Oletko monien muiden henkilöstöhallinnon ammattilaisten tavoin yrittänyt saada selkoa EU:n uudesta Whistleblower- eli ilmiantajadirektiivistä?
Auttaaksemme sinua, olemme koonneet yhteen KAIKEN, mitä sinun tulee tietää uudesta direktiivistä. Lakiosastomme on lukenut sen lukemattomia kertoja, jotta sinun ei tarvitse.
Mikä uusi ilmiantajadirektiivi oikein on?
Useiden erilaisten petokseen, rahanpesuun ja työntekijöiden huonoon kohteluun liittyvien skandaalien ja rikkomusten jälkeen Euroopan parlamentti on nyt hyväksynyt uuden ilmiantokanavan eli ilmiantajadirektiivin. Uudella direktiivillä pyritään varmistamaan, että työntekijöillä on helppo ja turvallinen tapa ilmoittaa rikkomuksista anonyymisti ja, että he ovat suojassa tapauksista ilmoittamisen seurauksilta. Toimenpiteitä on myös otettu käyttöön sen varmistamiseksi, että ilmiantotapauksien tutkinta tapahtuu kohtuullisen ajan kuluessa.
Milloin direktiivi tulee voimaan?
Ilmiantokanava sovelletaan kaikkiin yrityksiin, joissa on yli 50 työntekijää. Jos yrityksessäsi on yli 249 työntekijää tai jos järjestösi toimii julkisella sektorilla (esimerkiksi kunnat), tarvitset ohjelman, jotta voit noudattaa 17.12.2021 voimaan astunutta lakia. Mutta jos yrityksessäsi on 50–249 työntekijää, ohjelman ei tarvitse olla voimassa ennen kuin 17.12.2023. On kuitenkin suositeltavaa ottaa järjestelmä käyttöön mahdollisimman pian, sillä se edistää vakaampaa ja turvallisempaa työympäristöä ja helpottaa myös sinun stressiäsi.
Milloin sinun yrityksesi täytyy alkaa noudattamaan direktiiviä?
| 2021 | 2023 |
| +249 employees | 50-249 employees |
Mitä sinun tulee tehdä noudattaaksesi direktiiviä?
On monia osatekijöitä, jotka yli 50 työntekijää työllistävien työnantajien on otettava huomioon. Yksityisen sekä julkisen sektorin oikeushenkilöiden on luotava kanavat ja menettelytavat, joiden avulla työnantaja voi vastaanottaa rikkomusilmoitukset. Joko yksi henkilö tai osasto voi vastata näistä operaatioista, tai vaihtoehtoisesti voit palkata kolmannen osapuolen hoitamaan raporttien vastaanottamisen ja käsittelyn. Kaikkien asiaan liittyvien menettelyjen on oltava luottamuksellisia, jotta ilmiantajan/raportoijan ja heidän raportissaan mainittujen kolmansien osapuolten henkilöllisyys pysyy suojattuna.
Alla on yleiskatsaus tärkeimmistä asioista, joita tulee noudattaa:
Ilmoitusosaston tai häirintäyhdyshenkilön valitseminen:
Työnantajien on nimettävä puolueeton henkilö/osasto tai ulkopuolinen kolmas osapuoli, joka hoitaa saatujen ilmoitusten vastaanottamisen, seurannan ja palautteen sekä yhteydenpidon ilmoituksentekijöiden kanssa. Systeemi on suunniteltava ja laadittava siten, että se varmistaa ilmoituksentekijän, asianosaisten ja raportissa mainittujen kolmansien osapuolten tietojen salassapidon.
Velvollisuus toimittaa tiedot ja asiakirjat:
Työnantajilla on velvollisuus antaa tietoa menettelyistä, joiden kautta työntekijät voivat tehdä ja toimittaa raportteja. Samoin työnantajilla on myös velvollisuus säilyttää kirjalliset asiakirjat ilmiantokanavan perustamisesta ja sen menettelytavoista.
Raporttien lähettäminen ja vastaanottaminen:
Kaikki raportit on kirjattava. Henkilöllä, joka on nimitetty vastaanottamaan ja seuraamaan raportteja, on salassapitovelvollisuus raportin sisältämiä tietoja koskien. Jos yritys perustaa kanavan suullista raportointia varten, myös tämän kanavan kautta toimitetut raportit tulee kirjata tasavertaisesti kirjallisten raporttien kanssa. Voit tehdä tämän joko nauhoittamalla keskustelusi ilmoittajan kanssa tai laatimalla kirjallisen selvityksen.
Yksityisen sektorin työnantajat, joilla on 50–249 työntekijää, voivat jakaa raportteihin liittyviä resursseja, mukaan lukien ilmoitusten vastaanottamiseen ja mahdollisiin käynnistettyihin tutkimuksiin liittyen.
Kunnanvaltuusto voi päättää ottaa vastaan ja käsitellä ilmoituksia muiden kunnanvaltuustojen puolesta. Samoin kaksi tai useampi kunnanvaltuustoa voivat perustaa ilmiantajadirektiivin noudattamiseen tarkoitetun yhteisen yhdistyksen.
Ilmiantajien suojelu:
Ilmiantajat eivät saa joutua kostotoimien tai kostouhkien kohteeksi, jos heidän raporttinsa on tehty ja toimitettu järjestelmän ehtojen mukaisesti. Ilmiantajia ei myöskään saa estää ilmoittamasta lain rikkomuksista.
Palaute ja seuranta:
Työnantajan on otettava käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että ilmiantaja saa vahvistuksen ilmoituksen vastaanottamisesta seitsemän päivän kuluessa ja joilla varmistetaan, että heidän ilmoitustansa tutkitaan ja palautetta annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa päivämäärästä, jona ilmoituksen vastaanottovahvistus on lähetetty.
Ilmiantajalle on myös kerrottava, miten tapausta on käsitelty, ja perustelut tehdyille toimenpiteille. Tämä koskee kaikkia vastaanottajan toimia, raportin tarkkuuden arviointia, rikkomuksen käsittelyn asiaankuuluvuutta sekä toimenpiteitä, joihin on ryhdyttävä, kuten sisäiset tutkimukset, tiedustelut, rikossyytteet, oikeudenkäynnit tai tapauksen käsittelyn lopettaminen.
Tapauksen sulkeminen:
Ilmoituksen käsittely voidaan lopettaa ilmiantojärjestelmässä, jos ilmoitus sisältää yksityiskohtia, jotka osoittavat, että rikkomukset ovat luonteeltaan selvästi lieviä tai jos toinen samankaltainen tapaus on joko vireillä tai päätetty, eikä ilmoituksessa viitata uusiin oikeudellisiin seikkoihin, joiden perusteella toisenlainen käsittely olisi tarpeen.
Korvaukset, todisteet ja rangaistukset:
Ilmiantajat tai henkilöt, jotka ovat joko joutuneet kostotoimien uhriksi ilmoituksen tekemisen seurauksena, tai joita on alun perin estetty tekemästä ilmoitusta, voivat olla oikeutettuja korvaukseen. Tapauksissa, joissa tämä johtuu rikkomukseen liittyvien asiakirjojen hankkimisesta kokonaisuudessaan tai rikkomuksen tiettyihin näkökohtiin liittyvistä asiakirjoista, ilmiantaja on yhtä lailla oikeutettu korvaukseen.
Jos ilmiantaja on irtisanottu ilmiantajien suojelua koskevan pykälän vastaisesti, irtisanominen on peruutettava ja työsuhde palautettava tai sitä on jatkettava niissä tapauksissa, kun se on työntekijän edun mukaista. Joissakin tapauksissa molempien osapuolten etujen tasapainottaminen voi osoittaa, että on kohtuutonta vaatia työntekijän säilyttämistä työssä tai palauttamista tehtäviinsä.
Ellei muussa lainsäädännössä säädetä korkeampaa rangaistusta, sakkoja voidaan periä esimerkiksi luottamuksellisuuteen liittyvästä tahallisesta tai törkeästä huolimattomuudesta, väärien tietojen tahallisesta ilmoittamisesta tai paljastamisesta, raporttien ilmoittamiseen, seurantaan ja käsittelyyn liittyvistä virheellisistä menettelyistä sekä asiakirjojen ja tietojen toimittamista koskevan velvollisuuden rikkomisesta.
Käy kuuntelemassa lisää Whistleblower-direktiivistä ja GDPR:stä Talentechin omassa HR Buzz -podcastissa. Vieraana Talentechin oma kansainvälinen lakitietäjämme, Legal Director, Malin Gustafsson.
Kuinka voimme auttaa sinua noudattamaan direktiiviä?
Talentechin pulssityökalu sisältää Speak Up -toiminnon, joka on suunniteltu helpottamaan työskentelyäsi uutta Whistleblower-direktiiviä noudattaen. Alta voit lukea lisää järjestelmän sisältämistä ominaisuuksista, joita voit käyttää anonyymin viestinnän hallinnassa.
Anonyymi viestintäkanava: Talentechin pulssityökalussa on sisäänrakennettu raportointikanava, joka täyttää kaikki Whistleblower-direktiivin säännökset. Luonnollisesti se täyttää myös yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja henkilötietojen suojaamista koskevien säännösten salassapitovaatimukset.
Ilmoituskanavan avulla ilmiantaja voi myös keskustella nimetyn häirintäyhdyshenkilön kanssa ilmoituskanavassa, jolloin ilmoittaja voi täsmentää ilmoittamansa rikkomuksen asianhaaroja. Kun ilmiantaja ja hänen tapauksen käsittelijä viestivät toisilleen sovelluksen kautta, he näkevät milloin heidän viestinsä on luettu ja saavat sovelluksessa ilmoituksen uusista viesteistä.
Tämä ominaisuus on välitön ja toimii kuten mikä tahansa muu chatti sekä sovelluksen kautta, että tietokoneen verkkoselaimella.
Ilmiantajayksikkö: Työnantajien on nimettävä puolueeton henkilö/osasto tai ulkopuolinen kolmas osapuoli, joka hoitaa saatujen ilmoitusten vastaanottamisen, seurannan ja palautteen sekä yhteydenpidon ilmoituksentekijöiden kanssa. Tuemme tätä työnjohdon hallintapaneelilla, jonka avulla vain oikeat ihmiset voivat nähdä ilmiantajien raportit. Talentechin pulssityökalu soveltuu myös järjestelyyn, jossa olet päättänyt nimittää yrityksesi ulkopuolisia henkilöitä hoitamaan ilmiantajien raportteja.
Kirjanpitäminen: Työnjohdon hallintapaneeli tarjoaa ilmiantajien raporttien käsittelijöille yksinkertaisen ja käyttäjäystävällisen yleiskatsauksen kaikkiin käynnissä oleviin sekä suljettuihin ilmiantajien raportteihin. Tämä tarkoittaa, että sinulla on käyttäjänä selkeä yleiskuva kaikista chateista ja ilmoittajista sekä siitä, mitkä chatit ovat käynnissä ja mitkä odottavat vastausta. Systeemiä tuetaan kuvakkeiden, ilmoitusten ja arkistoinnin avulla, jolloin ilmiantajayksikkösi voi toimia helposti ja tehokkaasti raportteihin vastaamisessa ja niiden hallinnassa.
Seuranta: Kuten aiemmin kuvattu tässä kirjoituksessa, ilmiantajan tulee saada vahvistus ilmoituksen vastaanottamisesta seitsemän päivän kuluessa ja raportti tulee käsitellä mahdollisimman pian mutta viimeistään kolmen kuukauden kuluessa vastaanottovahvistuksen lähettämispäivästä. Järjestelmä lähettää ilmoituksen asiasta vastaavalle tapauksen käsittelijälle. Jokainen tapaus on numeroitu tämän prosessin helpottamiseksi.
Tietojen tallennus ja käsittely: Kaikkien tietojen tallentaminen ja käsittely järjestelmässä suoritetaan GDPR:n mukaisesti, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä.
Haluatko tietää lisää?
Voit keskustella asiantuntevan konsulttimme kanssa ilman sitoumusta!
