Många HR-avdelningar ligger i startgroparna när det gäller digital onboarding men några som redan sjösatt en digital onboardingupplevelse är Alecta Fastigheter. Vi blev nyfikna på hur de gör och tog kontakt med deras HR-chef,  Hanna Waldner. Här berättar Hanna hur det kom sig att de började arbeta strategiskt med onboarding, vad syftet med onboardingen är för Alecta Fastigheter och varför de valde en digital lösning. 

Hej Hanna, hur arbetar ni strategiskt med onboarding på Alecta Fastigheter?

- De kommande fem åren planerar vi på Alecta att expandera ordentligt på fastighetssidan. Vi bygger nu ett långsiktigt och framtidsorienterat fastighetsbolag, Alecta Fastigheter. Från 1 januari i år blev vi ett eget dotterbolag och nu rekryterar vi en hel organisation – till hösten kommer vi vara 40 anställda. Vi ser att resan för kandidaten ska vara sömlös från det att vi attraherat en kandidat i vår rekryteringsprocess. Det ska kännas inbjudande och upplevas modernt, där kommer den digitala resan in. Det är enkelt att skapa en känsla av välkomnande samtidigt som vi inte missar något steg i preboardingen. Tidigare blev det ett slags vakuum mellan det att anställningsavtalet skrivits på till dess man började sin anställning, tid som kunde ha utnyttjats bättre tror vi.

När ni rekryterat en kandidat och det är dags att börja onboarda och introducera den personen till er verksamhet, hur går ni tillväga?

- Så snart kandidaten skrivit på sitt anställningsavtal läggs hen in i vårt pre-boardingsystem. Här har vi satt upp en välkomnande sida med mycket matnyttigt om oss, hur man hittar till kontoret, våra favoritställen för lunch, vilka vi är och mycket mer. Man kan själv läsa om förmåner och man kan gå tillbaka flera gånger om det är något man undrar över. Här finns kontaktuppgifter till närmaste chef, till HR och till den person som vi har utsett till ”buddy”. Buddyn har i uppgift att vara en form av mentor under introduktionstiden.

Sidan i vårt onboardingsystem är uppsatt så att det byggs på med mer information ju närmare man kommer sitt startdatum. Vår ambition är att man ska känna sig lite närmare oss redan innan man har klivit in genom dörren. Det ska göra att den första tiden inte känns så omtumlande.

Läs också: Hur lång ska en onboardingresa vara?

På vilket sätt är onboardingen en del av hela medarbetarlivscykeln eller talangresan för er?

- Pre- och onboardingen handlar om att säkerställa att vår nya arbetskamrat får tillräckligt med information i rätt tid för att komma igång med sitt arbete. Det är också en möjlighet att visa att den kultur och atmosfär vi talar om vid intervjuerna faktiskt är den man möts av när man kommer till oss. Vi vill att man ska känna sig välkommen, inkluderad och efterlängtad. Då är vår övertygelse att fler blir tidiga kulturbärare och ambassadörer för vårt bolag och varumärke. Som fastighetsbolag har vi som ambition att skapa platser där människor arbetar, lever och roas – därför är det naturligt att vi alltid sätter människan i centrum av vårt arbete. Fokus på människan genomsyrar vår organisation där vi redan från start vill skapa en arbetsplats som är rolig, stimulerande och öppensinnad. 

Hanna Waldner 250x250

Pre- och onboardingen är en möjlighet att visa att den kultur och atmosfär vi talar om vid intervjuerna faktiskt är den man möts av när man kommer till oss
- Hanna Waldner, HR-chef på Alecta Fastigheter

Kan du berätta lite om vad ni stoppar in i onboardingens olika faser?

- I preboarding handlar det om att berätta för någon som inte känner oss vilka vi är, hur vår historia ser ut och vad man kan förvänta sig att mötas av. Under onboardingen gäller det att balansera upplärning i själva arbetet med mer allmän kunskap. Efter en månad har man en första bokad avstämning kring sin on-boarding med sin chef. Sin buddy har man med sig hela tiden. Buddy ansvarar för att bjuda in till lunch, visa runt och annat som gör att man snabbt känner sig hemma i verksamheten. Efter tre månader har man avstämning med chef igen och efter sex månader träffar man HR för att utvärdera sin onboarding. 

Läs också: Defintionen av effektiv onboarding

Vilka är dina bästa tips till en organisation eller HR-avdelning som vill arbeta strukturerat med onboarding?

- Skaffa ett digitalt verktyg som är enkelt att använda och ändra i. Vi kommer ständigt på nya funktioner som vi vill addera in i systemet för att underlätta för våra blivande kollegor och vi slipper nu ha en massa lathundar och mallar som glöms bort.

Vi har ju alla varit nya på jobbet. Kan du berätta om en bra onboarding-upplevelse du själv haft?

- Den onboarding jag haft har handlat om att då få en person att luta mig mot. Jag har aldrig haft ett system eller en struktur av den typ vi nu använder oss av, något jag tror skulle ha underlättat för både mig och tidigare arbetsplatser när jag börjat min anställning.

Foto på Hanna Waldner: Soung-Do Kang, Alecta

Är du nyfiken på hur vi på Talentech kan hjälpa dig att ta er onboarding till nästa nivå?
 Boka en demo!

Webinar onboarding - anmälan