Hva er preboarding – og hvordan fikse det?

Når det kommer til rekruttering, er kandidatopplevelsen alt. En dårlig opplevelse kan koste deg toppkandidater – uansett hvor sterk arbeidsgiverprofil du har – mens en god opplevelse kan føre til et vellykket ansettelsesforhold, selv om kandidaten i utgangspunktet ikke vurderte akkurat din virksomhet først. Men hva skjer etter at beslutningen om ansettelse er tatt?

Altfor ofte blir denne perioden glemt. Kontrakten er signert – da er vi vel i mål? Ikke helt. Kandidatopplevelsen slutter ikke ved signering. Så hvordan bygger du broen mellom jobbtilbudet og den ansattes første arbeidsdag? Det er her preboarding kommer inn – og gjør en stor forskjell.

Hva mangler i den perfekte kandidatopplevelsen? 

Kandidatopplevelsen har tradisjonelt hatt fokus på søknads- og intervjufasen, men altfor ofte glemmer virksomheter den avgjørende perioden mellom jobbaksept og første arbeidsdag.

Faktisk viser vår nordiske rekrutteringsrapport at 61 % av nyansatte opplevde å høre lite eller ingenting fra sin nye arbeidsplass i perioden mellom kontraktsignering og første arbeidsdag.

Dette stillhetsgapet etterlater kandidater med en følelse av usikkerhet og mangel på tilknytning. Til slutt kan det føre til lavere engasjement, svekket entusiasme – og i verste fall at kandidaten ombestemmer seg.

Den gode nyheten? Dette kan fikses. Men hvordan? 

Preboarding er nøkkelen. Hvordan kommer du i gang?

Ifølge den nordiske rekrutteringsrapporten ønsker 75 % av nyansatte å lære mer om sitt nye team og selskap før første arbeidsdag.

Likevel overser mange virksomheter denne fasen, og går dermed glipp av en verdifull mulighet til å styrke relasjonen til sine nye medarbeidere.

Hva er preboarding? 

Preboarding handler om å holde kandidatene engasjerte fra øyeblikket de takker ja til jobben og frem til første arbeidsdag. Det er da du bygger forventning, gir nyttig informasjon og begynner å inkludere den nye medarbeideren i virksomhetsskulturen.

I vår nordiske rekrutteringsrapport delte 98 % av kandidatene at det å få tilsendt viktig informasjon før første arbeidsdag – som innsikt i virksomheten, presentasjon av teamet og praktiske detaljer – gjør at de føler seg bedre forberedt.

Preboarding sikrer at nyansatte ikke bare føler seg forberedt og informert, men også oppriktig glade for å begynne – og bidrar til å redusere nervøsiteten knyttet til deres første dag.

Fordelene med god preboarding  

Å bygge en solid preboardingprosess kan føre til høyere engasjement, lavere turnover og en bedre totalopplevelse for nye ansatte. Her er hvordan.

Å gi kandidater riktig informasjon i preboardingfasen er avgjørende for at de skal føle seg forberedt, engasjert og trygge før deres første dag på jobb. Og heldigvis vet vi hva slags informasjon nyansatte verdsetter mest:

• 75% ønsker å lære om virksomhetens historie, produkter, visjon og misjon.

• 73% verdsetter introduksjoner til kolleger, team og avdelinger.

• 62% mener at praktisk informasjon om utstyr, lunsj, goder og personalhåndbok er essensielt.

• 58% setter pris på innsikt i virksomhetskultur og invitasjoner til sosiale arrangementer.

Den nordiske rekrutteringsrapporten, 2025 

Hva bør preboarding fokusere på?   

Nå som vi vet hvorfor preboarding er viktig, la oss se nærmere på de viktigste områdene som vil hjelpe deg med å tette gapet i kandidatopplevelsen:

1. Kommuniser, kommuniser, kommuniser

Vi har allerede fastslått at åpen og tydelig kommunikasjon er helt essensielt i preboardingfasen. Etter at kandidaten har akseptert tilbudet, må ikke kommunikasjonen stoppe. Hold kontakten ved å sende jevnlige oppdateringer og påminnelser om viktige temaer – og hold spenningen oppe.

Hva bør disse oppdateringene inneholde? Start med å gi dem en oversikt over hvordan de første dagene vil se ut. Del informasjon om hva de bør ta med seg, hvordan timeplanen ser ut, og andre praktiske detaljer som kan bidra til at de føler seg forberedt.

Visste du at kleskode er det som flest kandidater lurer på? Og samtidig er det noe av det enkleste å gi råd eller inspirasjon om før første arbeidsdag – slik at de slipper å bekymre seg.

Jens Christian Borgen, CEO i Talentech Norway 

2. Presenter teamet

I tillegg til praktisk informasjon, er det viktig å introdusere den nye kandidaten for teamet de skal jobbe sammen med. Og igjen – dette kan gjøres lenge før de setter sin fot på kontoret. En enkel, digital introduksjon kan ha stor effekt. For eksempel kan du be teammedlemmene sende en personlig hilsen eller kort presentasjon.

Folk stoler på folk. Vår nordiske rekrutteringsrapport viste at 64 % av kandidatene stoler mest på ansatte når de vurderer en arbeidsplass, og 73 % ønsker spesielt å bli introdusert for sine kolleger, team og avdeling.

Gå gjerne et steg videre og vis dem helheten ved å dele ressurser om virksomhetskultur, verdier og eventuelle medarbeidernettverk. Dette hjelper den nyansatte med å se at de blir en del av et større fellesskap – ikke bare et team.

3. Tilby læring før oppstart

Preboarding handler ikke bare om dokumentasjon. Det er en gyllen mulighet til å gjøre nye ansatte kjent med rollen sin og organisasjonen.

Allerede før de møter fysisk opp, kan du gi dem tilgang til viktige læringsressurser som nettkurs, personalhåndbok og dokumenter som beskriver virksomhetens misjon, verdier og rutiner. Ved å tilby dette tidlig, kan de tilegne seg informasjon i sitt eget tempo – og møte første dag med selvtillit og trygghet.

I tillegg bør du introdusere dem for eventuelle verktøy eller opplæring som er spesifikke for rollen deres. Dette kan for eksempel være tilgang til selskapets SharePoint, prosjektstyringsverktøy eller introduksjoner til systemene de skal bruke.

Basert på data fra den nordiske rekrutteringsrapporten er den største utfordringen nye ansatte møter i oppstarten uklarhet rundt arbeidsoppgaver, forventninger og resultater.

4. Involver ledere med én gang

Selv om det ofte er HR som eier preboardingprosessen, spiller den ansettende lederen en avgjørende rolle i å få den nye medarbeideren til å føle seg velkommen og ønsket. Preboarding er det perfekte tidspunktet for å involvere ledere i prosessen – ikke bare på første arbeidsdag.

Oppfordre ledere til å:

• Avtale en kort velkomstsamtale eller videosamtale

• Dele hva de gleder seg mest til ved at den nye personen starter

• Gi innsikt i teamets prioriteringer og mål fremover

• Svare på eventuelle spørsmål knyttet til rollen direkte

Denne typen personlig kontakt bekrefter den nyansattes valg, bygger tillit tidlig og setter en profesjonell tone som HR alene ikke alltid kan stå for.

5. La teknologien hjelpe deg

Å automatisere de administrative oppgavene i preboardingprosessen kan spare HR verdifull tid – og samtidig gi en smidigere opplevelse for den nye ansatte.

For å spare tid kan du ta i bruk preboardingplattformer for å håndtere rutineoppgaver som papirer, opplæring i retningslinjer og klargjøring av IT-utstyr før første arbeidsdag. Ikke bare gjør det prosessen din smartere – det er også en stor fordel for den nyansatte, som slipper å bruke de første dagene på å fylle ut skjemaer eller vente på tilgang til nødvendige systemer. Preboardingplattformer med AI-verktøy kan også gjøre dette enda enklere ved å automatisk sende onboarding-meldinger som engasjerer den nye ansatte fra start.

Heldigvis tilbyr vi nettopp en slik løsning – et kraftig rekrutteringssystem (ATS) for å håndtere hele preboardingopplevelsen fra A til Å. Og prikken over i-en? Det drives av vår AI Copilot – en sikker og GDPR-kompatibel løsning som hjelper deg med å automatisere det meste du måtte trenge å automatisere.

Jens Christian Borgen, CEO i Talentech Norway

Les mer om løsningen her. 

Hva nå?  

Å tette gapet i kandidatopplevelsen krever en proaktiv tilnærming til preboarding. Og selv om det er mer et maraton enn en sprint å perfeksjonere prosessen helt, kan du starte med små grep allerede i dag.

For eksempel kan du begynne med å gå gjennom dagens preboardingprosess og vurdere hvordan du kan gjøre den enklere og mer engasjerende for nye ansatte. Og hvis du føler at du fortsatt trenger mer innsikt, kan du laste ned våre nordiske rapporter – helt gratis – for å lære mer om kandidatforventninger og få konkrete strategier for å forbedre preboardingopplevelsen din.