Har du ligesom mange andre HR-professionelle forsøgt at finde hoved og hale i den nye whistleblowerordning?
For at gøre det så let for dig som muligt, har vi samlet ALT du skal vide om den nye ordning, så du ikke behøver gennemlæse det utallige gange ligesom vores juraafdeling.
Hvad er whistleblowerordningen?
Efter en masse forskellige skandaler og overtrædelser omkring svindel, hvidvask og dårlig behandling af medarbejdere, har EU-parlamentet vedtaget det nye whistleblowerdirektiv. Den nye ordning skal sikre at medarbejdere simpelt, sikkert og anonymt kan indberette overtrædelser og at disse individer er beskyttet imod konsekvenser som kunne være forbundet med at indberette sager. Ligeledes er der vedtaget foranstaltninger, som sikrer, at der bliver fulgt op på whistleblowersager inden for en vis tidsperiode.
Hvornår træder ordningen i kraft?
Whistleblowerordningen vil være gældende for alle danske virksomheder med mere end 50 ansatte. Hvis din virksomhed har mere end 249 ansatte, eller hvis din virksomhed er i den offentlige sektor evt. kommuner, skal du have en ordning til at efterleve den nye ordning inden 17. december 2021. Men, hvis din virksomhed har 50-249 ansatte, behøver din ordning først være på plads 17. december 2023. Det anbefales selvfølgelig at man har en ordning på plads snarest muligt, da det bidrager til en tryggere og mere sikker arbejdsplads.
Hvad skal du gøre for at overholde ordningen?
Der er en række elementer, som skal overholdes af danske arbejdsgivere med mere end 50 ansatte. Juridiske enheder i den private og offentlige sektor skal etablere kanaler og procedurer, som gør, at man som arbejdsgiver kan modtage indberetninger om overtrædelser. Kanalerne kan drives internt af en person eller afdeling eller man kan vælge at lade en ekstern tredjepart håndtere modtagelsen og behandlingen af indberetninger. Procedurerne skal være opsat på en fortrolig måde, så whistlebloweren/indberetteren og enhver tredjepart nævnt i indberetningen har sikret sine identiteter.
Neden for får du en oversigt over de mest væsentlige ting du skal efterleve:
Udpegning af whistleblowerenhed:
Arbejdsgivere skal udpege en upartisk person/afdeling eller ekstern tredjepart, som varetager modtagelsen, opfølgningen og feedbacken af de indberetninger som modtages, samt kommunikationen med whistlebloweren. Ordningen skal udformes og etableres så der er sikret fortrolighed for whistlebloweren, de berørte og enhver tredjepart som nævnes i indberetningen.
Informations- og dokumentationspligt:
Arbejdsgivere har informationspligt ift. at stille oplysninger til rådighed omkring proceduren for at foretage indberetninger som arbejdstager. Ligeledes har arbejdsgivere dokumentationspligt ift. at opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen.
Indberetning og modtagelse:
Alle modtagne indberetninger skal registreres. Men, den person som er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, har tavshedspligt af hensyn til de oplysninger som indgår i indberetningen. Hvis en virksomhed giver muligheden for mundtlige indberetninger, skal disse registreres på lige fod med skriftlige. Dette kan gøres ved at optage dialogen med whistlebloweren eller ved at lave et udførligt referat.
Arbejdsgivere i den private sektor med 50-249 ansatte kan vælge at dele ressourcer ift. indberetninger, herunder modtagelsen og de eventuelle undersøgelser som igangsættes.
Kommunalbestyrelser kan vælge at udføre modtagelsen og behandlingen af indberetninger for andre kommunalbestyrelser. Ligeledes kan to eller flere kommunalbestyrelser etablere et kommunalt fællesskab til at efterleve whistleblowerordningen.
Beskyttelse af whistleblowers:
En whistleblower må ikke udsættes for repressalier eller trusler om repressalier, hvis en indberetning er sket i overensstemmelse med ordningens betingelser. Whistlebloweren må ligeledes ikke hindres eller forsøges hindret i at indberette eventuelle overtrædelser af loven.
Feedback og opfølgning:
Arbejdsgiveren skal indføre procedurer, som sikrer at whistlebloweren modtager en bekræftelse omkring modtagelsen af en indberetning inden for 7 dage, at der følges op på indberetningen og at der afsendes feedback hurtigst muligt, men ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen er afsendt.
Whistlebloweren skal ligeledes meddeles om opfølgning og begrundelsen for en sådan opfølgning. Dette gælder ethvert tiltag truffet af modtageren, vurderingen af rigtigheden af indberetningen, hvor relevant det er at imødegå overtrædelsen og hvilke tiltag der skal udføres, såsom interne undersøgelser, efterforskninger, retsforfølgninger, søgsmål om midler eller sagsafslutninger.
Afslutning:
Whistleblowerordningen kan vælge at afslutte behandlingen af en indberetning hvis den indeholder oplysninger om overtrædelser der er af klar mindre alvorlig karakter eller hvis en lignende sag enten er igangværende eller afsluttet og indberetningen ikke giver nye retlige omstændigheder som berettiger en anderledes opfølgning.
Godtgørelse, bevisførelse og straf:
Whistleblowere eller personer som er blevet udsat for repressalier som følge af indberetninger eller er hindret i at foretage en indberetning, har krav på godtgørelse. Hvis dette sker, som følge af anskaffelse af dokumentation omkring hele overtrædelsen eller anskaffelse af dokumentation af specifikke oplysninger i overtrædelsen, har whistlebloweren ligeledes krav på godtgørelse.
Hvis en whistleblower er blevet afskediget i strid med afsnittet om ”Beskyttelse af whistleblowers”, skal afskedigelsen annulleres og ansættelsesforholdet genoprettes eller opretholdes, hvis det i medarbejderens interesse. I særlige tilfælde, efter afvejning af begge parters interesser, kan det være urimeligt at kræve ansættelsesforholdet opretholdt eller genoprettet.
Medmindre en højere straf er på sin plads fra andre lovgivninger, straffes der med bøder for forsætlig eller grov uagtsomhed ift. tavshedspligt, bevidst indberetning eller offentliggørelse af urigtige oplysninger, forkerte procedurer ift. indberetning, opfølgning og behandling af indberetninger samt overtrædelse af dokumentations- og informationspligt.
Hvordan kan vi hjælpe dig med at overholde ordningen?
Vores system til pulsundersøgelser, Medarbejderfeedback, indeholder funktionen ”Speak Up” som er lavet til at understøtte dit arbejde med den nye whistleblowerordning. Neden for kan du læse om nogle af de værktøjer som systemet indeholder, der kan bruges til at håndtere dine whistleblowerindberetninger:
Anonym kommunikationskanal: I Weekli, er der en indbygget indberetningskanal, som efterlever alle direktivets forhold om beskyttelse af whistlebloweren. Indberetningskanalen lever selvfølgelig op til direktivets krav om anonymitet samt persondataforordningen og beskyttelsen af persondata.
Indberetningskanalen giver ligeledes whistlebloweren mulighed for at chatte med den ansvarlige ”behandler” i ”whistleblowerenheden”, så man kan uddybe hvilke forhold der har været til stede i den omtalte overtrædelse. Når whistlebloweren og den ansvarlige behandler skriver frem og tilbage, vil de kunne se når deres beskeder er blevet læst og modtage notifikationer i appen, når der er nye meddelelser.
Denne funktion er superintuitiv og fungerer som ethvert andet chatsystem, både via appen og på pc i sin browser.
Whistleblowerenhed: Arbejdsgivere skal udpege en upartisk person/afdeling eller ekstern tredjepart, som varetager modtagelsen, opfølgningen og feedbacken af de indberetninger som modtages, samt kommunikationen med whistlebloweren. Dette understøttes af vores ”Manager Dashboard” hvor kun de rette personer kan se whistleblowersager. Hvis du vælger at udpege personer uden for selskabet til at håndtere whistleblowersager, så understøtter Weekli selvfølgelig også den konstellation.
Hold overblikket: Manager dashboardet giver behandleren af whistleblowersager et simpelt og brugervenligt overblik over igangværende og afsluttede whistleblowersager. Altså, du får som bruger en oversigt over alle samtaler med whistleblowere, hvilke samtaler der er påbegyndt dialog omkring og hvilke der er ubesvarede. Dette understøttes med ikoner, notifikationer og arkivering, så din udpegede whistleblowerenhed kan arbejde effektivt og simpelt med besvarelsen af indberetninger.
Opfølgninger: Som beskrevet tidligere i dette blogindlæg, så skal whistlebloweren have en bekræftelse omkring modtagelsen af indberetninger inden for 7 dage og der skal følges op hurtigst muligt, senest efter 3 måneder fra bekræftelsen er afsendt. Dette understøttes af systemet, som sørger for at tilsende notifikationer til den ansvarlige behandler. Hver sag er nummeret for at lette netop denne proces.
Dataopbevaring- og håndtering: Al opbevaring og håndtering af data i systemet sker i compliance med GDPR, så du kan have ro i maven omkring din data.
Vil du se hvordan Talentech kan hjælpe dig?
Book en uforpligtende gennemgang af vores system til medarbejderfeedback lige her.
