een cruciale rol in het gewenst en welkom laten voelen van de nieuwe medewerker. Preboarding is het perfecte moment om managers bij de ervaring te betrekken, niet alleen op dag één.
Moedig managers aan om:
- Een korte welkomstcall of videochat te plannen
- Te delen wat ze het meest enthousiast maakt over de nieuwe medewerker die zich bij het team voegt
- Context te geven over aankomende teamprioriteiten of doelen
- Alle rol-specifieke vragen direct te beantwoorden
Deze gepersonaliseerde benadering versterkt de beslissing van de nieuwe medewerker om zich bij het bedrijf aan te sluiten, bouwt vroeg vertrouwen op en zet de professionele toon die HR alleen niet volledig kan leveren.
5. Laat technologie je helpen
Het automatiseren van administratieve taken tijdens preboarding kan HR-teams kostbare tijd besparen en tegelijkertijd een soepelere ervaring bieden voor de nieuwe medewerker.
Om tijd te besparen, kun je preboardingplatforms gebruiken om routinetaken zoals papierwerk, compliance-trainingen en het opzetten van IT-systemen voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerkers af te handelen. Dit maakt niet alleen je processen slimmer, maar het is ook een enorme hulp voor de nieuwe medewerker, die zijn eerste dagen niet door hoeft te brengen met het invullen van formulieren of wachten op toegang tot belangrijke systemen. Preboardingplatforms die AI-tools integreren, kunnen dit proces ook stroomlijnen door automatisch onboarding-berichten te sturen die de nieuwe medewerker vroeg betrekken.
Gelukkig bieden we daar een oplossing voor – een krachtig ATS om de gehele preboardingervaring van begin tot eind te beheren. En het beste van alles? Het wordt aangedreven door onze AI Copilot, een veilige en GDPR-conforme extensie die je helpt vrijwel alles te automatiseren wat je geautomatiseerd wilt hebben.
Jens Christian Borgen, CEO bij Talentech Noorwegen
Bekijk meer over deze oplossing hier.
Wat is de volgende stap?
Het oplossen van de kloof in de kandidaatervaring vereist een proactieve benadering van preboarding. En hoewel het meer een marathon dan een sprint is om het volledig te perfectioneren, kun je vandaag al kleine stappen zetten.
Zo kun je bijvoorbeeld beginnen door je huidige preboardingproces te beoordelen en te evalueren hoe je de ervaring voor je nieuwe medewerkers kunt vereenvoudigen en verbeteren. En als je het gevoel hebt dat je nog niet genoeg weet, kun je ook onze apporten downloaden om meer inzichten te krijgen in de ervaringen en verwachtingen van kandidaten, evenals strategieën voor het verbeteren van je preboardingprocessen, volledig gratis:
