Så lyckas du med medarbetarsamtal

Har du haft ett medarbetarsamtal någon gång, eller kanske ett utvecklingssamtal? Oavsett om du har erfarenhet av det eller inte finns det mycket att lära om varför dessa samtal är viktiga och hur företag kan få ut mesta möjliga av dem.

Medarbetarsamtal har alltid spelat en viktig roll i hur organisationer arbetar med utveckling, engagemang och retention. Här delar vi insikter och tips för att du ska lyckas.

Varför medarbetarsamtal spelar roll.  

Under åren har medarbetarsamtal utvecklats från att enbart handla om att utvärdera tidigare prestationer till att det idag är strategiska, datadrivna samtal som stöttar medarbetares utveckling, stärker engagemanget och påverkar retention direkt. I takt med att dagens medarbetare får nya förväntningar, måste även företag utveckla hur de stödjer professionell tillväxt. När samtalen görs rätt, blir de ett av chefens mest kraftfulla verktyg.

Enligt vår Nordiska HR-rapport uppgav 65 % av kandidaterna att det är mycket viktigt för dem att ha utvecklingsmöjligheter på jobbet.  67 % svarade att deras motivation påverkas negativt om det inte finns en tydlig plan eller process för den utvecklingen.

Det är här medarbetarsamtalen kommer in.

Medarbetarsamtalen erbjuder ett tydligt och organiserat sätt att följa upp individens utveckling, att anpassa personliga mål till teamets och företagets övergripande mål, samt identifiera vilka färdigheter som behöver utvecklas för att möta framtida utmaningar.

När utvecklingssamtalen görs konsekvent och anpassat utefter medarbetaren så blir det en del av er people & culture strategi. Det blir ett kraftfullt verktyg för att skapa både engagemang och tillväxt och det visar medarbetarna att deras framtid tas på allvar. 

Från prestationsbedömning till utvecklingsresa.

Medarbetarsamtal sågs tidigare främst som ett verktyg för att utvärdera prestation. Men allt oftare omdefinieras de som ett utrymme för framåtblickande planering och kontinuerlig utveckling. Nu är det inte längre ett val – det är ett måste. Det kräver ett grundläggande perspektivskifte: från att utvärdera till att möjliggöra.

Medarbetare vill i allt högre grad förstå inte bara hur de presterar utan också vart de är på väg. Utvecklingssamtalen är det perfekta tillfället att synka individuella mål med verksamhetens övergripande strategi.

Det innebär:

• Att ställa öppna frågor som: ”Vad vill du bli bättre på i år?” ”Vilket stöd behöver du för att nå dit?”
  
• Att fokusera på styrkor och potential – inte bara på KPI:er.
  
• Att utforska intressen över avdelningsgränser eller möjligheter till intern rörlighet.

Det här nya synsättet gör utvecklingssamtalen till en katalysator för lärande, engagemang och motivation, inte bara feedback eller reflektion kring tidigare prestationer. Feedback är fortfarande viktigt, men på egen hand räcker det inte längre.

För företag och chefer innebär det att:

• Hjälpa medarbetare att se realistiska och inspirerande utvecklingsvägar inom företaget.

• Identifiera vilka färdigheter eller erfarenheter som behövs inför framtida roller.

• Knyta individuella mål till teamets och organisationens riktning.

Gör utvecklingssamtal till en del av vardagen.  

En av de vanligaste utmaningarna är hur sällan dessa samtal faktiskt sker. Ett årligt samtal räcker inte för att möta medarbetarnas förväntningar på återkoppling och stöd.

Enligt vår Nordiska HR-rapport är de två vanligaste anledningarna till att medarbetare överväger att lämna sin roll: bristande ledarskap och känslan av att inte bli hörd eller värdesatt. Utvecklingssamtal, när de görs på rätt sätt och genomförs regelbundet, adresserar båda dessa utmaningar direkt. 

Kontinuitet skapar förtroende. När utvecklingssamtal blir en naturlig del av arbetsvardagen istället för något som sker en gång om året, blir det lättare för medarbetare att ta upp frågor som annars hade tystats ner och att känna sig mer delaktiga i sin egen utveckling. För chefer innebär det också en djupare förståelse för medarbetarnas förändrade mål och drivkrafter, något som är extra värdefullt i organisationer där förutsättningarna snabbt kan skifta.

Företag som integrerar utveckling i löpande check-ins, teamplanering och målstyrning är bättre rustade att fånga upp tidiga tecken på utbrändhet, bristande engagemang eller en vilja att ta mer ansvar. Dessa signaler är avgörande eftersom de påverkar hur stöttad, motiverad och produktiv medarbetaren känner sig – och i slutändan avgör om hen väljer att stanna och växa inom företaget, eller lämna det.

Helena Wahlberg Röhl, HR Product Manager  

Ge chefer rätt verktyg och utbildning.   

Oavsett hur välutformad utvecklingsprocessen är, hänger dess framgång på hur väl den genomförs. I de allra flesta fall ligger det ansvaret på cheferna.

Många chefer känner sig osäkra inför att hålla dessa samtal. De kan sakna struktur, rätt utbildning eller helt enkelt det språk som behövs för att göra utvecklingssamtalen meningsfulla. Det här är ett glapp som företag inte har råd att ignorera, eftersom ett bristfälligt samtal snabbt kan leda till minskat engagemang..

Det är därför vi har utvecklat en lösning som stöttar hela vägen. Med Talentechs modul Development Talks blir processen helt digital, strukturerad och enkel att hantera – för chefer, medarbetare och HR.

Hur fungerar det?

• Chefer får en tydlig och strukturerad översikt över förberedelserna, själva samtalet och den fortsatta planen för varje medarbetare. Med allt samlat på ett och samma ställe är det enkelt att hålla koll, även när många samtal ska genomföras. De kan föra privata anteckningar, ta del av medarbetarens input före och under samtalet, och får automatiska påminnelser när en åtgärd behöver vidtas.

• Medarbetare kan följa utvecklingen av sitt eget samtal, förbereda sig och besvara frågor direkt i systemet, gå tillbaka till tidigare överenskommelser och få påminnelser via e-post – allt i ett intuitivt gränssnitt.
  
  
• HR får full insyn över team och avdelningar, kan skapa strukturerade utvecklingscykler och säkerställa att allt linjerar med företagets mål genom standardiserade mallar och tidslinjer.

Om vi vill att utvecklingssamtal faktiskt ska leda till utveckling, måste vi ta bort friktionen runt dem. Vårt verktyg hjälper företag att göra just det – genom att skapa struktur i processen och göra det enkelt för både chefer och medarbetare att följa upp.

Helena Wahlberg Röhl, HR Product Manager

Läs mer om hur Talentech stöttar utvecklingssamtal HÄR. 

Vad händer nu?

Utvecklingssamtal bör vara en självklarhet. När de är integrerade i företagskulturen, stöds av rätt verktyg och leds med tydligt syfte, hjälper de medarbetare att växa, chefer att leda mer effektivt och organisationer att behålla den kompetens de behöver för att lyckas.

Oavsett om ni vill förbättra hur utvecklingssamtalen genomförs eller om ni precis har börjat formalisera processen, är det nu ni ska agera. De företag som investerar i strukturerade och meningsfulla utvecklingssamtal idag är de som kommer att forma morgondagens mest engagerade och kompetenta arbetsstyrkor.