När det gäller rekrytering är kandidatupplevelsen avgörande. En dålig upplevelse kan få toppkandidater att tacka nej – oavsett hur starkt ert arbetsgivarvarumärke är. En riktigt bra upplevelse kan däremot leda till en lyckad anställning, även om kandidaten från början inte såg ert företag som förstahandsvalet. Men vad händer efter att rekryteringsbeslutet är fattat?
Alltför ofta glömmer företag tyvärr bort just den perioden. Kontraktet är påskrivet – så då är det klart, eller? Inte riktigt. Kandidatupplevelsen slutar inte i samma ögonblick som bläcket torkar. Så hur bygger man en bro mellan erbjudandet och kandidatens första arbetsdag? Det är här preboardingen kommer in och kan bli en riktig game changer.
Låt oss reda ut vad det innebär.
Vad saknas i den perfekta kandidatupplevelsen?
Traditionellt har kandidatupplevelsen främst varit i fokus under ansöknings- och intervjufasen. Men alltför ofta glömmer företag bort den avgörande perioden mellan att en kandidat tackat ja till jobbet – och första dagen på jobbet.
Faktum är att vår Nordiska Rekryteringsrapport visar att 61 % av de nyanställda knappt hörde något alls från sin nya arbetsplats mellan avtalssigneringen och första arbetsdagen.
Detta tysta glapp får kandidater att känna sig osäkra och distanserade. Och i slutändan kan det leda till tappat engagemang, minskad entusiasm – och i värsta fall att kandidaten börjar omvärdera sitt beslut att börja hos er.
De goda nyheterna? Du kan åtgärda det. Men hur?
Preboarding är nyckeln. Så hur kommer du igång?
Enligt vår Nordiska Rekryteringsrapport vill 75 % av de nyanställda lära känna sitt nya team och företag redan innan sin första arbetsdag.
Trots det förbiser många organisationer denna viktiga fas – och missar därmed en värdefull möjlighet att stärka relationen med sina nya medarbetare.
Vad är preboarding?
Preboarding handlar om att hålla kandidaten engagerad från det att hen tackar ja till jobbet tills hens första arbetsdag. Det är en period där du bygger förväntan, delar viktig information och börjar integrera den nya medarbetaren i företagskulturen.
I vår Nordiska Rekryteringsrapport uppgav 98 % av kandidaterna att de känner sig bättre förberedda när de får viktig information innan första dagen – till exempel företagsinsikter, teamintroduktioner och praktiska detaljer.
Preboarding gör att nya medarbetare inte bara känner sig informerade och förberedda, utan också entusiastiska och trygga.
Fördelarna med en stark preboardingprocess
En välfungerande preboarding leder till högre engagemang, lägre personalomsättning och en bättre helhetsupplevelse för nyanställda. Att ge kandidater rätt information i detta skede gör stor skillnad och vi vet vad de värdesätter mest:
- 75% vill veta mer om företagets historia, produkter, vision och mission
- 73% uppskattar introduktioner till kollegor, team och avdelningar
- 62% tycker att praktisk information om utrustning, lunch, förmåner och personalhandboken är avgörande
- 58% uppskattar insikter om företagskulturen och inbjudningar till sociala aktiviteter
Den Nordiska Rekryteringsrapporten, 2025
Vad ska du fokusera på i din preboarding?
Nu när vi vet varför preboarding är viktigt, låt oss titta på fem områden som hjälper dig att täppa till glappet i kandidatupplevelsen:
1. Kommunicera, kommunicera, kommunicera
Vid det här laget har vi konstaterat att öppen och transparent kommunikation är helt avgörande under preboardingfasen. När kandidaten har tackat ja till erbjudandet bör kommunikationen inte upphöra.
Håll kontakten genom att skicka regelbundna uppföljningar där du informerar om viktiga ämnen och håller engagemanget vid liv.
Vad ska dessa uppföljningar innehålla? Börja med att ge en förhandsvisning av hur de första dagarna kommer att se ut. Berätta vad de behöver ta med sig, hur deras schema ser ut och annan praktisk information som hjälper dem att känna sig förberedda.
Visste du att klädkod är det som flest kandidater undrar över? Och ändå är det så enkelt att ge dem instruktioner eller inspiration kring hur de kan klä sig redan innan första arbetsdagen, så att de slipper oroa sig.
Jens Christian Borgen, CEO på Talentech Norge
2. Introducera teamet
Utöver att kommunicera tekniska och praktiska detaljer är det också viktigt att introducera kandidaten till det team de kommer att arbeta med. Och även detta kan göras långt innan de sätter sin fot på kontoret. Även en digital introduktion kan göra stor skillnad – till exempel genom att teammedlemmar skickar personliga hälsningar eller korta presentationsvideos.
Människor litar på människor. Vår Nordiska Rekryteringsrapport visar att 64 % av kandidaterna litar på medarbetare när det gäller att rekommendera en arbetsplats, och att 73 % aktivt vill bli introducerade till sina framtida kollegor, team och avdelning.
Utöver att introducera dem till det närmaste teamet – visa även helheten.
Dela med er av material om företagskultur, värderingar och interna nätverk. Det hjälper den nyanställda att förstå att de blir en del av en större gemenskap – inte bara ett enskilt team.
3. Erbjud lärandemöjligheter tidigt
Preboarding handlar inte bara om pappersarbete – det är också ett utmärkt tillfälle att låta nyanställda börja lära sig grunderna i sin roll och om företaget.
Redan innan de sitter vid sitt skrivbord kan du ge dem tillgång till viktiga utbildningsresurser, som onlinekurser, personalhandboken och dokument som beskriver företagets mission, värderingar och arbetssätt. Genom att erbjuda detta i förväg får nyanställda möjlighet att ta till sig information i sin egen takt – vilket gör att de känner sig mer förberedda och trygga redan från dag ett.
Du kan också introducera dem till rollspecifika utbildningar eller verktyg som de behöver ha koll på. Det kan till exempel handla om åtkomst till företagets SharePoint, projektledningsverktyg eller introduktionspass som förklarar de tekniska aspekterna av rollen.
Enligt vår Nordiska Rekryteringsrapport är den största utmaningen för nyanställda brist på tydlighet kring arbetsuppgifter, förväntningar och resultat.
4. Involvera chefer direkt
Även om det ofta är HR som ansvarar för preboardingprocessen, spelar den rekryterande chefen en avgörande roll för att den nyanställda ska känna sig välkommen och uppskattad. Preboarding är ett utmärkt tillfälle att inkludera chefen i upplevelsen – långt innan första arbetsdagen.
Uppmuntra chefer att:
- Boka ett kort välkomstsamtal eller videosamtal
- Berätta vad de ser mest fram emot med att personen börjar
- Ge en inblick i teamets kommande fokus och mål
- Svara direkt på rollspecifika frågor
Den här typen av personlig kontakt stärker kandidatens beslut att tacka ja, bygger förtroende redan från start och sätter en professionell ton, vilket är något som HR inte kan åstadkomma på egen hand.
5. Låt tekniken hjälpa till
Att automatisera de administrativa delarna av preboarding kan spara värdefull tid för HR-teamet – samtidigt som det skapar en smidigare upplevelse för den nyanställda.
För att frigöra tid kan ni använda preboardingplattformar som hanterar rutinuppgifter som dokumenthantering, compliance-utbildningar och IT-uppsättning redan innan första arbetsdagen. Förutom att effektivisera era processer, innebär det en stor fördel för den nyanställda – som slipper ägna sina första dagar åt att fylla i formulär eller vänta på åtkomst till viktiga system. Plattformar som integrerar AI-verktyg kan dessutom automatisera onboardingkommunikation, vilket gör att nyanställda engageras redan från start.
Som tur är erbjuder vi en lösning för just detta – ett kraftfullt Rekryteringsverktyg som hanterar hela preboardingupplevelsen från start till mål.
Och grädden på moset? Det drivs av vår AI Copilot – en säker och GDPR-kompatibel assistent som hjälper dig att automatisera i stort sett allt du behöver.Jens Christian Borgen, CEO på Talentech Norge
Läs mer om lösningen här.
Vad händer nu?
Att åtgärda glappet i kandidatupplevelsen kräver ett proaktivt arbete med preboarding. Och även om det kan liknas mer vid ett maraton än en sprint att få till det perfekt, kan du ta de första stegen redan idag.
Börja till exempel med att se över din nuvarande preboardingprocess och utvärdera hur du kan förenkla och förbättra upplevelsen för dina nya medarbetare. Och om du känner att du vill fördjupa dig ytterligare – ladda gärna ner våra Nordiska rapporter helt kostnadsfritt. Där får du fler insikter kring kandidatupplevelser och förväntningar, samt konkreta strategier för att utveckla ditt preboardingarbete.
